Bài toán phí quản lý tòa nhà văn phòng – Ban quản lý phải làm gì để có lãi mà vẫn đảm bảo khách hàng hài lòng ?

Phí quản lý tòa nhà văn phòng là khoản chi phí mà các doanh nghiệp sẽ phải trả cho đơn vị quản lý để quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả và trơn tru, duy trì các dịch vụ cơ bản từ lễ tân cho tới vệ sinh và an ninh tòa nhà, đảm bảo các dịch vụ được vận hành tốt nhất.

Tuy nhiên làm sao để thu phí quản lý tòa nhà khoa học , đảm bảo có lợi nhuận cho đơn vị quản lý vận hành nhưng vẫn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và doanh nghiệp khi thuê luôn là bài toán nan giải mà nhiều đơn vị quản lý hiện nay gặp phải.

Cùng Landsoft tìm hiểu kỹ hơn giải pháp giúp ban quản lý tòa nhà thu được lợi nhuận nhưng vẫn mang tới sự hài lòng cho doanh nghiệp khi thuê văn phòng qua bài viết dưới đây.

1. Phí quản lý tòa nhà văn phòng thường được sử dụng vào những việc gì ?

Thông thường doanh nghiệp khi thuê văn phòng tại một tòa nhà nào đó đều phải trả một mức phí quản lý tòa nhà nhất định cho đơn vị quản lý vận hành. Khoản phí quản lý này sẽ được sử dụng để duy trì các dịch vụ của tòa nhà từ lễ tân, an ninh vệ sinh cho tới những dịch vụ khác như phí dịch vụ, phí bảo trì và sửa chữa thiết bị tòa nhà….

Hầu hết những khoản phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đều được các chủ đầu tư áp dụng nhằm duy trì và tối ưu được không gian làm việc cho doanh nghiệp khi thuê văn phòng, đảm bảo được môi trường làm việc cùng trạng thái làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp. Chính vì vậy những chi phí quản lý vận hành tòa nhà mà doanh nghiệp thuê văn phòng phải chi trả đều được dùng cho những hoạt động tu sửa và làm mới kiến trúc tòa nhà cũng như nội thất bên trong tòa nhà.

Ngoài ra phí quản lý tòa nhà văn phòng còn được dùng để định kỳ bảo dưỡng, sửa chữa và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật có trong tòa nhà, bao gồm hệ thống đèn điện, máy lạnh, camera CCTV… hoặc phục vụ cho các dịch vụ công cộng của tòa nhà như lễ tân và hướng dẫn đối tác doanh nghiệp của công ty tại sảnh chính tòa nhà, dọn dẹp vệ sinh văn phòng, toilet, phun thuốc diệt côn trùng định kỳ hay dịch vụ bảo vệ và trông giữ xe….

Ngoài ra phí quản lý còn được dùng để chi trả lương cho đội ngũ quản lý chung và sử lý những sự cố khi cần thiết.

Chính vì vậy doanh nghiệp trả đầy đủ phí quản lý tòa nhà sẽ giúp doanh nghiệp thuê văn phòng có thể yên tâm hoạt động mà không phải lo bất cứ điều gì liên quan tới văn phòng của mình. Những mức phí quản lý cao hay thấp thường sẽ đi liền với chất lượng quản lý vận hành của chính tòa nhà đó.

2. Phí quản lý tòa nhà sẽ có sự khác biệt tại từng khu vực

Tất nhiên phí quản lý tòa nhà sẽ không có sự giống nhau hoàn toàn, trong đó mỗi tòa nhà ở mỗi khu vực khác nhau thường sẽ có những mức phí quản lý vận hành khác nhau.

Chẳng hạn với những tòa nhà tọa lạc tại những vị trí trung tâm, sầm uất thường có những mức phí quản lý vận hành cao hơn hẳn so với những khu vực khác. Tất nhiên tại những tòa nhà này cũng sẽ cung cấp cho khách thuê văn phòng những tiện ích cao cấp nhất, bao gồm thang máy tốc độ cao, hệ thống máy lạnh trung tâm làm mát tự động, hầm gửi xe rộng rãi hiện đại, camera CCTV hoạt động 24/24 đảm bảo duy trì trạng thái an ninh tốt nhất cho tài sản của doanh nghiệp…

Đặc biệt là những địa điểm khu vực trung tâm sẽ có phí quản lý bao gồm cả tiền sử dụng máy lạnh mỗi tháng, phí làm việc ngoài giờ và phí đỗ xe. Đây cũng là lý do dù có mức phí quản lý vận hành cao tại các khu trung tâm nhưng nơi đây vẫn là địa điểm ưu tiên được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Còn tại những khu vực bên ngoài trung tâm, vùng ven hay những khu vực không đông đúc thì mức phí quản lý vận hành sẽ giảm thiểu đi một chút, mức phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng tại những khu vực này sẽ được chiết khấu với giá hấp dẫn để thu hút khách thuê hay doanh nghiệp mới thành lập, muốn mở thêm chi nhánh….

3. Phí quản lý tòa nhà phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ và chất lượng cơ sở hạ tầng tại từng tòa nhà

Tất nhiên mức phí quản lý tòa nhà được thu cao hay thấp cũng sẽ phụ thuộc vào chất lượng cơ sở hạ tầng của từng tòa nhà và chất lượng quản lý dịch vụ tại từng tòa nhà văn phòng khác nhau.

Trong đó với những tòa nhà văn phòng hạng A thường có mức phí quản lý vận hành cao nhất bởi những tòa nhà này không chỉ có vị trí đẹp tại khu trung tâm mà còn có cơ sở hạ tầng tiện nghi, hiện đại và sang trọng, phần nào thể hiện được quy mô và vị thế của doanh nghiệp thuê văn phòng.

Còn với những tòa nhà văn phòng hạng B thì lại có mức phí quản lý vận hành thấp hơn một chút, vị trí cũng sẽ giáp với những khu trung tâm hoặc trực thuộc khu dân cư đông đúc và thuận tiện kinh doanh, cơ sở hạ tầng cũng chất lượng với dịch vụ quản lý vận hành ổn định.

Ngược lại những tòa nhà văn phòng hạng C nằm tại khu vực vùng ven kém đông đúc hoặc dù ở khu trung tâm nhưng cơ sở hạ tầng không chất lượng, vị trí không thuận tiện giao thông sẽ có mức phí quản lý tương đối thấp và thích hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp starup mới thành lập…. với chi phí quản lý vận hành cùng giá thuê tương đối “mềm”.

Dù ở bất cứ phân khúc nào thì để có thể cho thuê văn phòng hiệu quả, cung ứng được dịch vụ quản lý vận hành tốt và thu hút được nhiều khách hàng thì chủ đầu tư cũng cần ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Landsoft Control để tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp và hiệu quả, quản lý toàn diện mọi hoạt động của tòa nhà chi tiết và đảm bảo được sự hài lòng cho khách thuê.