Trong nhiều năm qua, khi nhắc đến tối ưu vận hành tòa nhà, giải pháp đầu tiên mà Ban quản lý nghĩ tới thường là “triển khai phần mềm”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít tòa nhà đã đầu tư phần mềm nhưng quản trị vận hành tòa nhà vẫn rối, nhân sự vẫn quá tải, cư dân vẫn khiếu nại, còn lãnh đạo thì thiếu dữ liệu để ra quyết định.

Quản trị vận hành tòa nhà không chỉ cần phần mềm, mà cần bài toán quản trị vận hành

Vấn đề quản trị vận hành tòa nhà nằm ở chỗ: phần mềm chỉ là công cụ, còn hiệu quả hay không phụ thuộc vào việc tòa nhà có giải được bài toán quản trị vận hành tòa nhà hay không. Nếu không thay đổi tư duy quản trị, phần mềm dù hiện đại đến đâu cũng chỉ dừng lại ở mức “số hóa hình thức”.

 

Xem thêm: Landsoft Building – Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện

 

Quản trị vận hành tòa nhà là gì? Vì sao nhiều nơi đang hiểu sai?

Quản trị vận hành tòa nhà không đơn thuần là việc xử lý sự cố phát sinh, thu phí đúng hạn hay lập báo cáo định kỳ cho đủ hồ sơ. Về bản chất, quản trị vận hành tòa nhà là quá trình tổ chức, kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành của tòa nhà dựa trên dữ liệu, quy trình chuẩn hóa và trách nhiệm được phân định rõ ràng giữa các bộ phận.

Tuy nhiên, tại nhiều tòa nhà hiện nay, khái niệm quản trị vận hành tòa nhà vẫn đang bị hiểu sai hoặc hiểu chưa đầy đủ. Không ít Ban quản lý đồng nhất quản trị vận hành với việc “giải quyết sự cố”, đặt trọng tâm vào con người thay vì hệ thống, vận hành chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân và ra quyết định bằng cảm tính thay vì số liệu.

Chính cách hiểu lệch này khiến nhiều đơn vị lầm tưởng rằng chỉ cần triển khai phần mềm là có thể cải thiện ngay công tác quản trị vận hành tòa nhà.

Xem thêm: Chuyển đổi số quản lý tòa nhà – Ban quản lý nên bắt đầu từ đâu để không “vỡ trận”?

 

Có phần mềm nhưng vì sao quản trị vận hành tòa nhà vẫn thất bại?

Thực tế cho thấy, rất nhiều tòa nhà rơi vào tình trạng “có phần mềm nhưng không dùng hết”. Nhân sự vẫn làm việc song song trên Excel, sổ giao ca giấy vẫn tồn tại, báo cáo vẫn phải tổng hợp thủ công, còn Ban quản lý thì luôn trong trạng thái quá tải.

Nguyên nhân sâu xa không nằm ở việc phần mềm kém chất lượng, mà đến từ việc bài toán quản trị vận hành tòa nhà chưa được giải đúng cách. Khi tư duy quản trị chưa rõ ràng, phần mềm chỉ phản ánh lại sự rối rắm hiện hữu, thay vì giúp tòa nhà vận hành trơn tru hơn.

Quản trị vận hành tòa nhà thiếu quy trình chuẩn

Một trong những điểm yếu phổ biến nhất là quản trị vận hành thiếu quy trình thống nhất. Mỗi bộ phận – từ lễ tân, kỹ thuật đến kế toán – vận hành theo một cách riêng. Không có quy trình chuẩn cho tiếp nhận phản ánh cư dân, xử lý sự cố, bảo trì thiết bị hay bàn giao công việc theo ca.

Trong bối cảnh đó, phần mềm quản trị vận hành tòa nhà không thể phát huy hiệu quả. Thay vì giúp chuẩn hóa, hệ thống chỉ “số hóa” lại sự thiếu đồng bộ, khiến Ban quản lý cảm thấy công việc còn phức tạp hơn trước.

Quản trị vận hành tòa nhà thiếu dữ liệu đáng tin cậy

Dữ liệu là nền tảng của quản trị vận hành hiện đại. Tuy nhiên, tại nhiều tòa nhà, dữ liệu cư dân, thiết bị, công nợ hay sự cố chưa được chuẩn hóa và cập nhật realtime. Việc nhập liệu thủ công, rời rạc giữa các bộ phận khiến dữ liệu nhanh chóng sai lệch.

Khi dữ liệu đầu vào không chính xác, báo cáo quản trị vận hành tòa nhà chắc chắn sẽ sai. Và khi báo cáo sai, các quyết định của ban quản lý cũng đi sai hướng, kéo theo nhiều hệ lụy trong vận hành dài hạn.

Quản trị vận hành tòa nhà không bám sát thực tế ca trực

Vận hành tòa nhà diễn ra liên tục 24/7 theo ca, nhưng công tác quản trị vận hành tòa nhà tại nhiều nơi lại không gắn chặt với ca trực thực tế. Không có nhật ký vận hành số, không ghi nhận rõ công việc theo từng ca, từng thời điểm, dẫn đến việc bàn giao bị đứt gãy.

Điều này dẫn tới tình trạng Ban quản lý luôn rơi vào trạng thái bị động, phải “chữa cháy” liên tục vì không nắm được bức tranh vận hành theo thời gian thực.

Bản chất bài toán quản trị vận hành tòa nhà: Không phải công nghệ, mà là hệ thống

Để quản trị vận hành tòa nhà hiệu quả, Ban quản lý cần nhìn bài toán ở cấp độ hệ thống, thay vì chỉ tìm một công cụ hỗ trợ. Một bài toán quản trị vận hành đúng bản chất cần trả lời rõ ràng các câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm cho công việc nào, trong ca nào? Dữ liệu được ghi nhận ở đâu, có đồng bộ hay không? Ban quản lý có theo dõi được tình hình vận hành theo thời gian thực không? Báo cáo dùng để ra quyết định hay chỉ để hoàn thiện hồ sơ?

Chỉ khi những câu hỏi này được giải đáp, phần mềm quản lý tòa nhà mới thực sự trở thành nền tảng quản trị vận hành, thay vì một công cụ rời rạc.

Quản trị vận hành tòa nhà hiện đại cần những yếu tố nào?

Quản trị vận hành tòa nhà hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình vận hành. Mọi nghiệp vụ – từ tiếp nhận phản ánh cư dân, xử lý sự cố kỹ thuật, bảo trì thiết bị đến thu phí và báo cáo – cần được thống nhất giữa các bộ phận, không phụ thuộc vào cá nhân.

Bên cạnh đó, dữ liệu quản trị vận hành tòa nhà cần được tập trung và cập nhật realtime, thu thập trực tiếp từ nghiệp vụ phát sinh. Khi dữ liệu được ghi nhận từ gốc, Ban quản lý mới có cái nhìn chính xác về tình trạng vận hành tại mọi thời điểm.

Một yếu tố không thể thiếu khác là việc gắn quản trị vận hành với ca trực. Mỗi công việc cần được gắn với ca cụ thể, có nhật ký vận hành số để đảm bảo tính liên tục. Đồng thời, trách nhiệm và hiệu suất cần được đo lường minh bạch bằng KPI theo bộ phận, theo ca và theo thời gian.

Xem thêm: Quản lý công việc tòa nhà theo phòng ban: Làm sao kiểm soát công việc theo thời gian thực?

 

Khi nào phần mềm trở thành nền tảng quản trị vận hành tòa nhà?

Phần mềm chỉ thực sự có giá trị khi được đặt đúng vai trò: nền tảng để triển khai bài toán quản trị vận hành tòa nhà, chứ không phải mục tiêu cuối cùng. Một nền tảng đúng nghĩa cần “đóng khung” quy trình ngay trên hệ thống, ghi nhận dữ liệu từ gốc, kết nối các bộ phận trên cùng một luồng vận hành và cung cấp dữ liệu realtime cho lãnh đạo ra quyết định.

Landsoft Building – Nền tảng giải bài toán quản trị vận hành tòa nhà

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building được phát triển như một nền tảng giải quyết bài toán quản trị vận hành tòa nhà một cách toàn diện. Hệ thống giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành: từ lễ tân tiếp nhận phản ánh cư dân, kỹ thuật xử lý sự cố và bảo trì thiết bị, kế toán thu phí – công nợ, đến Ban quản lý theo dõi dashboard và báo cáo KPI realtime.

Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống, tạo ra dữ liệu quản trị vận hành đồng bộ, chính xác và xuyên suốt.

Từ phần mềm sang tư duy quản trị vận hành

Điểm khác biệt của phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building không nằm ở số lượng tính năng, mà ở khả năng hỗ trợ Ban quản lý chuyển đổi từ tư duy “làm việc” sang tư duy quản trị vận hành tòa nhà. Thay vì xử lý sự cố khi đã phát sinh, Ban quản lý có thể chủ động theo dõi vận hành theo thời gian thực. Thay vì báo cáo thủ công, dữ liệu được tổng hợp tự động và minh bạch.

Quản trị vận hành tòa nhà bền vững bắt đầu từ nền tảng đúng

Trong bối cảnh quy mô tòa nhà ngày càng lớn và yêu cầu của cư dân ngày càng cao, quản trị vận hành tòa nhà không thể tiếp tục dựa vào kinh nghiệm cá nhân hay giấy tờ rời rạc. Phần mềm là cần thiết, nhưng chỉ thực sự phát huy giá trị khi phục vụ đúng bài toán quản trị vận hành.

Với cách tiếp cận nền tảng, phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building giúp Ban quản lý xây dựng hệ thống vận hành chủ động, minh bạch và dựa trên dữ liệu – nền móng cho sự phát triển bền vững của tòa nhà trong dài hạn.