Việc tìm kiếm giải pháp tối ưu quản lý hợp đồng kinh doanh bất động sản đang là bài toán nhiều chủ đầu tư bất động sản trọng điểm chú ý. Nhất là khi những hợp đồng kinh doanh bất động sản lại là văn bản quan trọng khi thực hiện giao dịch mua bán, chuyển nhượng, bàn giao bất động sản.
Đọc thêm:
Hạch toán doanh thu môi giới bất động sản minh bạch và rõ ràng
Xây dựng chính sách bán hàng bất động sản hiệu quả cho chủ đầu tư
Từ A-Z mọi thông tin liên quan về hợp đồng đặt cọc – mua bán bất động sản
Hiện nay, thị trường bất động sản đang phát triển với xu hướng ngày càng “sốt dẻo”, số lượng và các loại hợp đồng kinh doanh bất động sản cũng ngày càng nhiều buộc chủ đầu tư cần phải có sự cải tiến trong hệ thống quản lý hợp đồng của doanh nghiệp.
Điều này cũng dẫn tới việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hợp đồng kinh doanh bất động sản giúp tối ưu hoạt động cho doanh nghiệp đang là phương án thiết yếu được hàng loạt các “ông lớn” trong ngành bất động sản sử dụng và thu hoạch được thành công rõ rệt.
Nội dung bài viết
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG CHỦ ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN QUAN TÂM
Hợp đồng đặt cọc bất động sản
Hợp đồng đặt cọc bất động sản là một văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư/ người bán với khách hàng mua bất động sản về việc đặt cọc giữ chỗ bất động sản đó, bên mua sẽ chuyển một khoản tiền cho bên bán để giữ chỗ theo như đúng thỏa thuận, còn bên bán bất động sản thì phải cam kết ưu tiên bán bất động sản cho bên đặt cọc giữ chỗ theo như thỏa thuận trên hợp đồng.
So với hợp đồng mua bán bất động sản thì hợp đồng đặt cọc hiện tại vẫn chưa có quy định rõ ràng trong luật dân sự. Theo như quan điểm chung hiện nay, hợp đồng đặt cọc giữ chỗ bất động sản dựa trên sự thỏa thuận của hai bên và không trái với nội dung quy định của luật dân sự thì vẫn hoàn toàn có hiệu lực.
Hợp đồng đặt cọc bất động sản có bản chất như một lời hứa hẹn của chủ đầu tư trong việc giữ chỗ căn hộ có view đẹp với mức giá hợp lý cho khách hàng, qua đó đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng chính sách bán hàng tốt nhất khi xuống tiền đặt cọc.
Về mặt pháp lý thì hợp đồng đặt cọc bất động sản thường dùng tại những bất động sản sẽ được hình thành trong tương lai và chưa đủ điều kiện bán, vì vậy nếu bất động sản vẫn không đủ điều kiện bán ra thì đối tượng hợp đồng cũng không hề tồn tại, bản chất hợp đồng đặt cọc lúc này cũng không được xác lập, không được pháp luật công nhận.
Hợp đồng vay vốn, góp vốn bất động sản
Hợp đồng vay vốn, góp vốn bất động sản là một dạng hợp đồng đầu tư xây dựng, trong đó khách hàng mua nhà khi ký hợp đồng hợp tác với chủ đầu tư sẽ được phân chia lợi nhuận bằng tiền, cổ phiếu hoặc nhà ở dựa trên tỷ lệ góp vốn đầu tư xây dựng dự án.
Trong trường hợp khách hàng mua nhà ký hợp đồng vay vốn, góp vốn bất động sản và muốn nhận nhà tại dự án được xây dựng và hoàn thiện trong tương lai, chủ đầu tư chỉ được phân chia nhà cho những đối tượng thuộc diện được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo đúng quy định của Luật Nhà Ở và phải tuân thủ quy định về số lượng nhà ở được phân chia. Bằng cách này chủ đầu tư có thể huy động vốn qua hợp đồng vay vốn, góp vốn bất động sản bằng tiền mua nhà ứng trước của khách hàng.
Tuy nhiên hợp đồng vay vốn, góp vốn bất động sản là sự thỏa thuận của các bên, theo đó bên cho vay (tức khách hàng mua nhà) giao tài sản cho bên vay (chủ đầu tư dự án hoặc nhà đầu tư), khi đến hạn trả, bên vay phải hoàn trả bên cho vay tài sản như đã thỏa thuận theo đúng số lượng, chất lượng có trong hợp đồng.
Đối với khách hàng cá nhân, chủ đầu tư khi huy động vốn từ tiền ứng trước của khách hàng mua bất động sản thì chỉ được áp dụng trong trường hợp thiết kế nhà ở đã được phê duyệt, dự án đã xây dựng xong phần móng và tổng số tiền huy động trước khi bàn giao cho người có nhu cầu không vượt quá 70% giá trị nhà ở ghi trong hợp đồng.
Chủ đầu tư có thể dựa trên quy định này để huy động vốn từ khách hàng. Tất nhiên để đảm bảo quyền lợi của mình thì người mua nhà cũng cần phải xem xét kỹ mục đích vay vốn, những điều khoản về quyền và nghĩa vụ của bên cho vay cùng các biện pháp đảm bảo được nêu trong hợp đồng mẫu mà chủ đầu tư đưa ra.
Hợp đồng mua bán bất động sản
Hợp đồng mua bán bất động sản là hợp đồng được lập ra với mục đích ký kết việc trao đổi và mua bán bất động sản. Trên hợp đồng mua bán bất động sản thường có nêu rõ thông tin của cả bên mua và bên bán, nội dung thỏa thuận, cam kết cùng trách nhiệm của đôi bên, hình thức thanh toán, thời gian cùng địa điểm thanh toán tiền mua bất động sản.
Xét về tính pháp lý thì hợp đồng mua bán bất động sản chính là loại hợp đồng dân sự thông dụng, trong đó người bán bất động sản có nghĩa vụ giao bất động sản cùng những giấy tờ chứng nhận về quyền sở hữu bất động sản cho bên mua, còn người mua bất động sản thì có nghĩa vụ nhận bất động sản và trả tiền theo hình thức thanh toán hai bên đã thỏa thuận khi chốt hợp đồng.
Ngoài ra, hợp đồng mua bán bất động sản phải được lập thành văn bản rõ ràng, phải có chứng thực từ ủy ban nhân dân các cấp có thẩm quyền, có chứng nhận của công chứng trừ những trường hợp có quy định khác trong pháp luật. Việc bán bất động sản thuộc quyền sở hữu chung của nhiều người cũng phải được sự đồng ý bằng văn bản của toàn bộ chủ sở hữu.
Trong hợp đồng mua bán bất động sản, người bán phải thực hiện đúng những quy định của pháp luật về vấn đề mua bán bất động sản, bàn giao bất động sản theo đúng tình trạng được ghi trong hợp đồng kèm theo sơ đồ chung, thông báo cho bên mua những hạn chế quyền sở hữu bất động sản nếu có.
Còn bên mua bất động sản thì có nghĩa vụ trả đủ tiền mua bất động sản theo đúng thời hạn và phương thức như đã thỏa thuận trên hợp đồng, nếu mua nhà đang cho thuê thì phải bảo đảm quyền, lợi ích của người thuê nhà như thoả thuận trong hợp đồng thuê nhà còn hiệu lực, theo đúng thủ tục mua bán nhà ở, có quyền được nhận nhà kèm theo sơ đồ nhà theo đúng tình trạng đã quy định trong hợp đồng, yêu cầu bên bán nhà hoàn thành các thú tục mua bán nhà trong thời hạn thoả thuận, yêu cầu bên bán giao nhà theo đúng thời hạn, nếu không giao hoặc giao chậm thì phải bồi thường thiệt hại.
Hợp đồng chuyển nhượng
Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản là hợp đồng thỏa thuận giữa các bên về chuyển nhượng quyền sử dụng bất động sản sang cho tổ chức hoặc cá nhân nào đó theo thỏa thuận, thỏa thuận này sẽ được ghi lại dưới dạng hợp đồng. Theo đó bên chuyển nhượng sẽ chuyển giao bất động sản cùng với quyền sử dụng bất động sản cho bên chuyển nhượng. Còn bên nhận chuyển nhượng sẽ thanh toán tiền cho bên chuyển nhượng theo đúng quy định của pháp luật về đất đai, nhà ở.
Sau khi chuyển nhượng bất động sản, người được chuyển nhượng sẽ có quyền sở hữu và hưởng thụ đầy đủ các quyền lợi mà chủ sở hữu trước đó được thụ hưởng.
Trong hợp đồng chuyển nhượng bất động sản phải có đầy đủ thông tin và địa chỉ của các bên, quyền và nghĩa vụ của các bên, loại hình bất động sản, diện tích, vị trí, số hiệu, ranh giới và tình trạng bất động sản, thời hạn sử dụng bất động sản, giá chuyển nhượng, phương thức, thời hạn thanh toán cùng với các thông tin khác liên quan tới quyền sử dụng bất động sản và trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng.
Như vậy hợp đồng chuyển nhượng bất động sản là một trong những dạng hợp đồng dân sự phổ biến, trong đó các bên liên quan sẽ có sự thống nhất theo thỏa thuận về việc xác lập, chuyển đổi hoặc kết thúc các quyền lợi và nghĩa vụ dân sự của mình.
Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản cũng tương tự như những hợp đồng chuyển nhượng bình thường khác. Trong hợp đồng cũng sẽ nêu rõ đối tượng chuyển nhượng của các bên sẽ là quyền sử dụng bất động sản và các loại tài sản đi kèm với bất động sản đó. Ngoài ra hợp đồng cũng sẽ ghi chép một số thỏa thuận khác có liên quan tới quá trình chuyển nhượng giữa hai bên.
NHỮNG BẤT CẬP TRONG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN CHỦ ĐẦU TƯ THƯỜNG GẶP
Thiếu sự chặt chẽ và tính bảo mật không cao
Trước sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng công nghệ 4.0, việc quản lý hợp đồng bằng các giải pháp thủ công đã không còn phù hợp với mọi doanh nghiệp bất động sản ở thời điểm hiện tại. Nhất là khi doanh nghiệp bất động sản càng đòi hỏi nhiều về sự quản lý chặt chẽ, không chỉ là quản lý hoạt động nội bộ, bộ máy tổ chức mà còn là quản lý hợp đồng và khách hàng.
Trong đó nếu doanh nghiệp vẫn còn dùng các giải pháp quản lý hợp đồng thủ công sẽ khiến quy trình làm việc xuất hiện nhiều thiếu sót và lỗ hổng, làm khối lượng công việc của nhân viên tăng lên nhiều hơn, tính bảo mật cũng không cao và dễ xuất hiện sai lầm.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp bất động sản cần phải tìm kiếm cách quản lý hợp đồng tối ưu hóa để đảm bảo hoạt động kinh doanh vận hành ổn định.
Quy trình rườm rà, lãng phí nhiều thời gian và nhân lực
Như đã nói từ trước đó, khi doanh nghiệp bất động sản chưa thực sự tối ưu được bộ máy hoạt động cũng như chưa tìm được giải pháp quản lý hợp đồng ưu việt, tức là doanh nghiệp vẫn còn làm việc nhiều trên giấy tờ, Excel với các files được lưu trữ thì sẽ chưa có được sự kết nối nhất quán.
Điều này khiến việc quản lý hợp đồng cùng các tài liệu dự án phải quản lý thủ công với quy trình làm việc rườm rà, các vấn đề dữ liệu cũng như thông tin hợp đồng sẽ không được xử lý kịp thời và khó có thể truy xuất ngay khi cần dùng tới.
Thậm chí ở nhiều doanh nghiệp khi quy trình quản lý hợp đồng không chặt chẽ, các thủ tục liên quan rườm rà cũng sẽ cản trở công việc của nhân viên, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuyển đổi số trong quy trình quản lý của mình, ứng dụng phần mềm vào quản lý hợp đồng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn
Khi doanh nghiệp bất động sản không thắt chặt quản lý hợp đồng thường rất dễ xuất hiện tình trạng sai sót và nhầm lẫn thông tin trong hợp đồng, dữ liệu thông tin được phân tích báo cáo cũng thiếu tính chuẩn xác.
Đặc biệt là có những hợp đồng còn đính kèm theo nhiều phụ lục và các hợp đồng liên quan khác, nếu không có giải pháp quản lý chặt chẽ thì tình trạng thiếu sót phụ lục hợp đồng, nhầm lẫn hoặc sai sót cũng rất dễ xảy ra.
TỐI ƯU QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN BẰNG PHẦN MỀM LANDSOFT
Sử dụng phần mềm quản lý bất động sản Landsoft để quản lý hợp đồng là giải pháp tối ưu được hàng loạt các chủ đầu tư lớn như Novaland, Phú Đông Group, TRN, T&T, FLC… ứng dụng và đã thu được hiệu quả rõ rệt.
Phần mềm giúp tự động hóa mọi quy trình làm việc
Không chỉ quản lý chặt chẽ hợp đồng, Landsoft còn là công cụ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa lại bộ máy vận hành từ nội bộ tới đối ngoại, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và mang lại tính liên kết cao.
Phần mềm tự động hóa mọi quy trình quản lý kinh doanh và quản lý hợp đồng kinh doanh bất động sản, đảm bảo bộ máy vận hành của doanh nghiệp có thể diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn. Điều này mang lại lợi ích đặc biệt lớn cho doanh nghiệp, nhất là trước ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 khiến nhiều doanh nghiệp bất động sản càng cần thắt chặt quản lý tự động hơn.
Ngoài ra, phần mềm cũng tự động thiết lập và quản lý các hợp đồng mua bán nhờ nhệ thống tích hợp nhiều mẫu hợp đồng từ doanh nghiệp, chỉ cần khi khách hàng đồng ý giao dịch, nhân viên chọn thông tin sản phẩm đã được đặt cọc hoặc chọn trực tiếp bất động sản đang mở bán để lập hợp đồng là phần mềm tự động cập nhật mẫu hợp đồng lên hệ thống một cách nhanh chóng – chính xác nhất.
Hạn chế sai sót và nhầm lẫn trong quản lý hợp đồng kinh doanh bất động sản
So với việc quản lý hợp đồng và giấy tờ, thủ tục hành chính bằng nhân lực như trước đây, hệ thống quản lý hợp đồng và số hóa quy trình làm việc trên phần mềm sẽ giảm thiểu được nhiều sai sót và ít xảy ra gián đoạn trong quá trình làm việc cũng như tương tác giữa các bộ phận khác nhau.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chủ đầu tư trong quá trình xử lý nhanh chóng các thông tin hợp đồng quan trọng, số hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng cũng như truyền tải thông tin, nhiệm vụ và công việc tới từng bộ phận nhân sự chính xác và nhanh chóng nhất, đảm bảo toàn bộ hoạt động quản lý, hồ sơ giấy tờ, dữ liệu kinh doanh đều được ghi nhận giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ và chi tiết.
Đặc biệt, các vấn đề liên quan tới hợp đồng và mang tính chất phức tạp như thủ tục công việc liên quan tới hợp đồng thanh lý, chuyển nhượng, các giao dịch và tính pháp lý hợp đồng… đều được Landsoft quản lý chính xác, giúp chủ đầu tư giảm thiểu sai sót ở mức tối đa, đảm bảo các vấn đề đều được giải quyết kịp thời và không để lại những hậu quả ngoài ý muốn về sau.
Quản lý dữ liệu hợp đồng chặt chẽ và bảo mật
Việc ứng dụng Landsoft để quản lý hợp đồng cũng giúp chủ đầu tư quản lý dữ liệu chặt chẽ và đảm bảo được tính bảo mật cao.
Phần mềm được DIP Việt Nam thiết kế chuyên biệt cho từng doanh nghiệp, hệ thống xây dựng theo quy mô và đặc thù kinh doanh dự án của từng doanh nghiệp đó, cũng như điều chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của doanh nghiệp nhằm đàm bảo là sản phẩm độc nhất của mỗi doanh nghiệp. Điều này cũng đảm bảo mức độ bảo mật cực cao và mang lại sự an toàn cho dữ liệu hợp đồng của doanh nghiệp.
Quản lý hợp đồng kinh doanh bất động sản chính xác
Phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản Landsoft được xem là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho cả nhân sự cùng với quản lý trong việc quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp. Hệ thống giúp nhân viên thực hiện mọi nghiệp vụ quy trình từ hợp đồng đặt cọc sang hợp đồng góp vốn, chuyển tiếp giao dịch từ hợp đồng vóp vốn, vay vốn sang hợp đồng mua bán.
Phần mềm còn là công cụ đắc lực giúp chủ đầu tư quản lý toàn bộ thông tin hợp đồng theo mã vạch để tránh nhầm lẫn, quản lý chuyển nhượng hợp đồng từ khách hàng này sang khách hàng khác cũng như quản lý danh sách thanh lý hợp đồng, công nợ hợp đồng, tính lãi muộn, các phụ lục phát sinh và phụ lục thay đổi tiến độ, vay vốn, ký gửi, thế chấp,…
Mọi bước thực hiện công việc đều được kiểm duyệt chặt chẽ trên hệ thống thông qua các cấp quản lý, đảm bảo toàn bộ lịch sử giao dịch thu chi,tiến độ thanh toán trên hợp đồng đều được cập nhật tự động, tiết kiệm nhân lực và thời gian tối đa.
Đặc thù trong kinh doanh bất động sản là phải quản lý rất nhiều hợp đồng với nhiều loại hợp đồng khác nhau, mỗi hợp đồng còn có thêm những giấy tờ và phụ lục liên quan, vì vậy nếu chủ đầu tư không có phương án quản lý hợp đồng phù hợp sẽ dễ dẫn tới thiếu sót và thất lạc, gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm và đối soát.
Với phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản Landsoft, chủ đầu tư chỉ cần mất 3 giây là có thể tìm kiếm và theo dõi toàn bộ thông tin hợp đồng nhanh chóng, hiệu quả nhất, qua đó giúp công việc quản lý, lưu trữ, bảo mật hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
