Bài toán quản lý tòa nhà văn phòng thường khiến không ít chủ đầu tư đau đầu, nhất là trong việc tối ưu quản lý dịch vụ, quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo mang lại lợi nhuận nhất định cho chủ đầu tư.
Cùng tìm hiểu bí quyết quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả qua bài viết dưới đây.
1. Nắm bắt kỹ quy chế quản lý tòa nhà văn phòng
Để quản lý tòa nhà văn phòng tốt bắt buộc đơn vị quản lý cùng chủ đầu tư phải nắm bắt rõ được quy chế quản lý tòa nhà văn phòng.
Thực chất quy chế quản lý tòa nhà văn phòng thường được các cơ quan có thẩm quyền tại nơi tòa nhà đang xây dựng hay đơn vị quản lý tòa nhà đưa ra, trong đó quy chế quản lý tòa nhà văn phòng chính là những quy định về quản lý, vận hành và khai thác hạ tầng cùng các cơ sở vật chất cùng nhân sự tại tòa nhà văn phòng.
Đặc biệt trong quy chế quản lý tòa nhà văn phòng thì các tổ chức cùng với cá nhân có liên quan tới tòa nhà đều có quyền, nghĩ vụ cùng trách nhiệm phù hợp với vị trí mà mình đang đứng, chưa kể các đơn vị tổ chức nằm trong ban quản lý tòa nhà cũng sẽ dựa vào những quy chế của cơ quan các cấp để tạo thành quy định riêng cho tòa nhà mình đang quản lý.
Đây cũng là lý do ban quản lý cùng chủ đầu tư đều cần phải nắm bắt kỹ được quy chế quản lý tòa nhà văn phòng và chế định quy chế quản lý phù hợp, nhằm đảm bảo tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả nhất.
2. Nắm vững nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng
Tất nhiên để quản lý tòa nhà văn phòng thì ban quản lý cùng chủ đầu tư phải nắm vứng được nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng chính xác.
Đặc biệt trong những quy chế quản lý tòa nhà thường đưa ra những nguyên tắc dành cho các cơ quan, tổ chức quản lý dự án, vì vậy với những tòa nhà tuân theo nguyên tắc tự quản cũng phải phù hợp với pháp luật hiện hành cùng quy chế quản lý tòa nhà.
Điều quan trọng là việc huy động kinh phí quản lý, vận hành tòa nhà và quản lý kinh phí cũng phải được thực hiện theo nguyên tắc công khai, tự trang trải và minh bạch, trong đó mức kinh phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đóng góp không được vượt quá quy định do ủy ban nhân dân tại nơi tòa nhà đang đóng quy định.
Ngoài ra, để tòa nhà được đưa vào sử dụng đòi hỏi tòa nhà đó phải có đầy đủ các điều kiện mà quy chế quy định. Tòa nhà đó phải được nghiệm thu và bàn giao theo đúng quy định của pháp luật trong luật Xây dựng đã quy định. Đã được cấp Giấy chứng nhận an toàn chịu lực và Giấy chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng theo quy định. Đã được chủ đầu tư tổ chức thẩm định và phê duyệt quy trình bảo trì nhà chung cư do nhà thâu thiết kế, nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt vào công trình. Đây là một trong những quy chế mà bất kỳ đơn vị nào cũng phải thực hiện với dự án của mình.
3. Cần ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại để tối ưu quản lý tòa nhà văn phòng
Để có thể quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả, đảm bảo mang lại lợi nhuận nhất định cho chủ đầu tư thì ban quản lý còn cần có giải pháp tối ưu quản lý tòa nhà hiện đại, ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 để nâng cao bộ máy quản lý tòa nhà chặt chẽ và tối ưu hiệu suất tốt nhất.
Với những đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp đa phần đều sử dụng các phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng hiện đại nhằm đảm bảo quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, phân định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn cùng trách nhiệm của từng bộ phận, từng phòng ban cho tới từng cá nhân rõ ràng hơn, đảm bảo tòa nhà có thể được đưa vào hoạt động theo đúng kế hoạch và vận hành hiệu quả, đảm bảo hơn.
Đây cũng là lý do những sản phẩm phần mềm quản lý tòa nhà hiện đại như Landsoft Control được nhiều chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý tòa nhà ứng dụng để nâng cao quản lý tòa nhà văn phòng, đảm bảo quản lý toàn diện tòa nhà từ diện tích mặt bằng trong tòa nhà (diện tích đã thuê, còn trống, người thuê, giá thuê, dịch vụ đi kèm…; Quản lý danh sách khách hàng thuê theo từng mặt bằng tòa nhà; Quản lý danh sách yêu cầu phát sinh từ các mặt bằng, quá trình xử lý yêu cầu sẽ được lưu vết lại trên phần mềm; Quản lý danh sách Hợp đồng thuê phát sinh theo từng tòa nhà, quản lý thông tin của hợp đồng; Quản lý tất cả các dịch vụ phát sinh từ tòa nhà như: phí quản lý, điện, nước, thẻ xe, thẻ thang máy và các dịch vụ phát sinh khác…
Không thể phủ nhận rằng với các tòa nhà văn phòng thì đơn vị quản lý tòa nhà đóng vai trò cực kỳ quan trọng quyết định đến uy tín, lợi nhuận của chủ đầu tư dự án. Do vậy, chủ đầu tư đều cần có giải pháp tối ưu trong bài toán quản lý tòa nhà, đảm bảo mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
