Vì sao nhiều doanh nghiệp BĐS thất bại khi triển khai phần mềm BĐS?

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và biên lợi nhuận bị thu hẹp, triển khai phần mềm BĐS được xem là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp bất động sản chuẩn hóa quy trình, kiểm soát dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp đã đầu tư ngân sách lớn cho phần mềm nhưng kết quả mang lại không như kỳ vọng: hệ thống bị bỏ xó, nhân sự không sử dụng, dữ liệu rời rạc, thậm chí gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Vậy nguyên nhân thực sự nằm ở đâu? Vì sao nhiều doanh nghiệp BĐS thất bại khi triển khai phần mềm BĐS, trong khi bản thân công nghệ không hề sai?

 

Xem thêm: Phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản Landsoft thắt chặt quản lý kinh doanh bất động sản ra sao?

 

Thất bại không nằm ở phần mềm, mà nằm ở cách triển khai phần mềm BĐS

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp là cho rằng mua phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản đồng nghĩa với chuyển đổi số thành công. Trên thực tế, phần mềm chỉ là công cụ. Việc triển khai phần mềm BĐS thành công hay thất bại phụ thuộc rất lớn vào cách doanh nghiệp chuẩn bị, tổ chức và vận hành hệ thống sau khi đưa vào sử dụng.

Nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm quản lý bất động sản theo cảm tính, theo xu hướng hoặc theo lời giới thiệu, mà chưa thực sự đánh giá mức độ phù hợp với mô hình kinh doanh, quy mô và đặc thù nghiệp vụ của mình. Đây chính là “điểm gãy” đầu tiên dẫn đến thất bại.

Xem thêm: Vì sao đầu năm là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp triển khai phần mềm BĐS?

 

Không xác định rõ mục tiêu khi triển khai phần mềm BĐS

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai phần mềm BĐS là không xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu. Thay vì xây dựng các mục tiêu cụ thể gắn với bài toán quản trị, nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở những định hướng rất chung chung như “quản lý tốt hơn”, “làm việc chuyên nghiệp hơn” hay “thực hiện chuyển đổi số”.

Khi mục tiêu triển khai phần mềm BĐS không được làm rõ, doanh nghiệp sẽ rơi vào trạng thái lúng túng trong quá trình tổ chức vận hành hệ thống. Doanh nghiệp không biết nên ưu tiên chuẩn hóa quy trình nào trước, đâu là dữ liệu bán hàng, dữ liệu khách hàng hay dữ liệu dự án cần được kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu.

Bên cạnh đó, việc thiếu mục tiêu cụ thể cũng khiến doanh nghiệp không xác định được bộ phận trọng tâm trong giai đoạn triển khai. Phòng kinh doanh, pháp lý, kế toán hay quản lý dự án đều tham gia nhưng không có thứ tự ưu tiên rõ ràng, dẫn đến việc triển khai dàn trải, thiếu chiều sâu.

Quan trọng hơn, khi không xác định được chỉ số đo lường thành công, doanh nghiệp không thể đánh giá hiệu quả thực sự của việc triển khai phần mềm BĐS. Phần mềm có giúp rút ngắn thời gian xử lý giao dịch hay không? Dữ liệu có minh bạch và dễ kiểm soát hơn hay không? Hiệu suất làm việc của đội ngũ có được cải thiện rõ rệt hay không? Tất cả đều không có câu trả lời cụ thể.

Hệ quả cuối cùng là phần mềm được sử dụng theo nhiều cách khác nhau giữa các phòng ban, dữ liệu không đồng bộ, không thống nhất và không thể tổng hợp thành một bức tranh quản trị toàn diện. Khi đó, việc triển khai phần mềm BĐS không những không tạo ra giá trị, mà còn trở thành gánh nặng trong vận hành và quản lý.

Quy trình nội bộ chưa chuẩn đã vội áp phần mềm

Một sai lầm phổ biến khác khiến nhiều doanh nghiệp gặp thất bại khi triển khai phần mềm BĐS là áp phần mềm vào một hệ thống quy trình nội bộ chưa được chuẩn hóa. Trên thực tế, phần mềm không có khả năng “chữa cháy” cho những quy trình sai lệch, thiếu thống nhất hoặc vận hành theo thói quen cá nhân.

Khi mỗi dự án được quản lý theo một cách khác nhau, mỗi nhân viên kinh doanh tự lưu trữ dữ liệu khách hàng theo phương pháp riêng, còn các bước duyệt giá, ký hợp đồng hay thanh toán không có quy chuẩn chung, việc triển khai phần mềm BĐS sẽ không giúp giải quyết vấn đề. Ngược lại, hệ thống phần mềm chỉ làm những bất cập này bộc lộ rõ ràng hơn.

Nếu doanh nghiệp không dành thời gian rà soát, chuẩn hóa và thống nhất quy trình trước khi triển khai, phần mềm rất dễ bị người dùng phản ứng tiêu cực. Khi đó, phần mềm bị xem là phức tạp, khó sử dụng, trong khi nguyên nhân cốt lõi lại nằm ở việc quy trình nội bộ chưa sẵn sàng cho chuyển đổi số.

Thiếu sự cam kết và dẫn dắt từ ban lãnh đạo

Trong nhiều dự án triển khai phần mềm BĐS thất bại, ban lãnh đạo thường đứng ngoài cuộc, giao toàn bộ việc cho phòng IT hoặc phòng kinh doanh. Điều này vô tình khiến phần mềm bị xem là “công cụ hỗ trợ”, thay vì một hệ thống quản trị bắt buộc phải tuân thủ.

Khi lãnh đạo không trực tiếp sử dụng dữ liệu từ phần mềm để ra quyết định, nhân sự cấp dưới cũng không có động lực nhập liệu đầy đủ và chính xác. Lâu dần, hệ thống mất giá trị, dữ liệu thiếu tin cậy và phần mềm bị bỏ quên.

Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp triển khai phần mềm BĐS thành công đều có điểm chung: lãnh đạo tham gia sâu vào việc định hướng, kiểm soát và sử dụng báo cáo từ hệ thống.

Chọn phần mềm không phù hợp với đặc thù BĐS

Bất động sản là ngành có nghiệp vụ phức tạp, kéo dài và liên quan đến nhiều giai đoạn: bán hàng, đặt cọc, ký hợp đồng, thanh toán, pháp lý, bàn giao, hậu mãi. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lại lựa chọn các phần mềm CRM hoặc ERP chung chung, không được thiết kế riêng cho lĩnh vực BĐS.

Hệ quả là khi triển khai phần mềm BĐS, doanh nghiệp phải “chế cháo” quy trình, làm phát sinh nhiều file Excel ngoài hệ thống để bù đắp những tính năng còn thiếu. Điều này khiến dữ liệu bị phân mảnh và làm mất đi ý nghĩa ban đầu của việc triển khai phần mềm.

Nhân sự không được đào tạo bài bản, sử dụng sai cách

Phần mềm dù tốt đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu người dùng không hiểu và không muốn dùng. Nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm BĐS nhưng chỉ đào tạo sơ sài, mang tính hình thức, thậm chí giao cho nhân viên “tự mò”.

Khi gặp khó khăn trong quá trình sử dụng mà không có hướng dẫn kịp thời, nhân sự sẽ quay lại cách làm cũ: ghi chép tay, Excel cá nhân, trao đổi qua Zalo. Dần dần, phần mềm bị xem là “rườm rà”, “mất thời gian” và không còn được sử dụng đúng mục đích.

Xem thêm: Sàn môi giới và chủ đầu tư được gì khi triển khai phần mềm Landsoft?

 

Dữ liệu đầu vào không được kiểm soát và chuẩn hóa

Một trong những nguyên nhân sâu xa khiến triển khai phần mềm BĐS thất bại là chất lượng dữ liệu đầu vào kém. Nếu dữ liệu khách hàng, sản phẩm, hợp đồng, thanh toán được nhập thiếu, sai hoặc không đồng nhất ngay từ đầu, thì mọi báo cáo và phân tích sau đó đều trở nên vô nghĩa.

Nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng triển khai giao diện và tính năng, mà quên mất việc xây dựng quy chuẩn dữ liệu: ai nhập, nhập khi nào, nhập theo chuẩn nào, ai kiểm soát. Khi dữ liệu không đáng tin cậy, niềm tin vào phần mềm cũng mất theo.

Kỳ vọng phần mềm thay thế hoàn toàn con người

Không ít doanh nghiệp kỳ vọng rằng sau khi triển khai phần mềm BĐS, mọi vấn đề quản lý sẽ được giải quyết triệt để, nhân sự có thể giảm bớt và công việc sẽ “tự động hóa hoàn toàn”. Đây là một kỳ vọng sai lầm.

Phần mềm giúp hỗ trợ ra quyết định, minh bạch dữ liệu và chuẩn hóa quy trình, nhưng không thể thay thế vai trò quản trị của con người. Khi doanh nghiệp phó mặc hoàn toàn cho phần mềm, không kiểm tra, không phân tích và không điều chỉnh, hệ thống sẽ sớm trở nên hình thức.

Làm thế nào để triển khai phần mềm BĐS thành công?

Từ những thất bại phổ biến trong quá trình triển khai phần mềm BĐS, có thể thấy rằng yếu tố quyết định không nằm ở việc doanh nghiệp chọn phần mềm nào, mà nằm ở cách tiếp cận và phương pháp triển khai. Một dự án triển khai hiệu quả luôn bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu gắn liền với bài toán quản trị cụ thể, thay vì các mục tiêu chung chung như “chuyển đổi số” hay “quản lý tốt hơn”.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ưu tiên chuẩn hóa quy trình và dữ liệu trước khi đưa phần mềm vào vận hành chính thức. Khi quy trình đã rõ ràng và dữ liệu được thống nhất, phần mềm mới thực sự phát huy vai trò là công cụ hỗ trợ quản trị, thay vì trở thành gánh nặng cho người sử dụng.

Việc lựa chọn phần mềm cũng đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp chuyên sâu cho ngành bất động sản, có khả năng tùy chỉnh và mở rộng theo quy mô, mô hình kinh doanh và định hướng phát triển dài hạn. Điều này giúp hệ thống không bị “vỡ” khi doanh nghiệp mở rộng dự án hoặc thay đổi chiến lược.

Một yếu tố không thể thiếu là sự cam kết từ ban lãnh đạo. Khi lãnh đạo trực tiếp sử dụng dữ liệu trên hệ thống để ra quyết định, phần mềm mới thực sự trở thành trung tâm vận hành của doanh nghiệp. Song song đó, hoạt động đào tạo cần được triển khai bài bản và liên tục để đảm bảo đội ngũ sử dụng hiểu đúng, dùng đúng và khai thác tối đa giá trị của phần mềm.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần xác định rõ: triển khai phần mềm BĐS không phải là một dự án ngắn hạn, mà là quá trình xây dựng nền tảng quản trị dài hạn. Khi được đầu tư đúng cách, phần mềm sẽ trở thành hạ tầng cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu, tối ưu vận hành và phát triển bền vững trong dài hạn.

Thất bại khi triển khai phần mềm BĐS không phải là câu chuyện hiếm gặp, nhưng hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp nhìn đúng bản chất vấn đề. Phần mềm không phải “liều thuốc thần”, mà là đòn bẩy quản trị – chỉ phát huy hiệu quả khi được triển khai đúng cách, đúng thời điểm và đúng nhu cầu.

Trong bối cảnh thị trường BĐS ngày càng đòi hỏi sự minh bạch, chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ, việc triển khai phần mềm BĐS bài bản ngay từ đầu sẽ là lợi thế cạnh tranh dài hạn cho những doanh nghiệp có tầm nhìn.