VĂN PHÒNG CHIA SẺ
CO-WORKING

Quản lý văn phòng Co-Working trên nền tảng số hóa

• Quản lý toàn diện các dịch vụ, bảo trì bảo dưỡng thiết bị tòa nhà.
• Đáp ứng toàn bộ các nhu cầu quản lý cho khách hàng trong văn phòng Co-Working.
• Cung cấp những tiện ích lớn nhất cho khách hàng là start up, freelancer, doanh nghiệp nhỏ.

Quản lý mặt bằng – chỗ ngồi

Quản lý mặt bằng

Quản lý trạng thái sơ đồ mặt bằng, số phòng, số ghế, văn phòng ảo, phòng họp

Quản lý mặt bằng đã cho thuê

Quản lý phòng thuê, phân loại phòng theo view, theo ghế ngồi và quản lý mã ghế. Quản lý khách thuê theo thẻ tích điểm. Điểm thẻ dùng sử dụng phòng họp. Đặt phòng họp online.

Quản lý cho thuê từng mặt bằng

Quản lý lịch sử sử dụng mặt bằng: trống, đã bàn giao, đã vào , đặt thuê, đã thuê.

Quản lý tài sản trong mặt bằng

Quản lý tài sản cố định trong phòng cũng như tài sản sử dụng chung trong tòa nhà.

Quản lý khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin từng khách hàng ( họ tên, SĐT, địa chỉ,… ), thông tin nhân viên làm việc với khách hàng theo từng dự án

Phân loại khách hàng

Quản lý và phân loại khách hàng ( cá nhân, doanh nghiệp, khách quen, khách mới,…)

Quản lý dịch vụ khách hàng

Quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng ( thẻ xe, thang máy, phí dịch vụ tiện ích,…)

Quản lý yêu cầu

Quản lý các yêu cầu của khách hàng, lịch sử yêu cầu và tiếp nhận yêu cầu khách hàng về kỹ thuật, tài sản, dịch vụ… để xử lý yêu cầu khách hàng nhanh chóng

Quản lý email – SMS

Thiết lập Email, SMS thông báo tới khách hàng, lịch sử gửi Email, SMS tới từng khách hàng

Hỗ trợ lễ tân

Quản lý ra vào

Quản lý khách hàng Check in/Check out, danh sách khách hàng đến thăm

Quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ

Quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng trong phòng, lịch sử thanh toán và hóa đơn. Quản lý lịch sử giao dịch, chi tiêu của khách hàng trong văn phòng

Quản lý phòng

Theo dõi khả năng cung ứng phòng theo loại phòng, số phòng

Quản lý yêu cầu

Quản lý tiếp nhận yêu cầu phát sinh từ các văn phòng và khách hàng cá nhân. Quản lý nhật ký xử lý yêu cầu khách hàng của các bộ phận Quản lý tài liệu file mềm quá trình xử lý yêu cầu của khách hàng và bộ phận kỹ thuật

Các tính năng khác

Xác nhận book online đồng bộ về thông tin khách hàng để lễ tân check lại, sau đó xác nhận thông tin book chính thức. Quản lý lịch sử nhận và trả bưu phẩm / thư tín khách hàng

Quản lý hợp đồng ngắn hạn

Quản lý thông số văn phòng

Quản lý các thông số trong văn phòng như số ghế, mã ghế Tự động tìm kiếm và gán phòng, sắp xếp phòng tự động

Quản lý bảng giá

Thiết lập bảng giá dịch vụ cho thuê, quản lý bảng giá theo văn phòng, theo ghế, theo người…

Quản lý dịch vụ

Thiết lập các tham số hệ thống phục vụ như: dịch vụ, cấu hình thuê VAT, giảm giá, chính sách khuyến mãi, chiết khấu… Quản lý hợp đồng gần hết hạn, gửi Email thông báo thanh toán

Quản lý thanh toán hợp đồng

Quản lý kỳ thanh toán phí quản lý (trước hạn, đúng hạn, thu một hoặc nhiều lần)

Quản lý ra vào

Quản lý thời gian ra – vào của khách hàng

Quản lý hợp đồng dài hạn

Quản lý thông tin hợp đồng

Quản lý thông tin hợp đồng, phụ lục hợp đồng thuê theo tòa nhà, mặt bằng, số phòng, vị trí, diện tích,tài sản, dịch vụ sử dụng.

Quản lý tình trạng hợp đồng

Quản lý tình trạng hợp đồng ( hợp đồng hết hạn, sắp hết hạn, hợp đồng thanh lý, bàn giao, chuyển nhượng…)

Quản lý công nợ hợp đồng

Quản lý công nợ Hợp đồng cho thuê Gửi Email thông báo công nợ cho khách hàng, thư mời gia hạn thuê

Báo cáo thống kê

Báo cáo tài chính

Báo cáo thống kê thu – chi tiền, công nợ đã thu, công nợ theo thời gian, công nợ đối chiếu với chủ đầu tư

Báo cáo gửi xe

Báo cáo xe ra vào: số lượng xe, phí thẻ xe, thẻ xe đã ngừng hoặc đang sử dụng, danh sách thẻ xe.

Báo cáo dịch vụ

Báo cáo dịch vụ điện, nước, gas, vệ sinh, an ninh,… cùng biểu đồ thu tiền theo tháng.

Báo cáo hợp đồng

Báo cáo thông tin hợp đồng thuê, Danh sách hợp đồng, khách hàng thuê, danh sách mặt bằng cho thuê

Báo cáo công nợ

Báo cáo danh sách khách hàng đã gửi email, có công nợ, thanh toán đúng/ quá hạn trong một giai đoạn.

Báo cáo lễ tân

Báo cáo công việc của lễ tân: Tình trạng ra – vào tòa nhà theo thời gian, các yêu cầu phát sinh của khách hàng, tỷ lệ khách hàng ghé thăm văn phòng theo thời gian.