Phần mềm quản lý văn phòng chia sẻ Co-working

Co working space (tạm dịch là văn phòng chia sẻ) là một mô hình kinh doanh văn phòng làm việc chung theo đó khách hàng sẽ được cung cấp chỗ ngồi có thể là cố định linh hoạt cho thanh viên và khách thăm trong một không gian làm việc chung với các tiện ích đầy đủ của một văn phòng chuyên nghiệp như: bếp ăn, máy in, dịch vụ lễ tân văn phòng, phòng họp. Co working là giải pháp tiện kiệm cung cấp cho các start up, freelancer, doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu thuê văn phòng nhỏ trong thời gian ngắn Phần mềm quản lý cho thuê văn phòng Co-Working Space được tối ưu từ giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà

Landsoft Control là giải pháp quản lý toàn diện doanh nghiệp kinh doanh cho thuê văn phòng Co-working. Mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý tối ưu, triệt để tất cả các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng

CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHIA SẺ COWORKING

Quản lý - tính tiền dịch vụ

Quản lý dịch vụ cơ bản

Phí chuyển phát nhanh, Phạt trong các trường hơp: mất thẻ, mất chìa khóa, làm hỏng tài sản…, Quản lý gọi điện thoại,….

Dịch vụ Điện

Quản lý điện(1 pha, 3 pha, điều hòa); Thiết lập công thức tính tiền điện (Theo lũy tiến, theo 1 đơn giá, theo mặt bằng, loại mặt bằng); Cảnh báo chênh lệch tiêu thụ hàng tháng với trung bình 3 tháng gần nhất, In giấy thông báo tiền điện

Dịch vụ nước

Quản lý nước sinh hoạt, Quản lý nước nóng hoặc quản lý nước sinh hoạt + nước nóng; Thiết lập công thức tính tiền nước (Theo lũy tiến, theo 1 đơn giá, theo mặt bằng, loại mặt bằng); Cảnh báo chênh lệch tiêu thụ hàng tháng với trung bình 3 tháng gần nhất, In giấy thông báo tiền nước

Thẻ xe

Quản lý danh sách loại xe theo từng tòa nhà; Quản lý đơn giá của từng loại xe; Quản lý kỳ thanh toán thẻ xe: thanh toán 1 tháng, 3 tháng, 1 năm; Quản lý lịch sử cấp thẻ, đổi thẻ, khóa thẻ; Quản lý công nợ thẻ xe theo Khách hàng, theo biển số xe.

Dịch vụ thẻ thang máy

Thiết lập đơn giá thẻ thang máy; Quản lý danh sách thẻ thang máy theo tòa nhà; Quản lý danh sách thẻ thang máy ngưng sử dụng, thẻ xe đang sử dụng; Quản lý danh sách thẻ thang máy bị xóa

SMS, Email thông báo phí

Thiết lập email, sms thông báo phí dịch vụ tự động gửi tới khách hàng. Theo dõi nhật ký và chi phí gửi

Quản lý mặt bằng, chỗ ngồi, văn phòng làm việc chung

  • Quản lý trạng thái sơ đồ mặt bằng, số phòng, phòng họp, văn phòng ảo, số ghế (ghế fix cứng cố định của khách hàng hoặc ghế linh động)
  • Quản lý phòng thuê: phòng có view và phòng không view. Mỗi phòng thuê, ghế ngồi có giá khác nhau, cần quản lý mã hóa ghế ngồi và phòng. Phân loại theo cấu trúc từng loại ghế/ phòng cho thuê.
  • Quản lý Khách hàng thuê: tích điểm thẻ có mã phòng. Điểm thẻ có thể qui đổi để sử dụng phòng họp. Khách hàng có thể đặt phòng họp online, sau khi đặt phòng họp thành công, thì trong khoảng thời gian đặt chỉ thẻ của khách hàng mới có quyền mở phòng họp.
  • Quản lý lịch sử sử dụng mặt bằng: trống, đã bàn giao, đã vào , đặt thuê, đã thuê.
  • Quản lý tài sản cố định trong phòng cũng như tài sản sử dụng chung trong tòa nhà.

Quản lý và phân loại chi tiết khách hàng thuê văn phòng Coworking

  • Quản lý thông tin nhân viên, khách hàng theo dự án
  • Hỗ trợ xem nhanh danh sách thẻ xe, thẻ thang máy, phí dịch vụ theo khách hàng.
  • Quản lý lịch sử yêu cầu, lịch sử gửi email, sms đến từng khách hàng.
  • Quản lý phân loại theo khách hàng: khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp, khách hàng thường xuyên, không thường xuyên, khách nước ngoài, doanh nghiệp ( mới thành lập, thành lập > 2 năm…),…
  • Quản lý phân hạng khách hàng: theo thời gian đã thuê phòng, giá thuê phòng hay doanh thu mang lại,…
  • Quản lý yêu cầu khách hàng: quản lý toàn bộ yêu cầu của khách hàng về kỹ thuật, tài sản,… . Khi nhận được yêu cầu, thông tin sẽ được chuyển tới quản lý tòa nhà, phần mềm sẽ quy định quản lý tòa nhà sẽ phải phản hồi cho khách hàng, nếu quá thời gian quản lý tòa nhà ko phản hồi thì thông tin sẽ được đẩy về bộ phận CSKH, CSKH lúc này sẽ nhắc nhở Quản lý tòa nhà xử lý.

Hỗ trợ lễ tân thực hiện các công việc đặc thù của Coworking

  • Quản lý khách Check in/Check out
  • Quản lý lịch sử thanh toán và quản lý hóa đơn chặt chẽ.
  • Quản lý thông tin lịch sử của khách hàng, lịch sử giao dịch, lịch sử chi tiêu KH.
  • Theo dõi khả năng cung ứng phòng theo loại phòng, số phòng
  • Quản lý tiếp nhận yêu cầu phát sinh từ các văn phòng và khách hàng cá nhân.
  • Quản lý nhật ký xử lý yêu cầu của các bộ phận: Yêu cầu mới => kỹ thuật tiếp nhận => sửa chữa => hoàn thành => lễ tân check lại Khách hàng
  • Quản lý trạng thái khách hàng: khách hàng khó tính, khách hàng thường xuyên làm ồn, khách hàng thường xuyên quên tắt điện, mất vệ sinh… dựa trên ghi nhận hàng ngày của nhân viên lễ tân
  • Quản lý danh sách Khách hàng đến thăm quan.
  • Xác nhận book online đồng bộ về thông tin khách hàng để lễ tân check lại, sau đó xác nhận thông tin book chính thức.
  • Báo cáo chi tiết về dịch vụ khách hàng sử dụng trong phòng
  • Quản lý tài liệu file mềm quá trình xử lý yêu cầu của Khách hàng và bộ phận kỹ thuật, Quản lý lịch sử nhận và trả bưu phẩm / thư tín khách hàng

Quản lý hợp đồng thuê văn phòng dài hạn

Hợp đồng thuê dài hạn

  • Quản lý Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng thuê theo tòa nhà (số hợp đồng, ngày ký, ngày hiệu lực, kỳ thanh toán, loại tiền ( VNĐ, USD…), mặt bằng cho thuê, số phòng, vị trí, diện tích cho thuê, tài sản, dịch vụ sử dụng,…
  • Quản lý hợp đồng hết hạn, sắp hết hạn, hợp đồng thanh lý
  • Quản lý công nợ Hợp đồng cho thuê
  • Gửi Email thông báo công nợ cho Khách hàng, thư mời gia hạn thuê.

Hợp đồng thuê ngắn hạn

  • Quản lý các thông số phòng, số ghế của Văn phòng.
  • Thiết lập bảng giá dịch vụ cho thuê Quản lý bảng giá ghế ngồi, giá phòng, quản lý giá phòng nhỏ, phòng to, phòng có thêm người
  • Thiết lập các tham số hệ thống phục vụ hoạt động: cấu hình thuế VAT, dịch vụ, giảm giá, chính sách khuyến mại, chiết khẩu, chính sách giá cho cước các dịch vụ
  • Tự động tìm kiếm và gán phòng, sắp xếp phòng tự động
  • Xử lý các giao dịch đặt cọc, phạt hủy đặt cọc.
  • Quản lý kỳ thanh toán phí quản lý: Trước hạn hoặc đúng hạn, thu một lần hoặc nhiều lần.
  • Quản lý giờ vào, giờ ra của khách hàng. Quản lý quá trình đếm ngược
  • Quản lý Hợp đồng gần hết hạn, gửi email thông báo thanh toán tới khách hàng

Hệ thống báo cáo tổng hợp chuyên biệt cho quản lý tòa nhà

  • Báo cáo công nợ: báo cáo đã thu, báo cáo công nợ theo thời gian, báo cáo thu tiền, báo cáo chi tiền, báo cáo công nợ đối chiếu với chủ đầu tư
  • Báo cáo xe: báo cáo số lượng xe phát sinh theo thời gian, báo cáo phí thẻ xe, báo cáo thẻ xe ngừng, đang sử dụng, báo cáo danh sách tổng thể thẻ xe (theo loại xe hoặc chọn tất cả)
  • Báo cáo điện, nước, ga: báo cáo dịch vụ điện, nước, ga; Biểu đồ tiêu thụ điện, nước, ga theo tháng
  • Báo cáo hợp đồng thuê: Báo cáo danh sách Hợp đồng thuê, Báo cáo Khách hàng thuê (cần theo từng phân loại khách hàng theo các tiêu chí lựa chọn), danh sách mặt bằng thuê
  • Báo cáo danh sách khách hàng đã gửi email, có công nợ, thanh toán đúng/ quá hạn trong một giai đoạn.
  • Báo cáo lễ tân: Báo cáo ra vào tòa nhà theo thời gian; Báo cáo yêu cầu phát sinh từ các căn hộ theo khoảng thời gian; Báo cáo danh sách tỷ lệ khách hàng tham quan phòng theo ngày, tháng, quý.

ĐĂNG KÝ

KHẢO SÁT 

TƯ VẤN PHẦN MỀM

Tôi đã đọc và chấp nhận theo chính sách bảo mật thông tin