Công ty Cổ Phần Landsoft Việt Nam

Quy trình quản lý cư dân chung cư toàn diện và tối ưu của các tòa nhà hiện nay

Quản lý cư dân chung cư tốt thường giúp ban quản lý có thể nâng cao hiệu quả quản lý vận hành cho tòa nhà. Đặc biệt khi vấn đề quản lý cư dân chính là yếu tố then chốt quyết định chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà có tốt hay không.

 

Đọc thêm:

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control mang lại thay đổi gì cho các dự án của The Garden?

Ban quản trị tòa nhà là gì? Trách nhiệm quyền hạn và cơ chế hoạt động

Quy trình quản lý hợp đồng thuê chuyên nghiệp cho ban quản lý tòa nhà

Việc tối ưu quản lý cư dân và khách hàng trong tòa nhà tốt sẽ giúp ban quản lý tránh tình trạng tranh chấp trong chung cư, nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành hiệu quả nhất. Vậy quản lý cư dân là gì, quản lý cư dân chung cư cần chú ý tới những yếu tố nào? Làm sao để quản lý cư dân chung cư hiệu quả? Cùng Landsoft tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

I Quản lý cư dân và khách hàng trong tòa nhà

Quản lý cư dân chung cư

Quản lý cư dân chung cư là một mảng dịch vụ trong quản lý tòa nhà, trong đó ban quản lý có trách nhiệm nắm bắt và quản lý thông tin của khách hàng mua căn hộ trong tòa nhà, quản lý các dịch vụ của khách hàng như điện, nước, mạng… cùng với các biểu mẫu hóa đơn dịch vụ hàng tháng của khách hàng.

Bên cạnh đó, ban quản lý tòa nhà cũng có trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân chi tiết của mọi cư dân trong tòa nhà, giải quyết các yêu cầu phát sinh trong quá trình sinh sống của cư dân, quản lý những hộ dân chưa đăng ký hộ khẩu thường trú và nhắc nhở họ đăng ký, quản lý quá trình đóng phí dịch vụ của cư dân trong tòa nhà.

Có thể nói, dịch vụ quản lý cư dân trong tòa nhà chính là ban quản lý có trách nhiệm quản lý môi trường sống và tiện ích của cư dân, đồng thời chịu trách nhiệm xây dựng môi trường sống tối ưu nhất cho cư dân trong tòa nhà.

Quản lý khách thuê chung cư

Quản lý khách thuê chung cư cũng là một hạng mục dịch vụ trong quản lý tòa nhà. Ban quản lý chung cư sẽ thống kê danh sách các khách hàng thuê căn hộ trong chung cư, hỗ trợ giải quyết các nhu cầu phát sinh của khách thuê trong quá trình sinh sống tại tòa nhà.

Trong quá trình sinh sống, khách hàng thuê chung cư cũng có thể đối mặt với các vấn đề trong căn hộ như hỏng trang thiết bị điện nước, nhà bị ngấm dột, có côn trùng gây hại trong nhà, có tiếng ồn hoặc những thủ tục hành chính khác…. Những vấn đề này đều sẽ được ban quản lý chung cư giải quyết và đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách thuê.

Quản lý khách thuê văn phòng

Quản lý khách thuê văn phòng là một dịch vụ trong quản lý vận hành tòa nhà, trong đó ban quản lý sẽ phải chăm sóc và giải quyết những nhu cầu phát sinh của khách thuê văn phòng, quản lý thông tin khách hàng đứng ra thuê văn phòng cùng những khách làm việc tại văn phòng.

Ban quản lý cũng có trách nhiệm quản lý hợp đồng của từng khách hàng thuê văn phòng bao gồm thời gian ký hợp đồng, ngày thu tiền đặt cọc, thời gian hết hạn, ngày thanh toán và các nhu cầu mà khách hàng đòi hỏi.

Ngoài ra, ban quản lý còn cần quản lý tài liệu, biểu mẫu, hóa đơn của từng văn phòng cũng như theo dõi lịch sử giao dịch và sử dụng mặt bằng của khách hàng.

Quản lý phản hồi của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ phục vụ của nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tòa nhà,… hệ thống cảnh báo, nhắc nhở giải quyết các thắc mắc của khách hàng, từ đó xử lý những tồn tại và từ đó điều chỉnh lại hoạt động của tòa nhà cho phù hợp.

II Các dịch vụ gắn liền với quản lý cư dân tòa nhà

Quản lý danh sách cư dân

Quản lý danh sách cư dân là một trong những nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà nhằm nắm bắt được danh sách của các cư dân và khách hàng đang sinh sống, làm việc trong tòa nhà của mình.

Theo đó, ban quản lý cần phải nắm bắt rõ được danh sách cũng như thông tin cá nhân, thông tin liên lạc của từng dư dân và khách hàng trong tòa nhà, từ đó có thể quản lý được cư dân cũng như các dịch vụ mà cư dân và khách hàng sử dụng trong tòa nhà dễ dàng hơn, tiến tới xây dựng môi trường sống an ổn và hài lòng nhất cho cư dân cùng khách hàng.

Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng cũng là một mảng dịch vụ trọng điểm mà ban quản lý cần lưu ý, trong đó ban quản lý phải quản lý danh sách khách hàng cùng thông tin khách hàng, quản lý các dịch vụ tiện ích khách hàng sử dụng như quản lý sử dụng phòng họp, xử lý khiếu nại thắc mắc, xây dựng quy định về trang trí văn phòng, quy định về an ninh an toàn, quản lý tài sản, hàng hóa của khách hàng, quản lý vệ sinh hay quy định hình thức về tác phong kỷ luật của nhân viên trong văn phòng khách hàng.

Ngoài ra, ban quản lý cũng cần quản lý hợp đồng của khách nhằm quản lý và kiểm soát các loại hợp đồng trong tòa nhà, tránh tình trạng hợp đồng bị thất thoát, hư hại và đảm bảo các nội dung trong hợp đồng được thống nhất, không bị sai lệch hay thay đổi.

Việc tối ưu quản lý hợp đồng của khách hàng như hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng thuê căn hộ, hợp đồng sử dụng dịch vụ tiện ích…. Giúp ban quản lý giảm thiểu các thiệt hại trong trường hợp có tranh chấp phát sinh giữa hai bên ký kết.

Đối với quản lý tòa nhà có văn phòng, ban quản lý còn có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng, chăm sóc khách hàng và đáp ứng, giải quyết các nhu cầu của khách hàng cùng cư dân trong quá trình sử dụng và sinh sống tại tòa nhà.

Quản lý dịch vụ tiện ích tòa nhà

Bên cạnh việc quản lý thông tin cư dân tòa nhà, bạn quản lý cũng cần quản lý các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà phục vụ cư dân và khách hàng, trong đó bao gồm các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet, an ninh, vệ sinh, gửi xe… cùng các dịch vụ tiện ích thường dùng khác.

Điều này đòi hỏi ban quản lý cần phải nắm bắt được toàn bộ các dịch vụ tiện ích mà cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà sử dụng, quản lý sử dụng dịch vụ cũng như thu phí dịch vụ từ khách hàng và cư dân.

Có thể nói, xây dựng quy trình quản lý dịch vụ tiện ích tối ưu cho tòa nhà cũng là một trong những giải pháp giúp ban quản lý nâng cao hiệu quả quản lý cư dân, xây dựng môi trường sống tiện ích và hiện đại cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.

III Những điều cần chú ý khi quản lý cư dân

Tăng cường tương tác với cư dân bằng công nghệ

Để tối ưu hiệu quả quản lý cư dân trong tòa nhà thì việc tăng cường tương tác với cư dân là điều hết sức cần thiết để ban quản lý và cư dân có thể trao đổi hiệu quả hơn, qua đó giúp ban quản lý dễ dàng nắm bắt được nhu cầu của cư dân cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tốt nhất.

Trước đây các tòa nhà thường tương tác và liên hệ trực tiếp tới cư dân, truyền tải thông tin qua dán bảng tin chung cư hoặc loa thông báo. Tuy nhiên trong thời đại công nghệ số hiện nay thì những giải pháp này đã không còn có thể truyền tải được thông tin tới 100% cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà.

Thay vào đó, những nền tảng internet như facebook, zalo, Viber, group nhóm cư dân hay công nghệ phần mềm đã trở thành công cụ đắc lực nhất để ban quản lý tòa nhà tiếp xúc và tương tác với cư dân thuận tiện hơn.

Đây cũng là lý do các doanh nghiệp lớn như TTC, Himlam, AIDEN Service…  khi quản lý vận hành tòa nhà cần sử dụng phần mềm Landsoft Control cùng App My Home Vime để tạo ra một kênh thông tin tòa nhà bao gồm toàn bộ cư dân cùng khách hàng đang sinh sống và làm việc trong tòa nhà để truyền tải thông tin và tương tác với cư dân nhanh chóng nhất.

Trong đó, hệ thống phần mềm như Landsoft Control, App My Home Vime còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cư dân trực tiếp phản ánh và kiến nghị online qua App trên điện thoại. Ban quản lý tòa nhà sẽ nhận được thông báo ngay tức thì và tiếp nhận, xử lý cũng như phản hồi nhanh chóng ngay trên App di động.

Đồng thời hệ thống App còn gửi thông báo và phản hồi thông báo, gửi kiến nghị và phản hồi ý kiến cho đến gửi và thanh toán phí dịch vụ tòa nhà hoàn toàn trên nền tảng công nghệ số.

Nâng cao ý thức của cư dân và khách hàng trong tòa nhà

Bên cạnh các giải pháp quản lý vận hành tòa nhà chung cư, quản lý dịch vụ trong tòa nhà thì đội ngũ ban quản lý còn cần chú ý không ngừng nâng cao ý thức bảo vệ môi trường sống của cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà, xây dựng môi trường sống và làm việc văn minh, hiện đại cho cư dân tòa nhà.

Điều này đòi hỏi ban quản lý phải đưa ra các điều luật, quy định để người dân trong chung cư cùng khách hàng có ý thức bảo vệ trang thiết bị kỹ thuật tòa nhà, hỗ trợ vận hành và bảo trì bảo dưỡng tòa nhà, tham gia và chịu trách nhiệm cho những tai nạn  xảy ra trong quá trình vận hành hoặc bảo trì tòa nhà. Bởi vì tòa nhà, chung cư là tài sản chung của tất cả mọi người.

Điều này cũng cho thấy, việc phối hợp tốt giữa người dân và ban quản lý tòa nhà là điều vô cùng cần thiết. Nhờ đó mà quy trình quản lý cư dân, vận hành tòa nhà và bảo trì chung cư mới được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

IV Quản lý cư dân chung cư tối ưu hơn bằng phần mềm

Sử dụng phần mềm để quản lý cư dân chung cư được xem là giải pháp quản lý ưu việt nhất cho ban quản lý tòa nhà, giúp ban quản lý tối ưu dịch vụ quản lý vận hành, hạn chế tranh chấp chung cư cũng như nắm bắt thông tin cư dân và khách hàng chi tiết nhất.

Hiện nay phần lớn các đơn vị quản lý tòa nhà đều gặp phải khó khăn trong quản lý thông tin khách hàng và cư dân trong tòa nhà, nhất là tại những tòa nhà lớn có số lượng khách hàng và cư dân đông đảo, điều này khiến việc quản lý cư dân càng thêm phức tạp.

Sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control còn giúp bạn cập nhật thông tin cụ thể của khách hàng, cư dân hay toàn bộ nhân khẩu trong tòa nhà, thông tin liên lạc của chủ sở hữu, thông tin nhà ở hoặc hoạt động kinh doanh, từ đó bạn dễ dàng liên lạc và thông báo tới chủ sở hữu khi có vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.

Chính vì vậy nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control là giải pháp tốt nhất để đảm bảo quản lý tòa nhà toàn diện, hiệu quả và đồng bộ hơn, đặc biệt là trong hoạt động quản lý khách hàng và cư dân trong tòa nhà.

Phần mềm không chỉ cập nhật thông tin khách hàng chi tiết và đầy đủ trên hệ thống mà còn hỗ trợ quản lý và lưu trữ hợp đồng, tăng cường tương tác với cư dân và khách hàng, thiết lập hệ thống thông báo cho khách hàng khi đến kỳ đóng tiền sử dụng các dịch vụ, tiền thuê mặt bằng hay các khoản chi phí khác… cùng nhiều tính năng ưu việt khác để tối ưu quản lý cư dân cùng khách hàng.

 

 

Quy trình quản lý cư dân chung cư toàn diện và tối ưu của các tòa nhà hiện nay
Đánh giá
Exit mobile version