Quản lý thu phí tòa nhà tự động bằng phần mềm Landsoft Building có lợi ích gì?

Trong vận hành bất kỳ tòa nhà, khu đô thị hay chung cư nào, quản lý thu phí tòa nhà luôn là công việc chiếm nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Từ phí dịch vụ, nước, điện, gửi xe, bảo trì cho đến các khoản phát sinh, nếu xử lý thủ công hoặc bằng Excel, ban quản lý rất dễ gặp tình trạng nhầm lẫn số liệu, thiếu minh bạch hoặc chậm phản hồi. Đây cũng là nguyên nhân khiến cư dân khiếu nại, nợ phí kéo dài, dòng tiền tòa nhà khó kiểm soát.

Để giải quyết vấn đề này triệt để, nhiều đơn vị đang chuyển sang quản lý thu phí tòa nhà bằng phần mềm Landsoft Building – giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình thu – đối soát – báo cáo – nhắc công nợ. Việc ứng dụng công nghệ giúp ban quản lý tiết kiệm nhân sự, minh bạch tài chính và tăng mức độ hài lòng của cư dân.

Xem thêm: Landsoft Building – Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện

1. Quản lý thu phí tòa nhà trên Landsoft Building – Tự động tổng hợp và tính phí chính xác 100%

Quản lý thu phí tòa nhà trên phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building và giải pháp ưu việt giúp ban quản lý tự động hóa toàn bộ quy trình tính phí và tổng hợp dữ liệu chính xác lên tới 100%.

Thay vì kế toán phải nhập liệu thủ công dễ sai sót, phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building cho phép người dùng tự động tổng hợp chỉ số điện – nước, tính phí gửi xe, phí quản lý, phí dịch vụ công cộng và các khoản phát sinh theo từng căn hộ. Mọi ưu đãi, khấu trừ đều được ghi nhận rõ ràng và xuất bảng kê tự động.

Nhờ đó, quá trình quản lý thu phí tòa nhà trở nên minh bạch, hạn chế rủi ro sai lệch số liệu và tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tháng cho ban quản lý. Toàn bộ dữ liệu được lưu theo thời gian thực, không thể chỉnh sửa thủ công, đảm bảo chuẩn mực tài chính và giảm tối đa tranh cãi khi đối soát với cư dân.

Xem thêm: Giải pháp quản lý tài sản tòa nhà Landsoft Building giúp ban quản lý gỡ rối vận hành

2. Gửi thông báo phí và hóa đơn tự động đến cư dân

Trong công tác quản lý thu phí tòa nhà, việc gửi thông báo phí thủ công thường gây ra nhiều bất tiện: thông báo bị chậm, thất lạc, cư dân không nắm được công nợ hoặc không biết thời hạn thanh toán. Điều này dẫn đến tình trạng thu phí kéo dài, bộ phận kế toán và ban quản lý phải liên tục nhắc nợ, gây lãng phí thời gian và chi phí vận hành.

Nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building để quản lý thu phí tòa nhà, hệ thống cho phép người dung tự động gửi thông báo phí và hóa đơn qua ứng dụng cư dân, email, SMS hoặc Zalo OA.

Qua đó, cư dân có thể nhận ngay thông tin chi tiết: loại phí phải đóng, số tiền, hạn thanh toán, lịch sử giao dịch, hóa đơn điện tử và công nợ nếu còn tồn đọng. Tất cả hiển thị rõ ràng trong ứng dụng, giúp loại bỏ tranh cãi, đảm bảo minh bạch ngay từ bước thông báo.

Nhờ khả năng tự động hóa này, quản lý thu phí tòa nhà không còn phụ thuộc vào giấy tờ hay nhân sự đi phát từng thông báo. Ban quản lý tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành, đồng thời nâng cao trải nghiệm cư dân vì họ có thể theo dõi đầy đủ thông tin trên điện thoại chỉ trong vài giây.

3. Thanh toán trực tuyến – thu tiền nhanh, không cần tiền mặt

Một trong những nền tảng giúp quản lý thu phí tòa nhà hiện đại và hiệu quả hơn chính là thanh toán trực tuyến. Với phần mềm Landsoft Building, cư dân có thể thanh toán mọi loại phí chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại, không cần xếp hàng hay mang tiền mặt. Điều này giúp Ban quản lý giảm đáng kể lượng công việc thủ công và tránh các sai sót khi đối soát.

Hệ thống hỗ trợ đầy đủ các hình thức thanh toán phổ biến như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua ví điện tử, QR Pay, thanh toán qua cổng thanh toán trực tuyến,…  Nhờ sự đa dạng này, cư dân có thể thanh toán phí dịch vụ tòa nhà 24/7, bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu.

Khi phát sinh giao dịch, phần mềm cập nhật tức thì, giúp quá trình quản lý thu phí tòa nhà minh bạch, không lo thất thoát dòng tiền. Tất cả dữ liệu thanh toán được ghi nhận tự động, kế toán có thể xuất báo cáo ngay lập tức mà không cần nhập thủ công hay kiểm đếm tiền mặt.

Không chỉ tiện lợi, phương thức này còn tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho cư dân, tăng sự hài lòng và giảm tối đa tình trạng chậm phí. Đây chính là bước quan trọng trong quá trình số hóa và tự động hóa quản lý thu phí tòa nhà hiện nay.

4. Theo dõi công nợ và nhắc phí tự động

Trong công tác quản lý thu phí tòa nhà, công nợ luôn là vấn đề gây áp lực cho ban quản lý, đặc biệt khi còn theo dõi bằng Excel hoặc ghi chép thủ công. Dữ liệu cập nhật chậm, sai lệch số liệu, thiếu thông tin đối soát và nhắc phí không liên tục khiến tỷ lệ nợ đọng ngày càng tăng.

Trên phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building, công nợ được theo dõi hoàn toàn tự động và minh bạch theo từng căn hộ hoặc từng khách hàng. Hệ thống tự động gửi thông báo và nhắc phí định kỳ qua ứng dụng cư dân, email hoặc tin nhắn, đảm bảo cư dân luôn nắm rõ số phí cần thanh toán và hạn đóng.

Nhờ tự động hóa, kế toán chỉ cần một cú bấm là xem được báo cáo công nợ chi tiết theo thời gian thực, không cần tổng hợp thủ công. Tính minh bạch cao giúp quản lý thu phí tòa nhà hiệu quả hơn, giảm nợ tồn, tăng tỷ lệ thu đúng hạn và đảm bảo dòng tiền của tòa nhà luôn ổn định.

5. Minh bạch tài chính trong quản lý thu phí tòa nhà – cư dân xem hóa đơn, lịch sử thanh toán ngay trên App

Minh bạch là yếu tố quan trọng trong quản lý thu phí tòa nhà. Cư dân luôn muốn biết họ đóng những khoản phí nào, cách tính ra sao, đã thanh toán hay còn công nợ. Với phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building, mọi thông tin được hiển thị rõ ràng trên ứng dụng cư dân:

+ Xem chi tiết hóa đơn, bảng kê từng dịch vụ

+ Lịch sử giao dịch chi tiết theo ngày

+ File biên lai điện tử và chứng từ

+ Trạng thái xử lý khiếu nại và xác nhận đã thanh toán

Minh bạch dữ liệu giúp tòa nhà giảm tranh chấp, hạn chế hiểu lầm và giảm áp lực cho ban quản lý. Nhờ đó, hình ảnh chuyên nghiệp của chủ đầu tư, ban quản lý và dự án được nâng cao.

Xem thêm: Cách quản lý chung cư hiệu quả và tối ưu trong thời đại công nghệ số

6. Tự động tổng hợp báo cáo tài chính và đối soát nhanh chóng

Một trong những điểm mạnh của Landsoft Building là khả năng tự động tổng hợp và đối soát số liệu tài chính. Thay vì nhập dữ liệu thủ công và kiểm tra Excel từng dòng, hệ thống giúp kế toán chỉ cần vài thao tác để có báo cáo chính xác.

Thông qua phần mềm, nhà quản lý có thể theo dõi được báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm tổng thu – chi theo ngày, tháng, năm cho tới doanh thu từng dịch vụ, báo cáo công nợ và nợ xấu cũng như tỷ lệ thu phí tòa nhà theo từng kỳ,…

Nhờ tự động hóa, quá trình quản lý thu phí tòa nhà trở nên chuyên nghiệp, minh bạch và giảm tối đa sai số. Các báo cáo chuẩn hóa giúp đối soát nhanh, hỗ trợ kiểm toán, ban quản trị và chủ đầu tư ra quyết định dễ dàng hơn, thay vì phải mất hàng giờ tổng hợp trên Excel.

7. Kết nối vận hành tòa nhà thành hệ thống đồng bộ

Không giống các phần mềm chỉ hỗ trợ một nghiệp vụ, phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building cho phép người dung quản lý thu phí tòa nhà trong một hệ sinh thái đồng bộ. Điều này có nghĩa là, tất cả module được kết nối với nhau gồm: quản lý cư dân, quản lý dịch vụ điện nước, quản lý gửi xe, bảo trì – xử lý sự cố, lễ tân và tiếp nhận phản ánh.

Đồng thời, toàn bộ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực giúp mọi bộ phận trong ban quản lý tòa nhà có thể phối hợp trơn tru, không nhập liệu trùng lặp, không thất lạc thông tin. Nhờ đó, tòa nhà vận hành khép kín, chuyên nghiệp và minh bạch — từ thu phí, chăm sóc cư dân đến quản lý dịch vụ.

8. Giảm 50–70% thời gian làm việc của kế toán tòa nhà

Khi ứng dụng công nghệ vào quản lý thu phí tòa nhà, toàn bộ quy trình vận hành đều được tự động hóa. Kế toán không còn phải nhập liệu thủ công, lập chứng từ giấy, đối chiếu dòng tiền hay gửi email thông báo cho từng căn hộ. Hệ thống ghi nhận thu – chi theo thời gian thực, tự động nhắc phí, cập nhật thanh toán và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Nhờ đó, bộ phận kế toán giảm tới 50–70% khối lượng công việc, hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm đáng kể thời gian. Nhân sự tòa nhà có thể dành nhiều thời gian hơn cho chăm sóc cư dân và nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành.

Trong bối cảnh tòa nhà ngày càng yêu cầu sự minh bạch và chuyên nghiệp, việc dùng phần mềm để quản lý thu phí tòa nhà không còn là lựa chọn, mà đã trở thành xu hướng tất yếu. Và phần mmef quản lý tòa nhà Landsoft Building chính là cánh tay đắc lực giúp ban quản lý tự động hóa hoàn toàn quy trình thu phí – đối soát – báo cáo, nâng cao hiệu quả vận hành, giảm gánh nặng nhân sự và gia tăng sự hài lòng của cư dân.