Tòa nhà chung cư muốn hoạt động ổn định đều cần phải có quy chế quản lý vận hành nhà chung cư chặt chẽ. Những quy chế quản lý nhà chung cư sẽ giúp tòa nhà có thể vận hành ổn định và thuận lợi hơn.
Đọc thêm:
Làm thế nào để xây dựng nội quy quản lý nhà chung cư tốt nhất?
Hỏi đáp về dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và lời giải đáp
App Vime – Giải pháp kết nối và chăm sóc cư dân hoàn hảo cho Aden Services khi quản lý tòa nhà
Tuy nhiên quy chế quản lý vận hành chung của các tòa nhà chung cư hiện nay ra sao? Những quy định về việc quản lý vận hành như thế nào? Yêu cầu đối với đơn vị quản lý vận hành ra sao? Tất cả những điều này ban quản trị tòa nhà cũng đều cần phải tìm hiểu kỹ càng nhằm đảm bảo tòa nhà hoạt động đúng quy chế, vận hành ổn định và an toàn hơn.
Dưới đây là một số thông tin về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư mà chúng ta có thể tham khảo.
Nội dung bài viết
Những tòa nhà chung cư nào cần phải áp dụng theo quy chế quản lý vận hành nhà chung cư?
Theo như quy định tại khoản 1, điều số 1 thuộc thông tư số 06/2019/TT-BXD (điều khoản được sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 1 Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016) quy định rõ:
Trong quy chế quản lý nhà chung cư được áp dụng hiện nay dành cho các tòa nhà chung cư có mục đích để ở. Những quy chế này cũng dùng luôn với những tòa nhà chung cư mục đích sử dụng hỗ hợp vừa để ở và vừa dùng cho các mục đích khác như cho thuê, kinh doanh…( theo Luật Nhà ở 65/2014/QH13). Bao gồm:
+ Tòa nhà chung cư xã hội, tòa nhà chung cư phục vụ cho việc tái định cư hoặc những tòa nhà chung cư cũ thuộc sở hữu của nhà nước và đã được cải tạo cũng như xây dựng lại.
+ Những tòa nhà chung cư thương mại, nhà chung cư được dùng làm nhà ở công vụ, nhà chung cư phục vụ cho các mục đích kinh doanh.
Tùy theo từng loại nhà chung cư mà chính phủ cũng sẽ ban hành các quy chế áp dụng khác nhau như chung cư thương mại, chung cư nhà ở công vụ hay chung cư xã hội…
Tìm hiểu về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư
Theo như những quy chế và điều luật ban hành về quản lý sử dụng nhà chung cư. Các quy chế được nêu rất rõ trong Thông tư 02/2016/TT-BXD. Được bổ sung gần theo Thông tư 06/2019/TT-BXD như sau:
+ Việc quản lý sử dụng nhà chung cư được nêu rõ, quá trình quản lý và sử dụng tòa nhà chung cư phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyên cam kết, các bên phải tuân theo thỏa thuận đã được đề ra nhưng không được trái với quy định, bao gồm những quy định pháp luật về nhà ở hay những pháp luật có liên quan tới đạo đức xã hội.
+ Tòa nhà chung cư phải lập và bàn giao cũng như lưu trữ toàn bộ hồ sơ và giấy tờ, trong đó ban quản trị tòa nhà chung cư có quyền yêu cầu chủ đầu tư phải cung cấp đầy đủ hồ sơ về nhà chung cư sau khi bàn giao. Trong dó những hồ sơ trong tòa nhà chung cư gồm:
Bản vẽ hoàn công tòa nhà, toàn bộ lý lịch thiết bị lắp đặt trong công trình của nhà sản xuất, toàn bộ quy trình vận hành và khai thác, bảo trì công trình.
Hồ sơ cũng cần phải có thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình nhà chung cư của đơn vị có liên quan, bản vẽ mặt bằng khu vực để xe trong tòa nhà.
Chủ đầu tư khi bàn giao hồ sơ cũng phải cung cấp bản vẽ hoàn công trong hồ sơ nhà chung cư.
Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức quyết định các yếu tố nào?
Tòa nhà chung cư sau khi đã được kiểm nghiệm và đưa vào sử dụng, ban giao cho cư dân thì cần tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Hội nghị phải được tổ chức khi tòa nhà bàn giao tối thiểu 50%.
Trong hội nghị nhà chung cư lần đầu, mọi quy chế quản lý nhà chung cư cũng đều phải được thực hiện, hội nghị cũng phải có văn bản rõ ràng để ghi lại mọi vấn đề được giải quyết và quyết định bởi hội nghị nhà chung cư lần đầu, bao gồm:
Toàn bộ những quy chế họp hội nghị nhà chung cư, quy chế bầu ban quản trị trong tòa nhà. Những nội dung quản lý và sử dụng nhà chung cư được sửa đổi và bổ sung, bảng giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư của đơn vị đối tác cũng như toàn bộ các khoản chi phí mà chủ sở hữu hay người sử dụng tòa nhà chung cư phải đóng góp.
Ngoài ra trong hội nghị, nếu có những nội dung quản lý vận hành khác thì cũng cần được lưu trữ lại rõ ràng.
Các thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ tập trung ý kiến và biểu quyết về mọi quyết sách trong hội nghị nhà chung cư.
Trong quy chế quản lý vận hành nhà chung cư – Các thành phần nào được tham gia hội nghị nhà chung cư lần đầu?
Đối với những chung cư có một chủ sở hữu thì thành viên tham dự hội nghị nhà chung cư lần đầu phải là đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, đại diện uy ban nhân dân cấp xã.
Với những tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, trong hội nghị nhà chung cư lần đầu, các thành viên tham dự phải có đại diện chủ đầu tư, đại diện các chủ sở hữu của những căn hộ đã được nhận bàn giao, đại diện ủy ban nhân dân cấp xã, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư hoặc ban quản lý nhà chung cư.
Còn với những tòa nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu ở trong hội nghị nhà chung cư được tổ chức thường niên hoặc bất thường, các thành viên tham dự hội nghị nhà chung cư phải có đại diện chủ sở hữu của những căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu như chủ đầu tư còn sở hữu diện tích nào đó bên trong tòa nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành hoặc ban quản lý tòa nhà, đại diện ủy ban nhân dân cấp xã.
Tất cả những quyền biểu quyết ở trong hội nghị nhà chung cư lần đầu đều được tính theo diện tích sở hữu riêng của từng chủ căn hộ nhà chung cư, nguyên tắc biểu quyết là 1m2 tương đương với 1 phiếu biểu quyết, các quyết định sẽ được thông qua theo nguyên tắc đa số.
Những biểu quyết nào thông qua các quyết định của ban quản trị nhà chung cư?
Thông thường tòa nhà chung cư khi có sự thay đổi hay quyết định gì đều phải thông qua quyết định của ban quản trị nhà chung cư, trong đó mọi đề xuất đều sẽ được thông qua nếu có tối thiểu 50% số thành viên tán thành, các thành viên phải trực thuộc ban quản trị của nhà chung cư hay cụm nhà chung cư.
Những quyết định có thể thay đổi thông qua biểu quyết bao gồm: Các đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành, thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì, những đề xuất của ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý và sử dụng tòa nhà.
Những trường hợp khác sẽ do hội nghị nhà chung cư đưa ra quyết định.
Phí bảo trì chung cư được chi tiêu theo quyết định nào?
Mỗi một tòa nhà chung cư đều có những quỹ bảo trì nhất định, trong đó phí bảo trì các phần sở hữu chung trong tòa nhà chung cư đều chi tiêu sau khi có biểu quyết theo quy định sau:
+ Bảo trì sở hữu chung trong tòa nhà chung cư phải có tối thiểu 75% số thành viên ban quản trị tán thành.
+ Chi phí cho việc bảo trì sở hữu chung của cụm nhà chung cư cũng phải có tối thiểu 75% số thành viên ban quản trị cụm nhà chung cư tán thành.
+ Chi phí bảo trì phần sở hữu chung của một hoặc một số tòa nhà trong cụm nhà chung cư phải có tối thiểu 75% số thành viên ban quản trị là đại diện của tòa nhà đó đồng ý.
Tất cả những quy chế này đều giúp cho tòa nhà chung cư hoạt động và vận hành ổn định, hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư phải đáp ứng được điều kiện nào?
Việc thuê đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư hiện nay đã dần trở thành xu thế tất yếu. Nhưng tòa nhà chung cư khi tìm chọn đơn vị quản lý vận hành cũng phải đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng được các tiêu chí sau:
+ Đơn vị quản lý vận hành phải được thành lập và hoạt động theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp hay Luật hợp tác xã.
+ Công ty quản lý vận hành có bộ phận chuyên môn trong nghiệp vụ điều hành, quản lý nhà chung cư như bộ phận kỹ thuật, dịch vụ hay vệ sinh, an ninh….
+ Doanh nghiệp quản lý vận hành phải có đầy đủ đội ngũ nhân viên đáp ứng được các nhu cầu chuyên môn trong các lĩnh vực như xây dựng, vận hành trang thiết bị, quản lý… và có đầy đủ giấy chứng nhận được đào tạo và bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ chuyên môn.
Điều này cho thấy, công ty quản lý vận hành buộc phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện và chức năng, năng lực trong quản lý vận hành tòa nhà.
Đặc biệt, trong thời đại kỷ nguyên số phát triển ngày càng mạnh như hiện nay, nhằm gia tăng hiệu quả quản lý vận hành cũng như nâng cao sự hài lòng cho cư dân và khách hàng, đơn vị quản lý vận hành còn cần phải có giải pháp quản lý thông minh và chuyên nghiệp trên nền tảng phần mềm số hóa.
Trong đó phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control là giải pháp quản lý vận hành tòa nhà hoàn hảo và toàn diện, không chỉ giúp ban quản lý nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn mang lại môi trường sống an toàn và tốt nhất cho cư dân. Đây cũng là một trong những giải pháp quản lý vận hành nhà chung cư tốt nhất hiện nay, mang lại tiện ích lớn nhất cho cư dân, minh bạch chi phí và tăng cường chất lượng dịch vụ tòa nhà, khiến cư dân hài lòng hơn.
Trong đó các phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện như Landsoft Control sẽ tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý thu chi, quản lý các dịch vụ điện – nước – vệ sinh- an ninh, quản lý bảo hành bảo trì tòa nhà, quản lý cư dân và khách hàng, báo cáo thống kê, quản lý kỹ thuật…
Những tính năng này sẽ giúp ban quản lý thay thế phương thức quản lý cũ, tiết kiệm thời gian và tinh gọn bộ máy nhân sự, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn mang lại hiệu quả cực kỳ cao.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý như Landsoft Control vào quản lý vận hành tòa nhà cũng là ưu thế cho doanh nghiệp quản lý khi đấu thầu dịch vụ tại các tòa nhà, bởi hầu hết các chủ sở hữu nhà chung cư đều mong muốn có dịch vụ chuyên nghiệp hơn.
