Tối ưu quản lý vận hành chung cư đang là bài toán cấp thiết mà nhiều tòa nhà hiện nay cần thực hiện. Trong đó để giải quyết tốt những vướng mắc trong công tác quản lý vận hành, mới đây tại hội thảo “công tác quản lý, vận hành, sử dụng nhà chung cư” đã có không ít doanh nghiệp kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vận hành.
Tại sao ban quản trị chung cư bắt buộc phải có chứng chỉ quản lý vận hành chung cư ?
Nguyên nhân nào dẫn tới tranh chấp quản lý vận hành chung cư hiện nay ?
Làm sao để giải quyết bài toán giá cả và những góc khuất trong quản lý vận hành chung cư
1. Cần tổ chức các cuộc họp ban quản trị trực tuyến
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vận hành nhà chung cư tốt nhất, nhiều doanh nghiệp kiến nghị các tòa nhà cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp ban quản trị trực tuyến.
Thường công tác quản lý vận hành nhà chung cư đều phải có sự góp mặt giữa 3 bên chính là chủ đầu tư, ban quản trị cùng với cư dân. Trong khi tại các tòa nhà chung cư hiện nay thường có số lượng căn hộ cực nhiều, cư dân đông đảo nên việc tổ chức các cuộc họp ban quản trị cũng không dễ dàng.
Để giải quyết tốt tình trạng này, các tòa nhà cần có giải pháp tổ chức các buổi họp ban quản trị trực tuyến để đảm bảo cuộc họp được đưa ra nhiều ý kiến khách quan, số người tham gia đông đủ và không hạn chế địa điểm tổ chức cuộc họp.
Việc tổ chức các cuộc họp ban quản trị trực tuyến và lấy ý kiến bằng văn bản sẽ đảm bảo tiết kiệm được thời gian, chi phí và có thể thu thập được nhiều ý kiến của cư dân nhất.
Chính vì vậy để có thể tối ưu được hiệu quả quản lý vận hành nhà chung cư, ban quản trị cần có đầy đủ kiến thức chuyên môn và am hiểu pháp luật, có thể tối ưu hiệu quả quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, đảm bảo tiêu chí quản lý vận hành chung cư tốt nhất.
Ngoài ra ban quản trị nhà chung cư cũng cần phải có trình độ hiểu biết về lĩnh vực chuyên môn như kiến trúc, xây dựng, kỹ thuật điện nước, thang máy… am hiểu pháp luật, quy định quản lý chung cư.
2. Những quy định về hồ sơ bàn giao nhà cần rõ ràng
Hồ sơ bàn giao nhà của chủ đầu tư cho ban quản trị cũng là tiêu chí quan trọng cần chú ý nếu muốn quản lý vận hành nhà chung cư tốt. Trong đó để đảm bảo hiệu quả hồ sơ bàn giao từ chủ đầu tư cho ban quản trị, phía cơ quan nhà nước cũng cần phải đưa ra những quy định cụ thể, chi tiết hơn và giới hạn hồ sơ bàn giao là các hồ sơ cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vận hành, bảo trì bảo dưỡng nhà chưng cư. Đề nghị Bộ Xây dựng bổ sung chế tài trong trường hợp chủ đầu tư bàn giao hồ sơ nhà chung cư nhưng Ban Quản trị không nhận vì hiện Thông tư 02/2016/ BXD không có quy định xử lý tình huống này.
Thực tế cho thấy có không ít ban quản trị thường không nhận hồ sơ bàn giao nhà ngay, thay vào đó thường đưa ra nhiều yêu sách về việc sửa chữa duy tu, làm mới cơ sở vật chất thì mới nhận bàn giao nhÀ. Trong khi chủ đầu tư yêu cầu Ban Quản trị ký cam kết, đồng thời thực hiện sửa chữa duy tu theo đúng yêu cầu nhưng Ban Quản trị vẫn không ký biên bản tiếp nhận. Họ vẫn tự vận hành, sử dụng cơ sở vật chất và thuê đơn vị quản lý vận hành riêng… Chủ đầu tư không còn quản lý vận hành tòa nhà nhưng Ban Quản trị không ký biên bản bàn giao và khi xảy ra sự cố thì chủ đầu tư vẫn liên đới trách nhiệm… và nếu có vấn đề gì xảy ra sự cố thì quy trách nhiệm cho chủ đầu tư với lý do chưa bàn giao.
3. Giải pháp nào cho 2% quỹ bảo trì ?
Tranh chấp về quỹ bảo trì cũng là vấn đề không còn mới lạ hiện nay, trong đó quỹ bảo trì phải bàn giao cho Ban Quản trị đầy đủ theo quy định khi Ban Quản trị cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Nghị định 99/2015- NĐ-CP và Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, ban quản trị sử dụng quỹ bảo trì không theo kế hoạch, khiến nhiều nơi phát sinh trong tòa nhà đều tùy tiện khi gọi nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa bảo trì mà không có hóa đơn, không có chứng từ…, khiến cư dân bức xúc và dẫn tới bùng phát tranh chấp chung cư.
Vì vậy việc quản lý quỹ bảo trì cần phải có sự quản lý sát sao, có thể quy định Ban Quản trị theo mô hình ban điều phối, ban liên lạc còn việc quản lý quỹ bảo trì nên giao cho cấp thẩm quyền hoặc một đơn vị quản lý chuyên nghiệp để chặt chẽ trong chi tiêu, tránh thất thoát…
Ngoài ra để quản lý vận hành nhà chung cư khoa học, việc ứng dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý tòa nhà như Landsoft Control là giải pháp thiết yếu để quản lý vận hành tòa nhà đầy đủ, chi tiết hơn, nâng cao hiệu quả quản lý quỹ bảo trì minh bạch và rõ ràng, đảm bảo sự hài lòng cho cư dân và cũng như lợi nhuận cho chủ đầu tư cùng ban quản lý, hạn chế tối đa tình trạng tranh chấp chung cư có thể phát sinh.
Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !
Thông tin liên hệ qua hotline :
Sales Team – Hotline: 0909 437 699 – 0934 614 696
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079
Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.