Vai trò và trách nhiệm của hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà là gì?

Để quản lý vận hành tòa nhà chung cư ổn định, chung cư cần phải có hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà chuyên nghiệp và khoa học, trong đó nhân sự làm giám sát dịch vụ tòa nhà phải đảm bảo các dịch vụ trong tòa nhà vận hành ổn định và trơn tru.

Đọc thêm:

Ban quản lý tòa nhà cần làm những gì để đảm bảo hiệu quả quản lý vận hành ưu việt?

Tìm hiểu thêm về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất hiện nay

Làm thế nào để xây dựng nội quy quản lý nhà chung cư tốt nhất?

Vậy hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà là gì? Một hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà chất lượng cần phải đáp ứng được những tiêu chí nào? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.

Hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà là gì?

Giám sát dịch vụ tòa nhà là công việc giám sát và quản lý toàn bộ các công việc liên quan tới dịch vụ trong tòa nhà. Nhân viên giám sát dịch vụ tòa nhà sẽ phải có trách nhiệm phụ trách toàn bộ công việc có liên quan tới nhà thầu dịch vụ trong tòa nhà, bao gồm các dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cho thuê văn phòng, dịch vụ gửi xe… cùng những dịch vụ tiện ích khác trong tòa nhà.

Bên cạnh đó, chuyên viên giám sát dịch vụ cũng sẽ theo dõi và kiểm soát để đảm bảo chất lượng dịch vụ tòa nhà tốt nhất, giải quyết toàn bộ những vấn đề của văn phòng quản lý hàng ngày, cũng như báo cáo cho quản lý tòa nhà mọi vấn đề phát sinh liên quan tới dịch vụ trong tòa nhà.

Công việc của nhân viên giám sát dịch vụ tòa nhà làm những gì?

Giám sát dịch vụ tòa nhà có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ dịch vụ trong tòa nhà, đảm bảo dịch vụ tiện ích trong tòa nhà phục vụ đầy đủ cho cư dân và khách hàng. Vì vậy công việc chính của nhân sự làm giám sát dịch vụ tòa nhà bao gồm các công việc sau:

+ Nhân sự giám sát dịch vụ tòa nhà cần phải thường xuyên kiểm tra các dịch vụ và tiện ích trong tòa nhà mỗi ngày, đảm bảo các nhà thầu cung cấp dịch vụ như an ninh, vệ sinh, xử lý rác thải, kiểm soát côn trùng, sân vườn, bảo trì kỹ thuật… trong tòa nhà đều phải được hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất. Điều này đòi hỏi nhân viên giám sát dịch vụ tòa nhà luôn phải đảm bảo được các tiêu chuẩn về an ninh, an toàn, vệ sinh và cảnh quan, cung ứng dịch vụ trong tòa nhà đầy đủ và đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, ban quản trị cùng cư dân trong tòa nhà.

+ Nhân viên giám sát dịch vụ tòa nhà sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động của những bộ phận dịch vụ khác trong tòa nhà như bộ phận an ninh nội bộ, lễ tân… cùng các tiện ích khác để có thể cung ứng dịch vụ chất lượng nhất tới cư dân cùng khách hàng.

+ Giám sát dịch vụ tòa nhà phải đảm bảo toàn bộ hoạt động bảo dưỡng trang thiết bị trong tòa nhà theo đúng yêu cầu về lao động, phòng ngừa cũng như giảm thiểu các rủi ro về tài sản cho chủ đầu tư cùng cư dân.

+ Giải quyết khiếu nại và các vấn đề liên quan đến dịch vụ Tòa nhà

+ Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên vệ sinh, bảo vệ cũng như các phòng ban khác khi cần thiết

+ Kiểm tra thường xuyên và đánh giá điều kiện cơ sở vật chất của Tòa nhà. Đề xuất sơn sửa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các trang thiết bị vệ sinh, cơ sở vật chất khi cần thiết.

+ Nhân viên giám sát dịch vụ cần tham gia xây dựng và cập nhật, triển khai những hệ thống quy trình quản lý trong tòa nhà, là cầu nối thông tin và trao đổi giữa các nhà thầu, khách hàng với ban quản lý tòa nhà.

+ Giám sát dịch vụ tòa nhà cũng phải phụ trách giám sát các công việc liên quan tới bảo trì tòa nhà, sân bãi để tránh làm ảnh hưởng tới cảnh quan chung của tòa nhà.

+ Trong trường hợp tòa nhà có sự cố mất điện, nước hoặc các sự cố liên quan tới dịch vụ khác trong tòa nhà thì nhân sự làm giám sát dịch vụ phải thông báo tới cư dân theo lịch trình, tránh làm ảnh hưởng tới công việc cũng như đời sống của cư dân trong tòa nhà.

+ Giám sát dịch vụ tòa nhà cũng phải đảm bảo an ninh trong tòa nhà, giám sát đội ngũ bảo vệ trong tòa nhà cũng như xây dựng và triển khai các kế hoạch khẩn cấp tại tòa nhà.

+Đảm bảo các quy trình PCCC, an toàn và vệ sinh môi trường, các quy trình liên quan đến chất tẩy rửa hoặc các vật liệu độc hại được tuân thủ nghiêm chỉnh.

+ Nhân viên làm giám sát dịch vụ tòa nhà cần đảm bảo duy trì khu vực chung trong tòa nhà sạch sẽ và trật tự. Nếu có sự cố bất ngờ xảy ra, giám sát dịch vụ sẽ phải hỗ trợ các đội phản ứng khẩn cấp trong việc đánh giá tình trạng tòa nhà, xác định vị trí nhân viên mất tích, tắt các tiện ích và gửi báo cáo tình trạng cho quản lý tòa nhà.

+ Đảm bảo các dụng cụ, thiết bị, vật tư được sử dụng và bảo quản đúng quy cách

Ngoài ra, nhân viên làm giám sát dịch vụ tòa nhà cũng cần phải ghi nhận và tham gia giải đáp khiếu nại của cư dân kịp thời và hiệu quả.

Giám sát dịch vụ tòa nhà có vai trò và trách nhiệm như thế nào?

Trong hoạt động quản lý vận hành tòa nhà, giám sát dịch vụ tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ điện, nước, internet,… cùng với các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà, đảm bảo mang lại cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà dịch vụ quản lý vận hành chất lượng và hài lòng nhất.

Có thể nói, các dịch vụ trong tòa nhà như điện, nước, gửi xe, internet, gas, vệ sinh, an ninh, cảnh quan,… cùng với các dịch vụ tiện ích khác trong tòa nhà nếu muốn đảm bảo chất lượng tốt và được kiểm soát chặt chẽ thì buộc phải có hệ thống giám sát dịch vụ tòa nhà chuyên nghiệp.

Vì vậy bộ phận giám sát dịch vụ tòa nhà còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý vận hành tòa nhà, đảm bảo các mảng dịch vụ trong tòa nhà được thực hiện theo đúng lịch trình và đúng chất lượng như nhà thầu dịch vụ đã cam kết trước đó.

Ngoài ra, giám sát dịch vụ tòa nhà còn có trách nhiệm theo sát, phát hiện và xử lý các trường hợp nhà thầu cung ứng dịch vụ cho tòa nhà không đúng với chất lượng cam kết ban đầu, ảnh hưởng tới sinh hoạt và công việc của cư dân cùng khách hàng. Lúc này nhân sự giám sát dịch vụ sẽ hỗ trợ chủ đầu tư, ban quản lý, ban quản trị tòa nhà xử lý sai sót kịp thời.

Có thể nói, chất lượng dịch vụ quản lý vận hành trong tòa nhà có một phần rất lớn phụ thuộc vào bộ phận giám sát dịch vụ tòa nhà. Điều này khiến nhân sự chịu trách nhiệm giám sát dịch vụ tòa nhà phải có năng lực giỏi, khả năng đàm phán cũng như xử lý vấn đề cao, làm việc độc lập và có trách nhiệm cao. Đây chính là giá trị cốt lõi để nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà.

Làm thế nào để giám sát dịch vụ tòa nhà hiệu quả ở mọi lúc mọi nơi

Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của nền tảng công nghệ 4.0, các tòa nhà muốn giám sát dịch vụ chặt chẽ và hiệu quả buộc phải dùng tới các giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà thông minh. Trong đó phần mềm Landsoft Control được xem là giải pháp quản lý và giám sát dịch vụ tòa nhà toàn diện – ưu việt nhất.

Sử dụng phần mềm Landsoft Control để giám sát dịch vụ tòa nhà mang lại nhiều ưu thế vượt trội:

+ Phần mềm có quy trình quản lý và giám sát dịch vụ tòa nhà tự động hóa

Toàn bộ dịch vụ trong tòa nhà từ điện, nước, gửi xe, vệ sinh, an ninh, lễ tân, …. cho tới các dịch vụ tiện ích khác đều được quản lý toàn diện và tự động hóa trên hệ thống. Điều này giúp ban quản lý tòa nhà khi muốn giám sát dịch vụ có thể ngay lập tức kiểm tra trên phần mềm nhanh chóng, tránh quy trình rườm rà và tốn thời gian, nâng cao hiệu suất quản lý dịch vụ tòa nhà tối ưu nhất.

+ Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và kỷ luật cao

Sử dụng phần mềm Landsoft Control để quản lý và giám sát dịch vụ tòa nhà, toàn bộ các dịch vụ trong tòa nhà sẽ được xây dựng quy trình quản lý và làm việc chuyên nghiệp nhất. Trong đó hệ thống cũng hoạch định rõ quy trình chăm sóc khách hàng và cư dân, quy trình bảo trì, quy trình vệ sinh, quy trình an ninh… chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng quản lý toàn bộ nhân sự tại các bộ phận trong tòa nhà, giám sát hiệu suất công việc của từng nhân viên và nhà thầu, đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt và nâng cao tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cho từng nhân sự trong ban quản lý.

Nói tóm lại, giám sát tòa nhà cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và trách nhiệm, nhưng sự hỗ trợ từ các giải pháp phần mềm như Landsoft Control chính là cánh tay đắc lực giúp tòa nhà nâng cấp chất lượng dịch vụ tốt hơn, gia tăng sự hài lòng của cư dân và khách hàng trong tòa nhà.