Trong kinh doanh bất động sản, một khách hàng có thể không chỉ thanh toán một lần. Tùy chính sách bán hàng và loại sản phẩm, khoản tiền có thể được chia thành nhiều đợt gắn với những mốc cụ thể như đặt cọc, ký hợp đồng, nhận bàn giao hoặc các kỳ thanh toán tiếp theo.

Quản lý công nợ bất động sản theo từng mốc thanh toán: Làm sao hạn chế bỏ sót khách hàng đến hạn?

Vì vậy, quản lý công nợ bất động sản không đơn giản là biết khách hàng còn nợ bao nhiêu. Kế toán và bộ phận Thủ tục cần biết khoản nào đến hạn, đến hạn khi nào, đã thu bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu và cần xử lý bước tiếp theo ra sao.

Khi số lượng giao dịch tăng, việc theo dõi bằng Excel hoặc ghi nhớ thủ công rất dễ tạo ra những khoảng trống dữ liệu. Chỉ một mốc thanh toán bị bỏ sót cũng có thể khiến doanh nghiệp chậm thu tiền, khó đối chiếu công nợ và mất thêm thời gian xử lý sau đó.

Xem thêm:Phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản Landsoft thắt chặt quản lý kinh doanh bất động sản ra sao?

Quản lý công nợ bất động sản theo từng mốc thanh toán là gì?

Quản lý công nợ bất động sản theo từng mốc thanh toán là việc theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng dựa trên từng kỳ hoặc từng mốc được quy định trong chính sách bán hàng, thỏa thuận hoặc hợp đồng.

Thay vì chỉ ghi nhận một con số tổng như “khách hàng còn nợ 500 triệu đồng”, doanh nghiệp cần biết 500 triệu đó được chia thành những khoản nào, khoản nào đã đến hạn, khoản nào sắp đến hạn và khoản nào đang quá hạn.

Ví dụ, một giao dịch có giá trị lớn có thể được chia thành nhiều mốc thanh toán. Nếu hệ thống chỉ lưu tổng công nợ, Kế toán sẽ phải kiểm tra lại hợp đồng và lịch thanh toán để xác định chính xác khoản tiền cần thu ở từng thời điểm.

Ngược lại, khi công nợ được quản lý theo từng mốc, mỗi giao dịch có thể được theo dõi như một lịch thanh toán xuyên suốt. Điều này giúp Kế toán và Thủ tục chủ động hơn trong việc kiểm tra, nhắc hạn và đối chiếu.

Vì sao công nợ bất động sản dễ bị bỏ sót?

Lịch thanh toán của mỗi khách hàng không giống nhau

Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều dự án với các chính sách bán hàng khác nhau. Mỗi khách hàng lại có thể sử dụng một phương án thanh toán riêng tùy theo sản phẩm, thời điểm giao dịch hoặc chính sách áp dụng.

Khi số lượng khách hàng tăng, việc theo dõi tất cả lịch thanh toán trên một vài file Excel trở nên phức tạp. Kế toán không chỉ phải nhớ ngày đến hạn mà còn phải kiểm tra đúng số tiền, đúng hợp đồng và đúng khách hàng.

Chỉ cần một thay đổi trong lịch thanh toán không được cập nhật kịp thời, dữ liệu công nợ có thể không còn khớp với thực tế.

Công nợ thường liên quan đến nhiều bộ phận

Một khoản thanh toán không chỉ liên quan đến Kế toán. Sales nắm thông tin giao dịch và khách hàng. Bộ phận Thủ tục theo dõi hồ sơ, hợp đồng và các điều kiện liên quan. Kế toán xác nhận khoản tiền đã thu, số tiền còn phải thu và tình trạng thanh toán.

Nếu mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, việc đối chiếu sẽ mất nhiều thời gian. Khi phát sinh chênh lệch, nhân sự phải kiểm tra lại từng file, từng email hoặc từng hồ sơ để xác định nguyên nhân.

Xem thêm: Quản lý hiệu suất sales bất động sản: 7 dữ liệu Sales Manager cần nhìn thấy để biết Sales có thực sự chăm khách

Chỉ nhìn tổng công nợ không đủ để quản lý

Một khách hàng còn nợ 1 tỷ đồng chưa nói lên khoản tiền nào cần thu ngay. Có thể 300 triệu đã quá hạn, 200 triệu đến hạn trong tuần tới và phần còn lại chưa đến kỳ thanh toán. Nếu chỉ nhìn tổng số dư, Kế toán khó xác định đâu là khoản cần ưu tiên xử lý.

Vì vậy, quản lý công nợ hiệu quả cần chuyển từ “khách còn nợ bao nhiêu?” sang “khách còn những khoản nào và từng khoản đến hạn khi nào?”

Kế toán cần nhìn thấy những dữ liệu nào khi quản lý công nợ?

1. Giá trị giao dịch và số tiền khách đã thanh toán

Đây là dữ liệu cơ bản để xác định nghĩa vụ tài chính còn lại của khách hàng. Kế toán cần biết tổng giá trị giao dịch, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và tình trạng thanh toán tại thời điểm kiểm tra.

Nếu dữ liệu này được liên kết trực tiếp với giao dịch và hợp đồng, việc đối chiếu sẽ thuận tiện hơn so với việc phải nhập lại thông tin từ nhiều nguồn.

2. Lịch thanh toán theo từng mốc

Đây là dữ liệu quan trọng nhất trong bài toán quản lý công nợ bất động sản. Mỗi giao dịch cần có lịch thanh toán rõ ràng: ngày đến hạn, số tiền phải thanh toán, điều kiện áp dụng và trạng thái đã thu hay chưa.

Nhờ đó, Kế toán có thể phân biệt khách hàng chưa đến hạn, sắp đến hạn, đến hạn hoặc quá hạn, thay vì chỉ nhìn một danh sách công nợ tổng.

3. Số tiền phải thu ở từng kỳ

Không phải kỳ thanh toán nào cũng có giá trị giống nhau. Có kỳ khách hàng cần thanh toán một khoản nhỏ, nhưng cũng có mốc có giá trị lớn. Vì vậy, báo cáo cần cho phép Kế toán nhìn được tổng số tiền phải thu theo từng mốc và từng khoảng thời gian.

Thông tin này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần lập kế hoạch thu tiền hoặc dự kiến dòng tiền trong kỳ.

4. Trạng thái thanh toán

Một mốc thanh toán nên có trạng thái rõ ràng để tránh việc nhân sự phải kiểm tra thủ công. Chẳng hạn, hệ thống có thể phân biệt khoản đã thanh toán, thanh toán một phần, chưa thanh toán, sắp đến hạn hoặc quá hạn tùy theo quy trình doanh nghiệp.

Khi trạng thái được cập nhật tập trung, Kế toán và Thủ tục có thể nhanh chóng xác định những trường hợp cần xử lý.

5. Lịch sử điều chỉnh và thanh toán

Trong thực tế, lịch thanh toán có thể thay đổi. Khách hàng có thể được gia hạn, điều chỉnh kỳ thanh toán hoặc áp dụng một chính sách riêng.

Nếu những thay đổi này chỉ được lưu trong file cá nhân hoặc trao đổi nội bộ, rất khó truy lại khi cần đối chiếu. Việc lưu lịch sử giúp doanh nghiệp biết khoản công nợ đã thay đổi như thế nào và cơ sở của sự thay đổi đó là gì.

Quản lý công nợ theo mốc thanh toán giúp Kế toán giảm thao tác thủ công ra sao?

Khi quản lý thủ công, Kế toán thường phải thực hiện một chuỗi công việc lặp lại: kiểm tra hợp đồng, lập danh sách đến hạn, đối chiếu khoản đã thu, cập nhật Excel, gửi thông báo và tiếp tục kiểm tra lại sau khi khách thanh toán.

Với số lượng giao dịch nhỏ, quy trình này có thể vẫn kiểm soát được. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng, số lượng mốc thanh toán cần theo dõi tăng rất nhanh.

Việc quản lý trên phần mềm giúp dữ liệu được tập trung theo từng giao dịch. Khi thông tin thanh toán được cập nhật, Kế toán có thể theo dõi lại tình trạng của từng khoản thay vì phải tổng hợp lại toàn bộ dữ liệu từ đầu.

Điểm quan trọng không phải là loại bỏ hoàn toàn thao tác của Kế toán, mà là giảm những công việc nhập liệu, tìm kiếm và đối chiếu lặp lại để nhân sự tập trung hơn vào các khoản cần xử lý.

Phần mềm Landsoft giúp doanh nghiệp quản lý công nợ bất động sản theo từng mốc thanh toán như thế nào?

Đối với doanh nghiệp bất động sản có nhiều dự án, giao dịch và chính sách thanh toán, việc quản lý công nợ cần được đặt trong cùng hệ thống với dữ liệu khách hàng, sản phẩm, giao dịch và hợp đồng. Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft là phần mềm quản lý bất động sản hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt quá trình từ khách hàng, sản phẩm, booking, giao dịch đến hợp đồng, thanh toán và công nợ.

Nhờ dữ liệu được kết nối, Kế toán và bộ phận Thủ tục có thể theo dõi nghĩa vụ thanh toán gắn trực tiếp với từng giao dịch thay vì quản lý công nợ như một bảng dữ liệu độc lập.

Quản lý lịch thanh toán gắn với từng giao dịch

Mỗi giao dịch bất động sản có thể đi kèm nhiều mốc thanh toán. Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lịch thanh toán gắn với thông tin giao dịch và hợp đồng. Thay vì chỉ nhìn tổng số tiền còn phải thu, nhân sự có thể theo dõi từng khoản theo thời điểm và trạng thái thanh toán. Điều này giúp hạn chế tình trạng một khoản đã đến hạn nhưng chưa được nhận diện kịp thời.

Theo dõi số tiền đã thu và còn phải thu

Khi thanh toán được cập nhật, dữ liệu công nợ có thể được đối chiếu với nghĩa vụ thanh toán của từng giao dịch. Kế toán có cơ sở xác định khách hàng đã hoàn thành bao nhiêu nghĩa vụ, còn thiếu bao nhiêu và khoản nào cần tiếp tục theo dõi.

Đối với doanh nghiệp có nhiều giao dịch, việc này giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp công nợ từ các nguồn khác nhau.

Theo dõi công nợ theo khách hàng, dự án và giao dịch

Công nợ không chỉ cần được nhìn theo từng khách hàng. Ban lãnh đạo có thể cần biết dự án nào đang có giá trị phải thu lớn, nhóm khách hàng nào có công nợ cao hoặc tình hình thu tiền của từng giai đoạn kinh doanh.

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu theo nhiều chiều, tạo cơ sở để xây dựng các báo cáo phục vụ từng nhu cầu quản trị.

Kết nối dữ liệu Kế toán và Thủ tục

Khi thông tin giao dịch, hợp đồng và thanh toán được quản lý trên cùng nền tảng, Kế toán và Thủ tục có thể hạn chế việc trao đổi qua nhiều file riêng lẻ.

Bộ phận Thủ tục có thể nắm được tình trạng liên quan đến giao dịch và hồ sơ. Kế toán theo dõi nghĩa vụ thanh toán và công nợ. Các bộ phận cùng làm việc trên nguồn dữ liệu thống nhất sẽ giảm nguy cơ mỗi bên đang sử dụng một phiên bản thông tin khác nhau.

Xem thêm: Làm sao để quản lý booking nhiều dự án theo thời gian thực trong các đợt mở bán lớn?

Hỗ trợ nhận diện các khoản đến hạn và quá hạn

Thay vì chờ đến cuối kỳ mới tổng hợp danh sách công nợ, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu theo lịch thanh toán. Những khoản sắp đến hạn hoặc đã quá hạn có thể được đưa vào nhóm cần ưu tiên xử lý. Điều này giúp Kế toán chủ động hơn trong công tác theo dõi và phối hợp với các bộ phận liên quan.

Lợi ích khi quản lý công nợ bất động sản theo từng mốc thanh toán

Hạn chế bỏ sót khoản phải thu

Khi mỗi nghĩa vụ thanh toán được gắn với một mốc cụ thể, doanh nghiệp dễ nhận diện khoản nào sắp đến hạn hoặc đã quá hạn.

Giảm thời gian đối chiếu

Thông tin khách hàng, giao dịch, hợp đồng và thanh toán được liên kết giúp Kế toán giảm việc tìm kiếm dữ liệu từ nhiều file và nguồn khác nhau.

Chủ động kế hoạch thu tiền

Doanh nghiệp có thể theo dõi tổng giá trị dự kiến thu theo từng kỳ, dự án hoặc nhóm giao dịch, từ đó có thêm dữ liệu phục vụ kế hoạch tài chính.

Hạn chế sai lệch giữa các bộ phận

Khi Kế toán, Sales và Thủ tục cùng tiếp cận dữ liệu từ một hệ thống, việc trao đổi thông tin về giao dịch và thanh toán có cơ sở thống nhất hơn.

Tăng khả năng kiểm soát công nợ

Thay vì chỉ biết tổng số tiền còn phải thu, nhà quản lý có thể nhìn sâu hơn vào nguyên nhân và tình trạng của từng khoản công nợ.

Doanh nghiệp nên chuyển từ “theo dõi công nợ” sang “quản trị lịch thanh toán”

Công nợ bất động sản không phát sinh tại một thời điểm duy nhất. Nó được hình thành và thu hồi theo một chuỗi mốc thanh toán kéo dài trong suốt vòng đời giao dịch. Vì vậy, quản lý hiệu quả không nên dừng ở việc lập danh sách khách hàng còn nợ. Doanh nghiệp cần biết khoản nào phải thu, khi nào phải thu, đã thu bao nhiêu, còn bao nhiêu và đang ở trạng thái nào.

Khi dữ liệu này được kết nối với khách hàng, sản phẩm, giao dịch và hợp đồng, Kế toán có thể giảm bớt thao tác thủ công, bộ phận Thủ tục dễ phối hợp hơn và ban lãnh đạo có thêm cơ sở để theo dõi tình hình phải thu.

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft hỗ trợ doanh nghiệp bất động sản xây dựng quy trình quản lý từ giao dịch đến lịch thanh toán và công nợ trên cùng một nền tảng. Đây là hướng tiếp cận phù hợp với các doanh nghiệp đang gặp tình trạng công nợ tăng nhanh, nhiều mốc thanh toán hoặc phải thường xuyên tổng hợp dữ liệu thủ công.

Nếu doanh nghiệp đang cần kiểm soát công nợ theo từng dự án, khách hàng, hợp đồng và mốc thanh toán, đăng ký tư vấn/demo Landsoft để tìm hiểu cách phần mềm có thể được cấu hình theo quy trình quản lý thực tế.