Những chú ý ban quản trị cần nhớ khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư

Để tối ưu dịch vụ quản lý vận hành, từ thời điểm ban quản trị nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư cũng cần phải hết sức chú ý kiểm tra và giám sát tình trạng, chất lượng và thực trạng tòa nhà chi tiết, có quy trình làm việc rõ ràng minh bạch nhằm giảm thiểu tối đa tình trạng tranh chấp trong tương lai.

Tại sao ban quản trị chung cư bắt buộc phải có chứng chỉ quản lý vận hành chung cư ?

Ban quản trị nhà chung cư có những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nào ?

Ban quản trị tòa nhà – Ngòi nổ chủ yếu dẫn tới bùng phát tranh chấp chung cư hiện nay

Trên thực tế trước khi thành lập ban quản trị, tòa nhà chung cư đều do chủ đầu tư tổ chức quản lý, vì vậy khi ban quản trị thành lập cần phải  hoạt động theo đúng luật, tùy vào tình hình thực tế và thỏa thuận của các bên mà ban quan trị tòa nhà tiếp tục thuê chủ đầu tư quản lý vận hành (hoặc đơn vị được chủ đầu tư thuê quản lý vận hành) hay thuê một đơn vị khác quản lý vận hành tòa nhà/cụm tòa nhà đó.

Nếu không có sự thay đổi nhà thầu quản lý vận hành tòa nhà thì công tác bàn giao có phần đơn giản hơn rất nhiều, chỉ đơn giản là bàn giao về mặt quyền lực, chủ thể hợp đồng, nặng về mặt hành chính.

Trong trường hợp thay đổi nhà thầu quản lý vận hành thì công tác bàn giao thực sự phải được quan tâm và chú trọng, Ban quản trị nhà chung cư có thể sẽ cần đến sự tư vấn bàn giao nhà chung cư an toàn.

Dưới đây là một số chú ý ban quản trị cần nhớ khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư.

1. Cần tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao nhà

Để đảm bảo quá trình bàn giao và tiếp nhận tòa nhà khoa học, minh bạch, ban quản trị khi nhận bàn giao nhà từ chủ đầu tư cần phải tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao nhà, trong đó những hồ sơ bàn giao tòa nhà mà chủ đầu tư cần giao cho ban quản trị gồm có :

+ Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền

+ Quy trình bảo trì nhà chung cư được chủ đầu tư lập và quy định theo pháp luật

+ Quy trình bảo trì các thiết bị phụ thuộc sở hữu chung trong tòa nhà chung cư ( Bao gồm các hệ thống điện, nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, camera…. )

+ Bản vẽ khu vực để xe theo hồ sơ dự án và thiết kế đã được phê duyệt

Tất cả những hồ sơ trên đều cần được bàn giao đầy đủ cho ban quản trị trước khi thay đổi nhà thầu quản lý vận hành tòa nhà.

2. Kiểm tra chất lượng hồ sơ tòa nhà khi chủ đầu tư bàn giao

Ban quản trị khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư cũng cần phải chú ý quan tâm tới chất lượng hồ sơ của tòa nhà, trong đó hồ sơ bàn giao phải đảm bảo minh bạch, rõ ràng, nội dung sát thực, không bị tẩy xóa và thay đổi số liệu, không bị mờ hoặc rách nát.

Để làm được điều này ban quản trị cần thẩm định chất lượng hồ sơ rõ ràng, có sự kiểm định của nhân viên chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng, vận hành và bảo trì các hệ thống trong tòa nhà.

Đặc biệt trong thời điểm bàn giao tòa nhà, ban quản trị cần tham khảo ý kiến thêm với đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư để đảm bảo tính thiết thực và sát với thực tế của tòa nhà nhất.

3. Cần kiểm tra kỹ thực trạng tòa nhà khi bàn giao

Khi ban quản trị nhận bàn giao tòa nhà chung cư từ chủ đầu tư, ban quản trị cũng cần có cách kiểm tra rõ thực trạng tòa nhà khi bàn giao, bởi thực trạng tòa nhà sẽ thể hiện rõ được những chi phí cần có trong tương lai để duy trì hoạt động của tòa nhà trong tình trạng ổn định và bền vững, từ đó có được phương án quản lý rủi ro tòa nhà chung cư hiệu quả hơn.

Ngoài ra ban quản trị cùng đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cũng cần kiểm tra phần xây dựng tòa nhà, số lượng hạng mục trang thiết bị trong tòa nhà cùng với thực trạng hoạt động của tòa nhà để có biện pháp khắc phục sự cố, quản lý vận hành, bảo trì bảo dưỡng tòa nhà khoa học, đảm bảo tòa nhà được vận hành ổn định và an toàn hơn.

4. Kiểm tra tài chính thường xuyên của tòa nhà chung cư

Khi nhận bàn giao tòa nhà từ chủ đầu tư, ban quản trị cùng đơn vị quản lý vận hành cũng cần kiểm tra tài chính thường xuyên của tòa nhà chung cư khi nhận bàn giao, đảm bảo tài chính rõ ràng và chi tiết.

Trong đó các nguồn thu trong tòa nhà như  thu phí dịch vụ, phí gửi xe, tiền điện (nếu có), tiền nước (nếu có), tiền phí khác theo thỏa thuận với cư dân hoặc ban quản trị cần có báo cáo thống kê rõ ràng.

Các nguồn chi trong tòa nhà bao gồm chi nhân sự quản lý, chi phí văn phòng quản lý, chi tiền nước (nếu có thu), chi tiền điện (nếu có thu), chi các dịch vụ kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, chi chăm sóc cảnh quan, chi phun diệt côn trùng, chi xử lý rác thải, chi quan hệ ngoại giao… cũng cần được liên kê chi tiết trên báo cáo.

Dựa trên tình trạng thu – chi trong tòa nhà để tiến hành ký biên bản ghi nhận bàn giao tòa nhà minh bạch và rõ ràng hơn.

Để đơn giản hóa quá trình bàn giao và đảm bảo tính minh bạch, công khai trong quản lý, tòa nhà chung cư cần ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control nhằm tối ưu hoạt động quản lý vận hành tòa nhà đơn giản, rõ ràng và hạn chế tối đa tình trạng tranh  chấp có thể xảy ra.

Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !

 Thông tin liên hệ qua hotline :

Sales Team  – Hotline:  0909 437 699  –  0934 614 696

Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079

Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.