Chú trọng vào công tác bảo trì, quản lý hợp đồng thuê, kiểm soát toà nhà chặt chẽ,… đều là những lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng quan trọng mà ban quản lý cần phải nắm rõ. Chỉ khi tối ưu được quy trình quản lý vận hành thì toà nhà văn phòng mới có thể vận hành ổn định và hiệu quả, tạo dựng nguồn tài chính ổn định cho toà nhà.
Có thể bạn muốn biết:
Cách tính chi phí quản lý toà nhà văn phòng như thế nào? Làm sao quản lý chi phí toà nhà văn phòng?
Tìm hiểu về khung giá dịch vụ quản lý vận hành toà nhà chung cư hiện nay ra sao?
Quản lý cao ốc văn phòng là gì? Làm sao để quản lý cao ốc văn phòng hiệu quả?
Dưới đây là 7 lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng mà chủ đầu tư cùng ban quản lý cần phải chú trọng quan tâm.
Nội dung bài viết
Thường xuyên bảo trì toà nhà là lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng quan trọng
Một trong những lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng mà ban quản lý cần ghi nhớ đó là thường xuyên triển khai kế hoạch bảo trì toà nhà. Việc chú trọng vào công tác bảo trì sẽ giúp toà nhà văn phòng giữ gìn cơ sở vật chất ở mức tốt nhất, tăng sức hút với khách hàng thuê văn phòng.
Đây cũng là lý do chủ đầu tư nên định kỳ triển khai bảo trì toà nhà, qua đó có thể kịp thời phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng, giảm thiểu tổn thất toà nhà. Chưa kể việc bảo trì toà nhà định kỳ như bảo trì hệ thống điện nước, thông gió, chăm sóc cảnh quan môi trường, xử lý vết nứt tường sàn,… còn giúp chủ đầu tư đảm bảo chất lượng toà nhà, nâng cao giá trị mặt bằng và thu hút khách thuê tốt hơn.
Cần quản lý thông tin hợp đồng thuê chi tiết
Quản lý chi tiết thông tin hợp đồng thuê cũng là lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng quan trọng mà ban quản lý không thể bỏ qua. Việc tối ưu quản lý hợp đồng thuê giúp ban quản lý nắm rõ được thông tin hợp đồng, hỗ trợ chủ đầu tư cùng khách thuê thực hiện tốt các cam kết trong hợp đồng. Đồng thời, khi nắm rõ và quản lý chặt hợp đồng thuê cũng giúp ban quản lý bảo vệ quyền lợi của cả chủ đầu tư cùng khách thuê, giải quyết tranh chấp và mâu thuẫn hiệu quả.
Kiểm soát quá trình vận hành toà nhà chặt chẽ
Một lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng quan trọng chính là ban quản lý cần phải có phương án kiểm soát và nắm rõ được tình hình vận hành toà nhà từ trong ra ngoài. Hiện nay phần lớn các toà nhà thường sử dụng tới phần mềm như Landsoft Building để quản lý vận hành toà nhà văn phòng, giúp ban quản lý cùng chủ đầu tư nắm rõ được tình hình vận hành dự án toàn diện, nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành tốt nhất.
Phần mềm cũng là cánh tay đắc lực giúp ban quản lý cùng chủ đầu tư hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng, hoàn thiện dịch vụ vận hành tốt hơn.
Chú trọng tương tác với khách hàng thuê văn phòng
Chú trọng vào công tác giao tiếp và tương tác với khách thuê cũng là lưu ý khi quản lý toà nhà văn phòng mà ban quản lý cần quan tâm. Việc nâng cao khả năng tương tác và trao đổi với khách hàng sẽ giúp ban quản lý nắm bắt được yêu cầu khách hàng dễ dàng hơn, đảm bảo dịch vụ vận hành hoạt động ổn định, xử lý vấn đề khách hàng chưa hài lòng nhanh chóng.
Các giải pháp phần mềm như Landsoft Building cùng App Mobile chính là công cụ đắc lực giúp ban quản lý giao tiếp và trao đổi thuận lợi với khách hàng, mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng thuê văn phòng, tạo dựng hình ảnh uy tín và tin cậy cho chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành.
Chú trọng nâng cấp chất lượng dịch vụ và tiện ích toà nhà văn phòng
Trong quá trình quản lý toà nhà văn phòng, ban quản lý cũng cần chú ý thường xuyên nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành, đam bảo tiện ích trong văn phòng để làm hài lòng khách hàng tốt hơn. Sử dụng các giải pháp phần mềm Landsoft Building để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường trải nghiệm khách hàng sẽ giúp ban quản lý xây dựng mô hình quản lý vận hành bài bản và chuyên nghiệp.
Chưa kể việc nâng cao chất lượng dịch vụ còn giúp chủ đầu tư có thể cho thuê văn phòng mức phí cao hơn, tăng cơ hội tái ký hợp đồng với khách hàng, tối đa hoá lợi nhuận hiệu quả.
Có phương án quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng
Khi quản lý toà nhà văn phòng, mọi thông tin của khách hàng thuê văn phòng đều cần phải được quản lý và lưu trữ cẩn thận. Những thông tin cơ bản về khách thuê văn phòng, hợp đồng thuê chính là dữ liệu quan trọng để ban quản lý bảo vệ quyền lợi cho cả khách hàng lẫn chủ đầu tư, cũng như chăm sóc khách hàng cẩn thận.
Do vậy, hầu hết các toà nhà văn phòng hiện nay thường sử dụng tới giải pháp phần mềm như Landsoft Building để quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng bảo mật, quản lý hoá đơn và biên lai cẩn thận, đồng thời tự động báo cáo tài chính chặt chẽ. Những tính năng này giúp chủ đầu tư đánh giá quá trình vận hành toà nhà ổn định hay không, sau đó đưa ra được phương hướng điều chỉnh phù hợp nhất.
Quản lý thanh toán công nợ chặt chẽ
Quản lý thanh toán công nợ chặt chẽ với khách hàng cũng là lưu ý quan trọng khi quản lý toà nhà văn phòng. Những khoản thanh toán như chi phí thuê mặt bằng, phí dịch vụ toà nhà,.. đều cần được quản lý chi tiết và rõ ràng.
Nếu sử dụng phần mềm Landsoft Building, hệ thống sẽ hỗ trợ tối đa cho chủ đầu tư trong quá trình quản lý thanh toán. Phần mềm hỗ trợ thanh toán phí trực tuyến, quản lý hoá đơn giấy tờ chặt chẽ và bảo mật giúp cả chủ đầu tư cùng khách thuê giảm bớt thủ tục thanh toán, hạn chế rủi ro trong quá tình thanh toán cũng như tăng cường trải nghiệm dịch vụ cho khách hàng.
