Vận hành tòa nhà, đặc biệt là chung cư, cao ốc văn phòng hay khu phức hợp, đòi hỏi đội ngũ ban quản lý phải xử lý hàng loạt công việc phức tạp: thu – quản lý phí dịch vụ, xử lý yêu cầu cư dân, bảo trì thiết bị, quản lý nhân sự, kiểm soát an ninh… Nếu vẫn áp dụng phương pháp thủ công hoặc các công cụ rời rạc, không chỉ tốn nhiều nhân lực mà còn dễ xảy ra sai sót, thất thoát ngân sách.
Có thể bạn muốn biết:
TTC Land tối ưu vận hành hàng chục toà nhà nhờ phần mềm Landsoft Building như thế nào?
Tích hợp hệ thống thanh toán trên Landsoft Building – Tăng tiện lợi cho cả cư dân và ban quản lý
Nhiều nghiên cứu và thực tiễn quản lý cho thấy, việc ứng dụng phần mềm quản lý vận hành tòa nhà có thể giúp cắt giảm từ 15 – 30% chi phí vận hành mỗi năm, tương đương hàng trăm triệu đồng cho một tòa nhà quy mô trung bình. Không chỉ tiết kiệm chi phí nhân sự và quản lý giấy tờ, phần mềm còn giúp tối ưu quy trình, giảm thiểu lỗi, tăng hiệu suất công việc và nâng cao trải nghiệm cư dân.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các khoản tiết kiệm mà phần mềm mang lại, đồng thời gợi ý giải pháp Landsoft Building – nền tảng quản lý vận hành toàn diện đang được nhiều chủ đầu tư, ban quản lý lựa chọn.
Chi phí vận hành toà nhà là gánh nặng không nhỏ
Để vận hành toà nhà chung cư, văn phòng hay khu phức hợp đòi hỏi ngân sách lớn để duy trì hoạt động ổn định. Trong đó các khoản chi phí vận hành toà nhà phổ biến bao gồm chi phí cho nhân sự, từ lễ tân đến, bảo vệ, kỹ thuật, kế toán, vệ sinh… Ngoài ra, toà nhà còn tiêu tốn không ít chi phí cho các hoạt động hành chính như giấy tờ, in ấn, lưu trữ, liên lạc.
Đồng thời, ban quản lý còn cần cân nhắc về chi phí trong quản lý tài chính như các hoạt động theo dõi công nợ, thu phí dịch vụ, xử lý hóa đơn cùng với chi phí xử lý sự cố và bảo trì. Với một tòa nhà quy mô trung bình (200 – 300 căn hộ), tổng chi phí vận hành hàng năm có thể lên tới hàng tỷ đồng.
Đây đều là những khoản chi phí khổng lồ, tạo gánh nặng tương đối lớn cho chủ đầu tư cùng với đơn vị quản lý vận hành toà nhà. Vì thế nếu toà nhà không có giải pháp quản lý khoa học và tiết kiệm thì sẽ hao hụt khá nhiều chi phí vận hành toà nhà hàng năm.
Những nguyên nhân khiến chi phí vận hành toà nhà tăng cao
Một trong những nguyên nhân dẫn tới chi phí vận hành toà nhà tăng cao thường do quy trình làm việc thủ công, quá trình từ nhập liệu cho tới lập báo cáo, thu phí cư dân mất nhiều nguồn lực về thời gian và nhân sự. Đồng thời, có những toà nhà trong quá trình vận hành có thể xuất hiện sai sót trong quản lý như nhầm lẫn công nợ, hóa đơn, hoặc bỏ sót dịch vụ cần thu.
Đặc biệt, khi ban quản lý toà nhà không thể giám sát hiệu quả được quá trình vận hành, không theo dõi được tiến độ bảo trì, xử lý sự cố dẫn tới phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Hoặc là thông tin vận hành toà nhà không được đồng bộ, các bộ phận làm việc rời rạc, tốn thời gian trao đổi, chậm xử lý yêu cầu của cư dân. Đây đều là những nguyên nhân cơ bản dẫn tới chi phí vận hành toà nhà tăng cao hơn theo từng năm.
Dùng phần mềm quản lý – Giải pháp tiết kiệm chi phí vận hành toà nhà hiệu quả
Để tiết kiệm chi phí vận hành toà nhà hiệu quả, phần lớn các chủ đầu tư cùng đơn vị quản lý vận hành hiện nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý toà nhà như Landsoft Building. Những nền tảng phần mềm quản lý vận hành toà nhà Landsoft Building đều là giải pháp quản lý vận hành chuyên biệt, được thiết kế riêng theo từng quy mô dự án toà nhà cũng như quy trình vận hành của từng mô hình toà nhà. Phần mềm giúp ban quản lý số hóa và tự động hóa hầu hết quy trình vận hành toà nhà, từ quản lý công việc, cư dân, dịch vụ, tới công nợ, hóa đơn.
Nhờ các giải pháp quản lý vận hành tự động hoá trên phần mềm Landsoft Building, ban quản lý có thể tiết kiệm tối đa chi phí trong các công việc như:
+ Giảm chi phí nhân sự nhờ quy trình tự động hoá, một nhân sự có thể đảm nhận nhiều công việc nhờ công cụ hỗ trợ, giảm nhu cầu tuyển thêm người.
+ Cắt giảm bớt chi phí hành chính như in ấn giấy tờ, hóa đơn nhờ hóa đơn điện tử và thông báo online, chi phí văn phòng phẩm và gọi điện thoại cũng giảm bớt.
+ Ngăn ngừa thất thoát tài chính hiệu quả nhờ hệ thống quản lý công nợ chặt chẽ, tránh bỏ sót khoản thu. Phần mềm tự động đối soát và cập nhật số liệu, giảm sai sót dẫn đến tổn thất.
+ Rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu cư dân, gia tăng sự hài lòng và giảm khiếu nại. Điều này giúp ban quản lý tiết kiệm thời gian làm việc, tập trung nhiều hơn vào các chiến lược nâng cao dịch vụ thay vì xử lý sự cố phát sinh.
Có thể nói, sử dụng phần mềm quản lý toà nhà chuyên nghiệp như Landsoft Building là giải pháp ưu việt giúp ban quản ly giảm 20 – 30% chi phí nhân sự (~200 – 300 triệu/năm với tòa nhà quy mô trung bình), tiết kiệm 50 – 70% chi phí hành chính (~50 – 70 triệu/năm). Phần mềm cũng giúp ban quản lý ngăn ngừa thất thoát hàng trăm triệu đồng nhờ quản lý công nợ và dịch vụ chặt chẽ.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà không chỉ giúp giảm gánh nặng công việc mà còn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho ban quản lý. Và phần mềm quản lý vận hành toà nhà Landsoft Building chính là giải pháp toàn diện, hiện đại, giúp chủ đầu tư và đơn vị vận hành bất động sản tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành.
