Bảo trì tòa nhà văn phòng luôn là bài toán cần quan tâm hàng đầu của nhiều tòa nhà hiện nay. Trong đó tòa nhà nếu được bảo trì tốt không chỉ gia tăng giá trị tòa nhà, mang lại sự hài lòng cho khách thuê mà còn phần nào giúp chủ đầu tư thu được lợi nhuận không nhỏ.
Vậy làm sao để bảo trì tòa nhà văn phòng tốt nhất ? Cùng Landsoft tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
1. Cần lập doanh mục máy móc thiết bị trong tòa nhà
Muốn bảo trì tòa nhà tốt trước tiên ban quản lý cùng chủ đầu tư phải lập danh mục máy móc thiết bị trong tòa nhà, bởi tòa nhà nếu đã đưa vào vận hành thường phải chuẩn bị máy móc thiết bị rất nhiều, máy móc cũng phải đảm bảo hiện đại và thường xuyên được cập nhật.
Đây cũng là lý do để quản lý tòa nhà tốt cần bộ phận kỹ thuật lập danh mục tất cả các thiết bị máy móc được sử dụng trong tòa nhà, phải có bộ phận kỹ thuật riêng chịu trách nhiệm thường xuyên xem xét trực tiếp hệ thống máy móc vận hành trong tòa nhà từ chủng loại, số lượng…. để khi phát sinh có máy móc hay thiết bị mới thì nhân viên bảo trì cũng có thể cập nhật được vào danh mục máy móc thiết bị, tối ưu được công tác quản lý bảo trì tòa nhà.
2. Cần thường xuyên khảo sát hiện trạng tòa nhà
Tất nhiên nếu muốn bảo trì tòa nhà tốt thì thường xuyên khảo sát hiện trạng tòa nhà là không thể thiếu, trong đó bộ phận kỹ thuật của tòa nhà cũng cần tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị trong tòa nhà, tìm hiểu tình hình những máy móc đang sử dụng, tùy theo tính năng cùng với công năng của các thiết bị chuyên dùng để xác định được tần suất cần bảo dưỡng và bảo trì máy móc trong tòa nhà.
Bên cạnh đó ban quản lý thường xuyên khảo sát hiện trạng tòa nhà cũng có thể xác định được năng lực bảo trì tốt hơn, có kế hoạch bảo trì nội bộ hoặc thuê ngoài hợp lý.
3. Cần lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tòa nhà
Đối với tòa nhà văn phòng nếu muốn quản lý thuận lợi thì trước khi bảo trì bảo dưỡng tòa nhà cũng cần phải lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng rõ ràng, trong đó bamn quản lý sẽ căn cứ theo danh mục máy móc thiết bị cùng với việc khảo sát trực tiếp tình trạng máy móc thiết bị để lập kế hoạch bảo trì phù hợp.
Trong đó tại các tòa nhà văn phòng nếu các thiết bị máy móc có phát sinh sự cố thì định kỳ trưởng phòng kỹ thuật cũng phải cập nhật kế hoạch bảo trì và kiểm soát rõ ràng, đảm bảo tòa nhà vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Tất nhiên việc lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị rõ ràng cũng giúp ban quản lý dễ dàng đề xuất và cân nhắc tới những thiết bị vật tư sử dụng cho bảo trì tòa nhà dễ dàng hơn, từ đó có thể tiến hành thu mua theo quy trình tốt hơn.
Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ở ngoài thì bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện theo quy trình để chắc chắn việc bảo trì diễn ra theo đúng kế hoạch. Đây cũng là một trong những phần đóng vai trò quan trọng mà ban quản lý cần phải nắm rõ.
Sau khi đã hoàn thành các công đoạn chuẩn bị thì ban quản lý tòa nhà có thể tiến hành thực hiện theo kế hoạch. Cần nắm rõ thời gian bảo trì, bảo dưỡng và việc ký nghiệm thu biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo duỡng và không làm ảnh hưởng tới công việc của cả tòa nhà. Theo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được phê duyệt, nhân viên kỹ thuật tiến hành tự bảo trì hoặc mời đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì. Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng. Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng.
4. Thường xuyên cập nhật thông tin bảo trì bảo dưỡng tòa nhà
Tất nhiên ban quản lý khi có kế hoạch định kỳ thực hiện bảo trì bảo dưỡng tòa nhà cũng đều cần phải thu thập và quản lý tốt hồ sơ bảo trì, bao gồm thông tin và phiếu lý lịch máy, nghiệm thu bảo trì nhằm đảm bảo công tác bảo trì bảo dưỡng tòa nhà đúng chuẩn.
Để làm được điều này ban quản lý tòa nhà cũng phải chọn lựa được đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng có kinh nghiệm cao, ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý nhằm giúp tòa nhà hoạt động ổn định.
Đây cũng là lý do hàng loạt các tòa nhà văn phòng lớn hiện nay đều ưa chuộng sử dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý vận hành, trong đó phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control còn được xem là cánh tay đắc lực của ban quản lý tòa nhà, giúp tối ưu bộ máy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng toàn diện và khoa học hơn.
Sử dụng phần mềm Landsoft Control còn giúp ban quản lý có thể nắm bắt chi tiết được tình hình bảo trì tòa nhà chặt chẽ và toàn diện, đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định và hiệu quả.
