Mỗi tháng, khi đến kỳ thu phí dịch vụ, nhiều ban quản lý tòa nhà lại bước vào một guồng công việc quen thuộc: lập thông báo phí, gửi đến cư dân, tiếp nhận thanh toán, kiểm tra giao dịch, đối chiếu sao kê, cập nhật trạng thái đã thu và xử lý những trường hợp chênh lệch hoặc chưa xác định được người thanh toán.

Khi quy mô tòa nhà càng lớn, số lượng giao dịch càng nhiều, áp lực đối soát càng tăng. Một vài giao dịch chưa ghi đúng nội dung chuyển khoản, thanh toán thiếu, thanh toán thừa hoặc chuyển tiền nhưng chưa kịp cập nhật cũng có thể khiến bộ phận kế toán và ban quản lý mất nhiều thời gian kiểm tra.

Thanh toán phí dịch vụ online: Giải pháp giảm áp lực đối soát cho Ban quản lý

Đây cũng là lý do thanh toán phí dịch vụ online đang trở thành một phần quan trọng trong quá trình số hóa vận hành tòa nhà. Tuy nhiên, giá trị của việc thanh toán trực tuyến không chỉ nằm ở sự thuận tiện cho cư dân. Khi được kết nối với hệ thống quản lý và giải pháp thanh toán phù hợp, quy trình này còn giúp ban quản lý giảm đáng kể các thao tác đối soát thủ công, hạn chế sai lệch dữ liệu và theo dõi tình hình thu phí hiệu quả hơn.

Xem thêm: Landsoft Building – Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện

Khi đối soát thanh toán vẫn là “gánh nặng” của Ban quản lý

Tại nhiều tòa nhà, quy trình thu phí vẫn diễn ra qua nhiều bước rời rạc. Ban quản lý lập thông báo phí, cư dân nhận thông tin và thực hiện chuyển khoản. Sau đó, nhân sự phải kiểm tra sao kê ngân hàng, xác định giao dịch thuộc về căn hộ nào, đối chiếu số tiền và cập nhật trạng thái thanh toán trên hệ thống hoặc Excel.

Quy trình này tưởng chừng đơn giản, nhưng khi số lượng căn hộ lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn, áp lực công việc có thể tăng lên rất nhanh.

Một giao dịch chuyển khoản không ghi rõ mã căn hộ có thể khiến kế toán mất thời gian tìm kiếm. Một cư dân thanh toán nhiều khoản trong cùng một lần chuyển tiền có thể cần đối chiếu lại chi tiết. Trong khi đó, những giao dịch phát sinh vào cuối ngày hoặc ngoài giờ làm việc cũng có thể khiến trạng thái thanh toán chưa được cập nhật ngay.

Hệ quả là ban quản lý không chỉ mất thời gian đối soát mà còn phải liên tục xử lý các câu hỏi quen thuộc từ cư dân:

Tôi đã thanh toán nhưng tại sao hệ thống chưa cập nhật?

Khoản tiền tôi vừa chuyển đã được ghi nhận chưa?

Tháng này tôi còn nợ bao nhiêu?

Tôi có thể thanh toán trực tiếp bằng điện thoại không?

Nếu toàn bộ quá trình vẫn phụ thuộc vào việc kiểm tra và cập nhật thủ công, khối lượng công việc sẽ tăng theo số lượng giao dịch.

Thanh toán phí dịch vụ online không chỉ là thêm một phương thức thanh toán

Nhiều doanh nghiệp triển khai thanh toán phí dịch vụ online với mục tiêu đơn giản là giúp cư dân dễ dàng thanh toán hơn. Tuy nhiên, giá trị lớn hơn nằm ở khả năng kết nối toàn bộ quy trình từ lúc phát sinh khoản phải thu cho đến khi giao dịch được ghi nhận.

Một quy trình số hóa có thể diễn ra theo hướng: Thông báo phí → Cư dân tra cứu khoản phải thanh toán → Thanh toán trên App → Giao dịch được ghi nhận → Hệ thống hỗ trợ cập nhật trạng thái và đối soát.

Thay vì để mỗi bước nằm trên một công cụ khác nhau, dữ liệu có thể được kết nối xuyên suốt giữa ứng dụng cư dân, hệ thống quản lý tòa nhà và nền tảng thanh toán.

Đây là điểm khác biệt giữa việc “cho phép cư dân thanh toán online” và xây dựng một quy trình thanh toán phí dịch vụ online có khả năng hỗ trợ vận hành.

1. Giảm thời gian kiểm tra thông tin người thanh toán

Một trong những khó khăn lớn nhất của đối soát thủ công là xác định chính xác một giao dịch thuộc về ai và được dùng để thanh toán khoản nào.

Khi cư dân chuyển khoản trực tiếp theo cách thông thường, thông tin giao dịch có thể không thống nhất. Có người ghi số căn hộ, có người ghi tên, có người không ghi nội dung hoặc sử dụng nội dung khó xác định. Điều này khiến nhân sự phải kiểm tra sao kê, tìm kiếm thông tin và đối chiếu với danh sách công nợ.

Khi thanh toán phí dịch vụ online được thực hiện từ chính tài khoản cư dân trên ứng dụng, giao dịch có thể được gắn với thông tin thanh toán tương ứng. Nhờ đó, quy trình xác định người thanh toán và khoản phí cần xử lý trở nên rõ ràng hơn.

Ban quản lý không cần dành quá nhiều thời gian cho những thao tác truy tìm thông tin vốn có thể được hỗ trợ bằng dữ liệu đã có trong hệ thống.

Xem thêm: App cư dân chung cư: Vì sao cư dân không còn muốn làm mọi thủ tục trực tiếp tại Ban quản lý?

2. Rút ngắn chuỗi thao tác đối chiếu thủ công

Đối soát truyền thống thường yêu cầu nhân sự thực hiện nhiều thao tác lặp lại: tải hoặc kiểm tra sao kê, lọc giao dịch, so sánh số tiền, xác định căn hộ, kiểm tra khoản phải thu và cập nhật trạng thái. Với số lượng giao dịch lớn, chỉ một vài thao tác lặp lại hàng trăm lần cũng có thể tạo ra áp lực đáng kể.

Khi App, phần mềm quản lý tòa nhà và nền tảng thanh toán được kết nối, dữ liệu giao dịch có thể được chuyển về hệ thống để hỗ trợ quá trình đối chiếu và cập nhật trạng thái.

Nhân sự khi đó không còn phải xử lý mọi giao dịch theo cùng một cách thủ công. Thay vào đó, có thể tập trung vào những trường hợp thực sự cần kiểm tra như giao dịch chênh lệch, thanh toán bất thường hoặc các khoản phát sinh đặc biệt.

Đây chính là cách thanh toán phí dịch vụ online giúp giảm áp lực vận hành mà không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn vai trò kiểm soát của con người.

3. Cư dân chủ động thanh toán, Ban quản lý chủ động theo dõi

Một trong những vấn đề của quy trình thu phí truyền thống là ban quản lý thường phải chủ động nhắc, hướng dẫn và xác nhận thanh toán cho cư dân. Khi cư dân có thể tra cứu thông tin phí và thanh toán ngay trên ứng dụng, nhiều thao tác cơ bản được chuyển thành hình thức tự phục vụ.

Cư dân có thể chủ động kiểm tra các khoản phí cần thanh toán, theo dõi thông tin phí theo từng kỳ, thực hiện thanh toán trên ứng dụng và tra cứu lịch sử giao dịch và tình trạng thanh toán. Trong khi đó, ban quản lý có thể tập trung theo dõi tình hình thu phí, công nợ và những giao dịch cần xử lý.

Sự thay đổi này giúp mô hình vận hành chuyển từ việc nhân sự xử lý từng yêu cầu sang cư dân chủ động thao tác – hệ thống hỗ trợ ghi nhận – ban quản lý kiểm soát các trường hợp cần thiết.

4. Hạn chế sai sót khi cập nhật trạng thái thanh toán

Nhập dữ liệu thủ công luôn đi kèm với nguy cơ sai sót. Một giao dịch có thể đã được thanh toán nhưng chưa được cập nhật. Một khoản tiền có thể được ghi nhận nhầm căn hộ. Hoặc nhân sự có thể mất thời gian kiểm tra lại dữ liệu khi cư dân phản ánh trạng thái thanh toán chưa chính xác.

Khi dữ liệu thanh toán phí dịch vụ online được kết nối với hệ thống vận hành, việc cập nhật thông tin có thể được hỗ trợ tự động theo quy trình triển khai thực tế. Điều này giúp hạn chế tình trạng dữ liệu giao dịch nằm ở một nơi, trong khi công nợ và trạng thái thanh toán lại được theo dõi ở một hệ thống khác.

Dữ liệu càng được kết nối xuyên suốt, ban quản lý càng giảm được số lần nhập lại và đối chiếu lại cùng một thông tin.

5. Hỗ trợ theo dõi tình hình thu phí nhanh hơn

Đối với ban quản lý, vấn đề không chỉ là “một giao dịch đã được thanh toán hay chưa”. Điều quan trọng hơn là phải biết: tổng số phí cần thu trong kỳ là bao nhiêu? Đã thu được bao nhiêu? Còn bao nhiêu khoản chưa thanh toán? Tỷ lệ thu phí đang thay đổi như thế nào? Những khoản nào đã quá hạn? Tòa nhà hoặc khu vực nào đang có tỷ lệ thu thấp?

Khi dữ liệu giao dịch được kết nối với hệ thống quản lý, doanh nghiệp có cơ sở để theo dõi bức tranh thu phí tập trung hơn. Thay vì chờ nhân sự tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn, ban quản lý và cấp lãnh đạo có thể sử dụng dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành để theo dõi tình hình và đưa ra phương án xử lý phù hợp.

6. Giảm áp lực xử lý khi số lượng căn hộ tăng lên

Một tòa nhà 100 căn hộ và một khu đô thị có hàng nghìn căn hộ sẽ tạo ra hai mức độ phức tạp hoàn toàn khác nhau. Nếu quy trình thu phí vẫn được xử lý chủ yếu bằng Excel, sao kê và kiểm tra thủ công, doanh nghiệp thường phải tăng tương ứng nguồn lực khi quy mô cư dân tăng lên. Đây là một trong những giới hạn lớn của mô hình vận hành thủ công.

Một hệ thống thanh toán phí dịch vụ online được kết nối với nền tảng quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xử lý giao dịch. Khi số lượng căn hộ hoặc dự án tăng, hệ thống có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khối lượng giao dịch lớn hơn mà không phải mở rộng tương ứng số lượng thao tác thủ công.

Mục tiêu không phải là để phần mềm thay thế hoàn toàn nhân sự, mà là giúp đội ngũ hiện tại có thể xử lý khối lượng công việc hiệu quả hơn.

App Landsoft Home hỗ trợ số hóa quy trình thanh toán phí dịch vụ

Đối với cư dân, việc phải gọi điện hỏi phí, chờ thông báo hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn thủ công có thể tạo ra nhiều điểm bất tiện. Đây là bài toán mà ứng dụng quản lý tòa nhà App Landsoft Home hướng tới giải quyết thông qua việc đưa các nhu cầu thường xuyên của cư dân lên môi trường số.

Thông qua App Landsoft Home, cư dân có thể tra cứu các khoản phí, theo dõi thông tin thanh toán và thực hiện thanh toán phí dịch vụ online ngay trên ứng dụng theo các phương thức được triển khai.

Khi ứng dụng được kết nối với hệ thống quản lý tòa nhà Landsoft Building, thông tin phát sinh từ quá trình thanh toán có thể trở thành một phần trong quy trình vận hành chung thay vì tồn tại như một dữ liệu riêng lẻ.

Điều này giúp ban quản lý tạo ra một luồng xử lý liền mạch hơn: Landsoft Building quản lý dữ liệu và khoản phải thu → App Landsoft Home hiển thị thông tin đến cư dân → Cư dân thực hiện thanh toán → Dữ liệu giao dịch được kết nối phục vụ quản lý và đối soát.

Xem thêm: Một ứng dụng quản lý tòa nhà có thể thay thế bao nhiêu quy trình vận hành thủ công?

Kết hợp App Landsoft Home và Aureus Payment để giảm áp lực đối soát

Một trong những yếu tố quan trọng để thanh toán phí dịch vụ online thực sự hỗ trợ ban quản lý là khả năng kết nối giữa nghiệp vụ vận hành và dữ liệu giao dịch. App Landsoft Home đóng vai trò là điểm chạm trực tiếp với cư dân, nơi người dùng có thể tra cứu thông tin và thực hiện thanh toán. Trong khi đó, Landsoft Building hỗ trợ quản lý dữ liệu vận hành phía sau.

Khi kết hợp với Aureus Payment, quy trình thanh toán có thêm một lớp kết nối phục vụ xử lý và quản lý dữ liệu giao dịch. Thay vì để giao dịch ngân hàng, dữ liệu công nợ và thông tin cư dân nằm tách biệt, các hệ thống có thể được tích hợp để hỗ trợ một quy trình liền mạch hơn.

Mô hình này giúp doanh nghiệp hướng tới ba mục tiêu quan trọng:

+ Giảm thao tác thủ công: Hạn chế các bước kiểm tra, đối chiếu và cập nhật lặp lại đối với từng giao dịch.

+ Tăng tính minh bạch: Thông tin thanh toán được liên kết với dữ liệu nghiệp vụ, giúp quá trình kiểm tra và truy vết thuận tiện hơn.

+ Hỗ trợ đối soát: Dữ liệu giao dịch được kết nối để hỗ trợ nhận diện và xử lý các trường hợp cần kiểm tra.

Tùy thuộc vào mô hình triển khai và hệ thống thanh toán của từng dự án, quy trình tích hợp có thể được thiết kế để phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.

Số hóa thanh toán để Ban quản lý tập trung vào công việc quan trọng hơn

Ban quản lý không nhất thiết phải dành hàng giờ mỗi ngày để kiểm tra từng giao dịch, tìm kiếm nội dung chuyển khoản hay cập nhật thủ công trạng thái thanh toán.

Khi thanh toán phí dịch vụ online được triển khai thông qua một hệ sinh thái kết nối giữa App Landsoft Home, phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building và Aureus Payment, quy trình thu phí có thể được số hóa từ điểm cư dân nhận thông tin đến khi dữ liệu giao dịch được hỗ trợ đưa vào quy trình quản lý và đối soát.

Giá trị của giải pháp không chỉ nằm ở việc cư dân có thể thanh toán thuận tiện hơn trên điện thoại. Quan trọng hơn, ban quản lý có thể giảm bớt các thao tác lặp lại, dữ liệu được tổ chức tập trung hơn và đội ngũ vận hành có thêm thời gian để tập trung vào những vấn đề thực sự cần con người xử lý.

Một quy trình thanh toán tốt không chỉ giúp tiền được chuyển nhanh hơn. Nó cần giúp dữ liệu được ghi nhận rõ ràng hơn, việc đối soát nhẹ nhàng hơn và hoạt động vận hành minh bạch hơn.

Nếu doanh nghiệp đang muốn giảm áp lực đối soát, số hóa quy trình thu phí và xây dựng kênh thanh toán phí dịch vụ online thuận tiện cho cư dân, có thể đăng ký tư vấn giải pháp App Landsoft Home kết nối Landsoft Building và Aureus Payment.

Dựa trên quy mô dự án, quy trình thu phí hiện tại và nhu cầu tích hợp thực tế, đội ngũ triển khai có thể tư vấn mô hình phù hợp để từng bước giảm công việc thủ công, chuẩn hóa dữ liệu giao dịch và nâng cao hiệu quả vận hành tòa nhà.