Trong bối cảnh vận hành tòa nhà ngày càng phức tạp, phần mềm quản lý tòa nhà được xem là “trợ thủ” không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, minh bạch tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp thất bại hoặc “nửa vời” khi ứng dụng công nghệ, dù đã đầu tư không nhỏ về chi phí và thời gian.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải

Nguyên nhân không nằm ở việc phần mềm không tốt, mà đến từ những sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà ngay từ giai đoạn đầu. Những sai lầm này nếu không được nhận diện sớm sẽ khiến hệ thống vận hành rối rắm, nhân sự phản ứng tiêu cực, thậm chí làm gián đoạn hoạt động của cả tòa nhà.

Vậy đâu là những sai lầm phổ biến nhất? Doanh nghiệp cần tránh gì để triển khai phần mềm quản lý tòa nhà hiệu quả và bền vững? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết.

 

Xem thêm: Landsoft Building – Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện

 

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà: Chỉ xem phần mềm là “công cụ nhập liệu”

Một trong những sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà phổ biến nhất hiện nay là doanh nghiệp chỉ coi phần mềm như một công cụ nhập liệu, lưu trữ thông tin thay thế cho Excel. Cách tiếp cận này khiến phần mềm không khác gì một “kho dữ liệu điện tử”, trong khi giá trị cốt lõi của công nghệ lại nằm ở khả năng tự động hóa và tối ưu vận hành.

Trên thực tế, nhiều ban quản lý đã mua phần mềm nhưng vẫn xử lý công việc chính qua Excel, Zalo hoặc giấy tờ thủ công. Dữ liệu chỉ được nhập lên hệ thống để “đủ báo cáo”, còn các tính năng liên thông, tự động hóa quy trình gần như không được khai thác.

Điều này khiến nhân sự rơi vào tình trạng “vừa làm tay, vừa làm máy”, dẫn đến tâm lý mệt mỏi, chống đối hoặc bỏ sử dụng phần mềm sau một thời gian ngắn. Về bản chất, phần mềm quản lý tòa nhà cần được xem là trung tâm vận hành, nơi mọi dữ liệu và quy trình hội tụ, chứ không phải một công cụ phụ trợ đứng bên lề.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà là không chuẩn hóa quy trình

Một sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà khác mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là đưa phần mềm vào sử dụng khi quy trình nội bộ còn chưa rõ ràng. Trong nhiều trường hợp, mỗi nhân sự làm việc theo một cách khác nhau, không có tài liệu hướng dẫn vận hành chuẩn, dẫn đến sự thiếu thống nhất trong toàn bộ hệ thống.

Khi đó, phần mềm bị “ép” phải chạy theo những quy trình cũ vốn đã rối rắm và thiếu logic. Hệ quả là hệ thống ngày càng phức tạp, khó sử dụng, khó đào tạo nhân sự mới và gần như không thể mở rộng khi quy mô tòa nhà tăng lên.

Thay vì chỉ đặt câu hỏi “phần mềm có làm đúng quy trình hiện tại không?”, doanh nghiệp nên đặt vấn đề ngược lại: quy trình nào cần được chuẩn hóa để phần mềm phát huy hiệu quả tốt nhất? Đây là tư duy nền tảng giúp tránh những sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà ngay từ đầu.

Xem thêm: Quản trị vận hành tòa nhà không chỉ cần phần mềm, mà cần bài toán quản trị vận hành

 

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà: Chọn phần mềm không phù hợp loại hình tòa nhà

Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi mô hình vận hành. Một sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà rất thường gặp là doanh nghiệp lựa chọn phần mềm theo tiêu chí giá rẻ hoặc theo lời giới thiệu, mà không đánh giá đúng đặc thù của tòa nhà mình đang quản lý.

Trong khi đó, mỗi loại hình tòa nhà như chung cư thương mại, chung cư NOXH, tòa nhà văn phòng hay khu phức hợp – trung tâm thương mại đều có những yêu cầu nghiệp vụ rất khác nhau. Việc sử dụng phần mềm chung chung, không chuyên sâu sẽ dẫn đến tình trạng thiếu các tính năng đặc thù, phải “lách” quy trình hoặc xử lý thủ công bên ngoài hệ thống.

Đây chính là sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà khiến doanh nghiệp “đầu tư một lần, nhưng rối lâu dài”.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà do không chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Dữ liệu được ví như “xương sống” của hệ thống quản lý, nhưng lại thường bị xem nhẹ trong quá trình triển khai. Rất nhiều doanh nghiệp đưa phần mềm vào sử dụng khi dữ liệu cư dân không đồng nhất, công nợ thiếu lịch sử rõ ràng, hợp đồng lưu trữ rời rạc.

Khi dữ liệu có sai lệch lại được đưa vào hệ thống mới, phần mềm dù tốt đến đâu cũng nhanh chóng trở nên lộn xộn. Báo cáo sai lệch, khó đối soát công nợ, mất niềm tin từ ban quản trị và cư dân là những hệ quả dễ thấy. Đây là sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà âm thầm nhưng để lại hậu quả lâu dài.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà: Thiếu đào tạo và truyền thông nội bộ

Một hệ thống quản lý chỉ thực sự thành công khi con người sẵn sàng sử dụng nó. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua yếu tố này. Nhân sự không được đào tạo bài bản, chỉ được hướng dẫn qua loa hoặc phải “tự mò”, trong khi lợi ích của phần mềm đối với từng vị trí công việc không được truyền thông rõ ràng.

Điều này khiến nhân sự sợ thay đổi, ngại sử dụng công nghệ và xem phần mềm như “gánh nặng thêm việc”. Đây là sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà dẫn đến tỷ lệ sử dụng thấp, dù hệ thống đã được đầu tư nghiêm túc.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà là không có lộ trình dài hạn

Nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm theo kiểu giải quyết tình huống trước mắt, thiếu tầm nhìn dài hạn. Hệ quả là phần mềm không thể mở rộng khi quy mô tòa nhà tăng, không đáp ứng được yêu cầu mới từ ban quản trị và buộc phải thay hệ thống chỉ sau 1–2 năm sử dụng.

Trong khi đó, triển khai phần mềm quản lý tòa nhà thực chất là một phần của chiến lược chuyển đổi số, đòi hỏi lộ trình rõ ràng theo từng giai đoạn. Việc thiếu định hướng dài hạn chính là sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí nhưng hiệu quả không bền vững.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà: Không chọn đối tác đồng hành lâu dài

Một phần mềm quản lý tòa nhà tốt cần đi kèm với đội ngũ triển khai am hiểu nghiệp vụ, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và khả năng tư vấn cải tiến quy trình trong suốt quá trình vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ chọn nhà cung cấp bán phần mềm mà thiếu năng lực đồng hành lâu dài.

Khi phát sinh nghiệp vụ mới, cần tùy chỉnh theo thực tế hoặc đào tạo lại nhân sự, doanh nghiệp dễ rơi vào thế “tự bơi”. Đây là sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà khiến hệ thống dần bị bỏ quên sau khi ký hợp đồng.

Xem thêm: Chuyển đổi số quản lý tòa nhà – Ban quản lý nên bắt đầu từ đâu để không “vỡ trận”?

 

Làm thế nào để tránh sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà?

Để tránh những sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà kể trên, doanh nghiệp cần tiếp cận theo hướng bài bản và có chiến lược. Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu triển khai gắn với bài toán vận hành cụ thể. Song song đó là việc chuẩn hóa quy trình và dữ liệu trước khi áp dụng phần mềm.

Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn phần mềm chuyên sâu cho quản lý tòa nhà, đào tạo và truyền thông nội bộ trong suốt quá trình triển khai, đồng thời ưu tiên các đối tác công nghệ có khả năng đồng hành lâu dài. Triển khai đúng ngay từ đầu sẽ giúp phần mềm phát huy giá trị thực, thay vì trở thành gánh nặng cho đội ngũ vận hành.

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building – Chìa khóa thành công khi triển khai đúng cách

Khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building, doanh nghiệp có thể tránh được phần lớn các sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà thường gặp. Hệ thống giúp quy trình vận hành trở nên mạch lạc, dữ liệu được tập trung và minh bạch, giảm sự phụ thuộc vào cá nhân và nâng cao chất lượng dịch vụ cho cư dân.

Được phát triển từ thực tế vận hành của hàng trăm dự án tòa nhà tại Việt Nam, Landsoft Building cho phép doanh nghiệp từng bước xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, linh hoạt và sẵn sàng mở rộng theo quy mô dự án trong tương lai.

Quan trọng là Landsoft Building có đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu, trực tiếp tới tận nơi làm việc với khách hàng để nghiên cứu quy trình vận hành, xây dựng phần mềm bám sát với quy mô và đặc thù của từng dự án. Đồng thời, đội ngũ kỹ thuật viên cũng sẽ có những buổi đào tạo nhân sự trực tiếp giúp ban quản lý tòa nhà có thể ứng dụng phần mềm trơn tru và hiệu quả.

Sai lầm khi triển khai phần mềm quản lý tòa nhà không nằm ở công nghệ, mà nằm ở cách doanh nghiệp tiếp cận và triển khai. Phần mềm chỉ thực sự hiệu quả khi được đặt trong một chiến lược rõ ràng, có lộ trình, có con người và có đối tác đồng hành phù hợp.