Khi mô hình văn phòng chia sẻ Co-Working Space ngày càng phát triển thì làm sao để quản lý vận hành Co-Working hiệu quả cũng dần trở thành bài toán gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. Nhất là khi quản lý và vận hành Co-Working lại ẩn chứa nhiều thách thức do tính chất linh hoạt, phức tạp và yêu cầu cao về trải nghiệm dịch vụ.
Có thể bạn muốn biết:
7 giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng tốt tạo nên uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp
5 Phương án kiểm soát phí quản lý toà nhà văn phòng Minh bạch – An toàn
Cách tính chi phí quản lý toà nhà văn phòng như thế nào? Làm sao quản lý chi phí toà nhà văn phòng?
Vì vậy, để có thể quản lý vận hành Co-Working hiệu quả, nhiều đơn vị vận hành bất động sản chuyên nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý vận hành Co-Working chuyên biệt, qua đó dễ dàng tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Nội dung bài viết
Những thách thức thường gặp khi quản lý vận hành Co-Working
Trong quá trình quản lý vận hành Co-Working, đơn vị vận hành thường gặp phải không ít khó khăn và thách thức do mô hình Co-Working có tính chất linh hoạt cao và tương đối phức tạp, yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng gia tăng và đa dạng. Trong đó có một số thách thức nổi bật như
Quy trình vận hành Co-Working phức tạp và liên tục thay đổi
Khi quản lý vận hành Co-Working, khó khăn nổi trội mà ban quản lý thường phải đối mặt chính là quy trình vận hành của Co-Working tương đối phức tạp và có sự thay đổi nhanh chóng. Hầu hết khách hàng khi thuê văn phòng Co-Working đều là theo giờ, theo ngày, tháng hoặc thời gian linh hoạt. Điều này khiến vấn đề quản lý thời gian sử dụng của Co-Working, quản lý đặt chỗ và thanh toán trở nên thiếu nhất quan nếu không có hệ thống quản lý chuyên biệt.
Khó kiểm soát tài nguyên và chi phí khi quản lý vận hành Co-Working
Trong quá trình quản lý vận hành Co-Working, ban quản lý cũng rất khó kiểm soát chi phí cùng tài nguyên của văn phòng. Điều này thể hiện rõ qua việc quản lý sử dụng phòng họp, thiết bị chung, in ấn,… khó theo dõi khiến việc thất thoát tài nguyên thường xảy ra, gây khó khăn trong kiểm soát chi phí vận hành văn phòng.
Quản lý công nợ khó khăn, thanh toán chậm
Tại mô hình văn phòng chia sẻ Co-Working, khách hàng thường lựa chọn thuê theo gói hoặc linh hoạt thời gian. Điều này khiến vấn đề thu phí khó khăn do phát sinh các công nợ nhỏ lẻ và khó thu hồi. Đây cũng là lý do ban quản lý cần phải có một hệ thống theo dõi công nợ tự động, tránh kế toán bỏ sót công nợ.
Trải nghiệm khách hàng không đồng nhất
Tại các mô hình văn phòng chia sẻ Co-Working hiện nay, phần lớn khách hàng đều đặt nhiều kỳ vọng vào trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và tiện lợi. Do vậy doanh nghiệp cần phải bỏ qua cách thức quản lý thủ công để có thể hỗ trợ khách hàng đặt chỗ online, thanh toán điện tử, nhận thông báo qua app. Quản lý vận hành Co-Working bằng phần mềm sẽ khiến trải nghiệm khách hàng đồng nhất hơn.
Quản lý vận hành Co-Working hiệu quả nhờ ứng dụng phần mềm Landsoft Building
Để vượt qua những khó khăn trong quản lý vận hành Co-Working, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn phòng Co-Working Landsoft Building để có thể đồng bộ hoá toàn bộ quy trình vận hành của Co-Working, nâng cao hiệu suất công việc cho ban quản lý.
Tiện ích nâng cao cho người dùng
Thông qua nền tảng phần mềm Landsoft Building tích hợp đồng bộ với App Mobile, người dùng có thể đặt chỗ online qua website hoặc App và được quản lý đồng bộ trên hệ thống. Phần mềm cũng giúp ban quản lý kiểm soát và quản lý các phòng còn trống, lịch sử dùng Co-Working. Phần mềm tích hợp với các thiết bị công nghệ giúp người dùng có thể Check-in/check-out tự động bằng mã QR hoặc app nội bộ. Đây đều là những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân sự, giảm sai sót và tạo sự chủ động cho khách hàng.
Tự động hóa quản lý hợp đồng & thanh toán
Với giải pháp phần mềm quản lý vận hành Co-Working như Landsoft Building, doanh nghiệp có thể tạo hợp đồng điện tử nhanh chóng, đồng thời lưu trữ hợp đồng trên hệ thống phần mềm. Phần mềm cũng hỗ trợ người dùng nhắc hạn thanh toán qua Email/SMS/Zalo, tích hợp thanh toán online và ghi nhận công nợ tự động. Những tính năng này giúp doanh nghiệp giảm tải thời gian xử lý công việc thủ công, gia tăng tỷ lệ thu hồi công nợ và minh bạch hóa dòng tiền.
Kiểm soát chi phí dịch vụ và tài nguyên tại Co-Working
Khi sử dụng phần mềm như Landsoft Building để quản lý vận hành Co-Working, ban quản lý dễ dàng kiểm soát chặt chẽ các tài nguyên tiện ích như điện, nước, in ấn, phòng họp, tủ locker,… đều có thể thiết lập gói dịch vụ và theo dõi theo người dùng hoặc phòng làm việc. Hệ thống phần mềm Landsoft Building sẽ giúp ban quản lý ghi nhận từng lượt sử dụng tài nguyên, tự động tính phí dịch vụ và tạo báo cáo sử dụng chi tiết cho người dùng. Điều này giúp ban quản lý kiểm soát chặt chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Sử dụng phần mềm Landsoft Building để quản lý vận hành Co-Working giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng nội bộ nhờ ứng dụng App Vime. Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng gửi thông báo, lịch sự kiện, thông tin khuyến mãi tới khách hàng, và cho phép khách gửi yêu cầu bảo trì/dịch vụ từ App. Qua đó cũng giúp khách hàng chủ động hơn trong sử dụng dịch vụ, gia tăng khả năng kết nối và làm hài lòng khách hàng hơn.
Ngoài ra, phần mềm quản lý vận hành Co-Working còn tích hợp hệ thống báo cáo thống kê toàn diện, giúp nhà quản lý theo dõi được tỷ lệ lấp đầy chỗ ngồi, doanh thu theo gói dịch vụ, tình trạng sử dụng tiện ích theo khu vực,… từ đó nhà quản lý có thể đưa ra được chiến lược kinh doanh nhanh chóng và chính xác để tối ưu được hiệu quả kinh doanh.
Quản lý vận hành Co-Working hiệu quả không thể thiếu sự hỗ trợ của công nghệ. Việc ứng dụng phần mềm quản lý chuyên biệt giúp các đơn vị vận hành tối ưu quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng, kiểm soát tài chính tốt hơn và phát triển mô hình bền vững hơn trong dài hạn.
