Cách quản lý hợp đồng mua bán BĐS từ giỏ hàng – booking – cọc – hợp đồng trên 1 hệ thống duy nhất

Trong lĩnh vực bất động sản, sai sót ở bất kỳ khâu nào từ giỏ hàng – booking – cọc – ký hợp đồng đều có thể dẫn đến tranh chấp, thất thoát dữ liệu hoặc rủi ro pháp lý. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang mô hình số hóa để quản lý hợp đồng mua bán BĐS trên một hệ thống duy nhất.

Khi mọi thao tác từ chọn sản phẩm, giữ chỗ, thu tiền cọc đến tạo hợp đồng đều được liên thông, doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, đồng bộ và hạn chế lỗi nhập liệu. Đây chính là nền tảng giúp bán hàng nhanh hơn, kiểm soát tốt hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu quy trình chuẩn từ giỏ hàng đến hợp đồng, và lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý bất động sản Landsoft vào quản lý hợp đồng mua bán BĐS một cách khép kín, bảo mật và đồng nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản Landsoft thắt chặt quản lý kinh doanh bất động sản ra sao?

1. Quy trình chuẩn từ khách hàng → booking → cọc → hợp đồng

Bước 1: Khách hàng chọn sản phẩm từ giỏ hàng minh bạch

Mỗi dự án thường có hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm: căn hộ, shophouse, khu thương mại, nền đất… Nếu giỏ hàng không được cập nhật theo thời gian thực, nhân viên có thể bán trùng – hủy giao dịch – trả cọc, gây thiệt hại cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Vì vậy, dùng phần mềm quản lý bất động sản Landsoft để quản lý giỏ hàng minh bạch giúp doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật được trạng thái từng sản phẩm trong giỏ hàng (còn – giữ chỗ – đặt cọc – đã bán), từ đó tránh các sale bị bán trùng sản phẩm. Phần mềm cũng giúp nhân viên môi giới tư vấn tới khách hàng nhanh, chính xác hơn mà không cần tồn thời gian chờ đối chiếu thủ công.

Bước 2: Booking – giữ chỗ minh bạch theo thời gian

Trong quá trình quản lý hợp đồng mua bán BĐS, khi khách hàng đồng ý giữ chỗ, booking cần được ghi nhận rõ ràng: khách nào giữ, trong thời gian bao lâu, nhân viên nào phụ trách, mức cọc bao nhiêu… Nếu doanh nghiệp quản lý bằng tin nhắn hay giấy tờ rời, rất dễ thất lạc hoặc thay đổi thông tin không kiểm soát.

Do đó, nếu ứng dụng phần mềm quản lý bất động sản Landsoft thì toàn bộ thông tin booking sẽ được lưu trữ tập trung, giúp người dùng kiểm soát chặt thời gian giữ chỗ. Phần mềm cũng tự động hiển thị trạng thái sản phẩm sang “đã booking”, hạn chế nhân viên sửa/xóa thông tin tùy ý, giúp người dùng dễ đối soát khi có tranh chấp.

Xem thêm: 5 sai lầm trong chăm sóc khách hàng BĐS khiến doanh nghiệp mất khách hàng và cách Landsoft khắc phục

Bước 3: Đặt cọc – nhắc hạn – quản lý thanh toán

Sử dụng phần mềm Landsoft để quản lý hợp đồng mua bán BĐS, khi khách hàng tiến hành đặt cọc, nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi được số tiền đặt cọc, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán tiếp theo và chứng từ đính kèm của khách hàng.

Điều này hoàn toàn khác với hình thức quản lý hợp đồng mua bán BĐS thủ công có thể khiến doanh nghiệp dễ xảy ra nhầm lẫn: ghi sai số tiền, quên lịch thanh toán, không lưu chứng từ. Việc số hóa quản lý hợp đồng mua bán BĐS trên phần mềm Landsoft còn giúp quá trình đặt cọc được cập nhật tự động vào hồ sơ của khách hàng và sản phẩm, đồng thời cảnh báo khi sắp đến hạn thanh toán.

Bước 4: Ký hợp đồng – quản lý công nợ

Sau khi đặt cọc, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng góp vốn với khách hàng. Đây là khâu quan trọng nhất, đòi hỏi tính chính xác và pháp lý cao. Khi dùng phần mềm quản lý bất động sản Landsoft để quản lý hợp đồng mua bán BĐS, doanh nghiệp có thể lưu trữ được hợp đồng mua bán BĐS điện tử cùng với các phụ lục và chứng từ.

Đặc biệt, hệ thống cũng giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng tự động. Phần mềm Landsoft còn hỗ trợ nhắc lực thu tiền, xuất hóa đơn để tránh tình trạng sửa đổi thông tin trái phép hoặc thất thoát dữ liệu.

Một hệ thống quản lý hợp đồng mua bán BĐS thống nhất giúp tất cả dữ liệu của doanh nghiệp gắn liền với từng khách hàng – từng sản phẩm – từng giao dịch, không rời rạc như sổ sách, Excel hoặc tin nhắn.

2. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý toàn bộ quy trình trên 1 hệ thống duy nhất?

Tránh rủi ro bán trùng – sai thông tin – nhầm sản phẩm

Nếu một nhân viên cập nhật sai tình trạng căn hộ, hệ thống Excel không đồng bộ sẽ khiến người khác bán trùng. Điều này có thể dẫn tới hậu quả là khách hàng hủy cọc, doanh nghiệp mất khách, mất uy tín và tốn thời gian giải quyết tranh chấp. Vì vậy, một hệ thống quản lý hợp đồng mua bán BĐS duy nhất sẽ giúp mọi cập nhật hiển thị theo thời gian thực, loại bỏ hoàn toàn rủi ro này.

Bảo mật dữ liệu – tránh nhân viên mang khách hàng đi nơi khác

Trong ngành BĐS, khách hàng là tài sản quan trọng nhất. Khi doanh nghiệp quản lý hợp đồng mua bán BĐS rời rạc, nhân viên có thể lấy thông tin khách mang sang dự án hoặc sàn khác, khiến doanh nghiệp mất khách hàng.

Nhưng nếu dùng một nền tảng phần mềm quản lý bất động sản tập trung sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo mã hóa được dữ liệu khách hàng. Những phần mềm quản lý chuyên sâu như Landsoft còn có chế độ phân quyền xem, sửa, xuất file theo từng vị trí và chức năng người dùng, cũng như ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác của người dùng. Điều này đảm bảo cho doanh nghiệp BĐS có thể kiểm soát được mọi thay đổi và bảo vệ tài sản của mình.

Rút ngắn thời gian xử lý giao dịch

Khi quy trình quản lý hợp đồng mua bán BĐS rời rạc, nhân viên sẽ mất nhiều thời gian tìm file, tổng hợp Excel, đối chiếu công nợ, xin chữ ký… Một giao dịch có thể kéo dài từ vài ngày đến cả tuần.

Nhưng với một quy trình quản lý hợp đồng mua bán BĐS khép kín trên hệ thống phần mềm Landsoft, nhân viên có thể tra cứu ngay thông tin khách, sản phẩm, lịch sử giao dịch. Ngoài ra, bộ phận kế toán – kinh doanh – pháp lý đều có thể nhìn chung 1 dữ liệu, theo dõi được khách hàng thanh toán, đặt cọc, ký hợp đồng nhanh chóng, từ đó tăng hiệu suất làm việc lên tới 50–70%, giảm đáng kể các chi phí vận hành.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp BĐS nên đổi cách quản lý khách hàng môi giới từ Excel sang Landsoft?

Tăng tỷ lệ chốt sale cho nhân viên môi giới BĐS

Dùng phần mềm để quản lý hợp đồng mua bán BĐS, nhân viên tư vấn cũng dễ dàng theo dõi được giỏ hàng BĐS theo thời gian thực, tra cứu được lịch sử chăm sóc khách hàng và gợi ý sản phẩm phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, hỗ trợ khách hàng đặt booking nhanh chỉ qua vài thao tác.

Khi thông tin được quản lý minh bạch, khách hàng cũng sẽ ra quyết định nhanh hơn, tỷ lệ chốt hợp đồng có thể gia tăng đáng kể.

Chuẩn hóa quy trình – dễ mở rộng nhiều dự án song song

Chủ đầu tư, sàn giao dịch khi mở nhiều dự án thường bị “vỡ trận” quản lý: mỗi nơi một dạng hồ sơ, một file Excel khác nhau. Nhưng nếu quản lý hợp đồng mua bán BĐS trên một hệ thống duy nhất, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa được các biểu mẫu và quy trình bán hàng, dễ dàng kiểm soát từng dự án riêng, nhưng báo cáo tập trung.

Những phần mềm quản lý bất động sản chuyên biệt như landsoft còn có khả năng tích hợp và mở rộng linh hoạt, giúp doanh nghiệp dễ mở rộng quy mô mà không lo quá tải quản lý.

3. Lợi ích vượt trội khi số hóa quy trình giao dịch BĐS bằng phần mềm Landsoft

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft là giải pháp chuyên biệt dành cho doanh nghiệp bất động sản, giúp số hóa toàn bộ quy trình từ giỏ hàng, booking, cọc đến ký hợp đồng và bàn giao. Khi áp dụng Landsoft vào quản lý hợp đồng mua bán BĐS, doanh nghiệp không chỉ tối ưu quy trình vận hành mà còn đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, minh bạch và dễ truy xuất. Mọi giao dịch đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả bán hàng.

Hồ sơ khách hàng – cọc – hợp đồng nằm trong một mã khách duy nhất

Với Landsoft, mỗi khách hàng được gán một mã định danh duy nhất. Chỉ cần nhập số điện thoại hoặc mã khách, toàn bộ dữ liệu hiện ra đầy đủ: người phụ trách, lịch sử tư vấn, sản phẩm đã giữ chỗ, hợp đồng đã ký, chứng từ thanh toán… Nhờ đó, nhân viên kinh doanh không phải lưu trữ trên email, Zalo hay Excel rời rạc. Quy trình quản lý hợp đồng mua bán BĐS trở nên khoa học, thống nhất và không bị thất lạc thông tin.

Báo cáo doanh thu – công nợ – hoa hồng minh bạch

Một trong những khó khăn lớn của các đơn vị môi giới và chủ đầu tư là báo cáo số liệu thủ công dễ sai lệch. Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft cho phép tự động tổng hợp doanh thu theo dự án, chi nhánh và nhân viên, đồng thời cập nhật công nợ – lịch thanh toán theo từng hợp đồng. Tất cả chứng từ, biên lai, phiếu thu đều được liên kết trực tiếp với mã khách, giúp kế toán đối soát nhanh, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.

Quản lý từ xa, truy cập mọi lúc – mọi nơi

Chủ doanh nghiệp và cấp quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động bán hàng thông qua ứng dụng hoặc trình duyệt. Chỉ với vài thao tác, có thể tra cứu tiến độ giao dịch, trạng thái từng căn hộ, công nợ khách hàng hay hoa hồng nhân viên. Việc quản lý hoạt động bán hàng không còn phụ thuộc bảng báo cáo thủ công hoặc họp giấy tờ. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và hoàn toàn bảo mật.

Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng

Khi sử dụng phần mềm Landsoft để quản lý hợp đồng mua bán BĐS, khách hàng nhận thông báo tự động về xác nhận booking, chuyển cọc, lịch thanh toán, hóa đơn và các mốc nhắc nhở quan trọng. Việc minh bạch thông tin giúp khách hàng yên tâm và giảm rủi ro tranh chấp. Doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, từ đó gia tăng uy tín thương hiệu và tỷ lệ khách quay lại mua tiếp.

Thay vì quản lý giỏ hàng, booking, cọc và hợp đồng trên nhiều kênh rời rạc, doanh nghiệp nên chuyển sang mô hình quản trị tập trung. Việc ứng dụng phần mềm Landsoft không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng mua bán BĐS khép kín, mà còn bảo mật dữ liệu, giảm rủi ro sai sót, tăng hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.