fbpx

Chức năng và nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?

Chức năng, nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?

Một tòa chung cư nếu muốn đảm bảo tính an ninh và môi trường sống lành mạnh buộc phải được quản lý vận hành chuyên nghiệp, trong đó trưởng ban quản lý tòa nhà đóng vai trò quyết định quan trọng để đảm bảo tòa nhà có thể vận hành ổn định nhất.

 

Đọc thêm:

Các giải pháp công nghệ đã nâng tầm quản lý chung cư như thế nào?

Ban quản lý tòa nhà cần làm những gì để đảm bảo hiệu quả quản lý vận hành ưu việt?

Tìm hiểu thêm về quy chế quản lý vận hành nhà chung cư mới nhất hiện nay

Nhất là khi nhu cầu quản lý vận hành tòa nhà ngày càng được chú trọng, yêu cầu về môi trường sống cũng như chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà được đề cao, trưởng ban quản lý tòa nhà phải đảm bảo tòa nhà có an ninh an toàn, tiện ích dùng chung sang trọng cũng như tòa nhà phải có văn minh công cộng tốt.

Vậy trưởng ban quản lý tòa nhà đóng vai trò gì trong bộ máy quản lý vận hành tòa nhà? Cùng tìm hiểu kỹ thông tin trong bài viết dưới đây.

Trưởng ban quản lý tòa nhà là ai?

Trước hết chúng ta tìm hiểu về khái niệm ban quản lý tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà là một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư hoặc tòa nhà văn phòng. Ban quản lý tòa nhà có thể do chủ đầu tư tòa nhà tổ chức quản lý hoặc do cư dân, chủ đầu tư thuê bên ngoài và ký hợp đồng với ban quản trị tòa nhà.

Còn trưởng ban quản lý tòa nhà là đội ngũ có một hoặc nhiều người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong ban quản lý.

Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà còn có phó ban quản lý (hoặc được gọi là trợ lý) dưới quyền của trưởng ban quản lý tòa nhà, chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ hoạt động trong tòa nhà. Phó ban quản lý tòa nhà có thể tham mưu lên cấp trên về những phương thức quản lý tối ưu, tiếp nhận và đưa ra những phương hướng xử lý vấn đềmà các bộ phận bên dưới đưa lên.

Chức năng, nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?

Bên dưới trưởng ban quản lý tòa nhà còn có các bộ phận chịu trách nhiệm các khía cạnh công việc quản lý vận hành trong tòa nhà, bao gồm bộ phận kỹ thuật, bộ phận hành chính – kế toán, bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

Ngoài ra ban quản lý tòa nhà còn hợp tác công việc với các đơn vị bên ngoài khác như đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ vệ sinh, cảnh quan, thu gom rác thải, xử lý côn trùng… trong tòa nhà, và trưởng ban quản lý sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lựa chọn đơn vị nhà thầu phù hợp với nhu cầu cũng như khả năng tài chính của cư dân trong tòa nhà.

Điều này cho thấy, nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà chính là đưa ra quy định chung về vận hành trong tòa nhà đảm bảo hợp tình hợp lý. Ban quản lý tòa nhà cũng là đơn vị đứng ra giải quyết các vấn đề an ninh, tiện ích chung hoặc xây dựng môi trường sống văn minh trong tòa nhà.

Công việc của người đứng đầu ban quản lý tòa nhà làm những gì?

Ban quản lý tòa nhà thường chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận bao gồm một công việc khác nhau tùy theo từng vị trí của nhân sự. Trong đó trưởng ban quản lý tòa nhà là người đứng đầu giám sát mọi hoạt động công việc và đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo ổn định chất lượng dịch vụ tòa nhà, nâng cao sự hài lòng cho cư dân.

+ Duy trì mối quan hệ với khách hàng, trong đó thành viên trong ban quản lý tòa nhà sẽ xây dựng và mở rộng, duy trì các mối quan hệ tốt với khách hàng, tư vấn ban quản trị các giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà còn giải quyết khiếu nại cùng những vấn đề yêu cầu từ phía tòa nhà và khách hàng, lên kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên cũng như giám sát dịch vụ bảo vệ.

Chức năng, nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?

+ Thiết lập hệ thống quản lý tòa nhà theo ngân sách hàng năm, thiết lập các quy trình vận hành tòa nhà, sơ đồ tổ chức cùng với mô tả công việc của nhân viên quản lý vận hành.

+ Tiến hành giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài, bao gồm dịch vụ bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh khu vực chung, làm vườn và chăm sóc cảnh quan, dịch vụ lau kính bên ngoài, kiểm soát côn trùng.

+ Giám sát công tác vận hành tòa nhà, bao cồm công việc của toàn bộ nhân viên và nhà thầu thực hiện dịch vụ trong tòa nhà, đảm bảo công tác vận hành tòa nhà diễn ra theo đúng quy trình, tuân thủ các yêu cầu bảo dưỡng trong tòa nhà, giám sát kiểm tra tòa nhà thường xuyên để kịp thời phát hiện các dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn.

+ Quản lý nhân sự trong ban quản lý tòa nhà, lên kế hoạch đào tạo nhân sự tại từng bộ phận, phân bổ công việc và nhiệm vụ cho từng nhân viên, quản lý công việc cũng như lên kế hoạch nâng cao nghiệp vụ của nhân viên theo từng năm. Trưởng ban quản lý tòa nhà phải đảm bảo thành viên trong ban quản lý tuân thủ mọi chính sách của công ty và đảm bảo chính sách cho nhân sự.

+ Giám sát nhân viên soạn thảo và cập nhật những kế hoạch quy trình sơ tán khẩn cấp, kế hoạch hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có sự cố.

+ Kiểm soát chi phí trong tòa nhà, lên kế hoạch sử dụng chi phí khoa học để đảm bảo không vượt bội chi phí so với ngân sách hoạt động đã được phê duyệt, lưu trữ lại các bản ghi chép và kê khai toàn bộ khoản phí thu chi trong tòa nhà.

Chức năng và nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà

Theo như điều 16 Quyết định 08/2008/QĐ-BXD ban hành về quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, trong đó cũng quy định rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà. Và trưởng ban quản lý tòa nhà là người đứng đầu bộ phận nên sẽ phải có chức năng và nhiệm vụ cụ thể gồm:

Chức năng, nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?

+ Đảm bảo cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà theo đúng các điều khoản và quy định, tiêu chuẩn đã ký trong hợp đồng quản lý tòa nhà.

+ Giám sát, thực hiện kiểm tra tổng thể và chi tiết các bộ phận kỹ thuật và dịch vụ trong tòa nhà, đảm bảo nâng cao chất lượng phục vụ cũng như quản lý vận hành tòa nhà tốt nhất, kịp thời phân bổ công việc cho bộ phận kỹ thuật để phục vụ cư dân, sửa chữa những hỏng hóc của khu vực thiết bị dùng chung, đảm bảo hoạt động tòa nhà diễn ra bình thường.

+ Tham gia đàm phán, ký kết và giám sát chặt chẽ các đơn vị cung ứng dịch vụ như điện, nước, gas, vệ sinh, an ninh … phục vụ trong tòa nhà.

+ Lên thông báo bằng văn bản các yêu cầu và lưu ý sử dụng thiết bị công cộng cho cư dân và khách hàng trong tòa nhà, hướng dẫn kỹ năng lắp đặt trang thiết bị cá nhân như ti vi, tủ lạnh, máy giặt…. đồ điện tử khác vào hệ thống tiện ích chung của tòa nhà.

+ Báo cáo công khai về các công tác quản lý vận hành tòa nhà theo định kỳ mỗi tháng, mỗi quý hoặc nửa năm, một năm, tiếp thu ý kiến cư dân về trải nghiệm dịch vụ, tiện ích trong tòa nhà.

+ Hợp tác với ban quản trị cùng cơ quan thẩm quyền liên quan để đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự khu vực.

+ Thu phí dịch vụ cần thiết theo thỏa thuận ký kết với cư dân, phối hợp cùng với ban quản trị xử lý dừng cấp dịch vụ đối với cư dân và khách hàng không tuân thủ theo điều khoản đã thỏa thuận.

Một tòa nhà được quản lý vận hành bởi đơn vị chuyên nghiệp với ban quản lý tận tâm, trách nhiệm sẽ giúp tòa nhà vận hành tốt hơn và mang đến sự yên tâm, hài lòng cho cư dân, khách hàng. Vì vậy, các chủ đầu tư, chủ tòa nhà, ban quản trị tòa nhà cần lựa chọn trưởng ban quản lý tòa nhà uy tín.

Ngoài ra, tòa nhà cũng cần số hóa bộ máy quản lý vận hành bằng phần mềm Landsoft Control để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm tải áp lực công việc cho trưởng ban quản lý tòa nhà, tự động hóa quản lý tối đa và xây dựng quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp – an toàn –minh bạch và tăng cường sự hài lòng cho cư dân trong tòa nhà.

Chức năng và nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà là gì?
Đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Call Now Button