Phần mềm quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

 
Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng vào quản lý, vận hành văn phòng đang dẫn trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản. Với tên gọi Landsoft Control Office, giải pháp được đánh giá là phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tòa nhà một cách toàn diện, tiết kiệm chi phí vận hành cũng như đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.

Là giải phép quản lý vận hành thông minh, khép kín được phát triển dựa vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Giải pháp mang đến giá trị cốt lõi giúp hệ thống hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý văn phòng đòi hỏi tính bao quát và tỉ mỉ cao.

 
 

CHỨC NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG LANDSOFT

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Hệ thống được phân quyền sử dụng module theo tính năng, phân quyền, phòng ban. Phân quyền bảo mật dữ liệu tuyệt đối với từng nhân viên. Chỉ có những người có quyền mới truy cập được những chức năng tương ứng trên hệ thống.
 
 

Phần mềm theo dõi hợp đồng tự động và chính xác

 
Chức năng này của phần mềm quản lý văn phòng của Landsoft giúp tự động lập hợp đồng cho thuê, truy xuất dữ liệu khách hàng, dữ liệu mặt bằng cho thuê.

Quản lý các hợp đồng, biên bản bàn giao mặt bằng, biên bản thanh lý. Chức năng gửi email tự động, nhắc sắp hết hạn hợp đồng, sắp đến hạn thanh toán.

Quản lý hiện trạng mặt bằng, giá thuê, ghi chú từng hợp đồng cho thuê, diện tích, ngày bàn giao. Xem chi tiết biểu mẫu, phụ lục của từng hợp đồng thuê.

Quản lý tất cả các hợp đồng, thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hợp đồng, lịch thu tiền cọc, lịch thanh toán, các nhu cầu hoặc các đòi hỏi của khách hàng.
 

Hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ tòa nhà văn phòng

 

Hệ thống cho phép quản lý tất cả các dịch vụ, tài sản có trong khu văn phòng cho thuê như: điện, nước, điện thoại, internet…

Chức năng gộp hoặc tách hóa đơn tương ứng với từng loại dịch vụ có trong văn phòng. Quản lý chặt chẽ chỉ số điện nước sử dụng cho từng phòng hoặc từng văn phòng. Báo cáo tổng hợp, so sánh các chỉ số đồng hồ điện nước giữa các tháng với nhau.

Phần mềm quản lý văn phòng Landsoft Control Office cho phép định hợp đồng linh hoạt với các điều kiện về giá điện nước, các dịch vụ đính kèm hoặc tách riêng… phục vụ cho việc thống kê doanh thu hiệu quả. Quản lý các yêu cầu, phản hồi từ khách hàng.
 

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trong tòa nhà văn phòng

Quản lý tất cả các đầu mục tài sản có trong tòa văn phòng, quản lý quy trình mua tài sản, trang thiết bị, hàng hóa.

Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản tự động theo từng thành phần của Tài sản/trang thiết bị,hệ thống cảnh báo sắp đến hạn bảo trì bảo dưỡng hoặc quá hạn bảo trì bảo dưỡng lập các báo cáo bảo trì, bảo dưỡng hàng tháng.

Phần mềm quản lý văn phòng landsoft cung cấp chức năng quản lý kỹ thuật sẽ lưu trữ lịch bảo trì, bảo hành của hệ thống điện lạnh... Khi gần tới ngày bảo trì, phần mềm CRM sẽ tự động gửi email, SMS nhắc ban quản lý về ngày bảo trì. hỗ trợ ban quản lý nắm được những công việc, thời gian làm việc và kết quả công việc của bộ phận Kỹ thuật.

Quản lý việc sửa chữa nội thất của khách thuê và của Tòa nhà. Hỗ trợ người dùng nắm được những thông tin liên quan tới việc sửa chữa như ai sửa, kế hoạch sửa như thế nào, sửa vào thời gian nào. Chức năng còn lưu trữ những bản vẽ liên quan tới việc sửa chữa.

Quản lý dịch vụ tòa nhà như Đăng ký thang máy tải, dịch vụ máy lạnh làm thêm ngoài giờ và các dịch vụ khác của Tòa nhà. Khách hàng gửi những yêu cầu trực tiếp trên phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động gửi những yêu cầu đó tới các bộ phận thích hợp.

Phần mềm quản lý văn phòng giúp theo dõi nhiệm vụ của từng nhân viên. Ngoài ra, còn cho phép quản lý danh sách một hay nhiều tòa nhà văn phòng trên cùng một hệ thống phần mềm.
 
 

Hệ thống phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả

 

Việc quản lý một lúc một lúc hàng trăm, hàng ngàn nhân viên, các phòng ban luôn là bài toán gây đau đầu cho cấp quản lý. Phần mềm quản lý văn phòng Landsoft khi đó giúp lưu trữ thông tin cơ bản nhất từ tên, ngày sinh, CMND cho đến phân loại nhân viên, cấp bậc, phòng ban và cơ chế phân quyền đến từng nhân viên, từng phòng ban.
 

Quản lý mặt bằng làm văn phòng tổng thể và chuyên sâu

 

phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất, Landsoft Control Office, cho phép trình bày danh sách mặt bằng dưới dạng sơ đồ tổng thể với kí hiệu màu sắc riêng biệt đại diện cho tình trạng mặt bằng. Từ việc quan sát trên sơ đồ, nhà quản ký có thể dễ dàng nắm bắt một cách tổng quan nhất về tình hình các mặt bằng trong tòa nhà để lên phương án sắp xếp, bố trí sử dụng hợp lý và hiệu quả. Module quản lý tổng thể sắp xếp phân chia mặt bằng theo block nhằm hỗ trợ lọc thông tin về mặt bằng nhanh gọn hơn chỉ bằng thao tác nhập mã.