Khi doanh nghiệp chỉ kinh doanh một dự án, việc theo dõi bảng hàng, khách hàng, Sales và giao dịch có thể vẫn được xử lý bằng nhiều công cụ khác nhau. Nhưng khi số lượng dự án tăng lên, cách quản lý này nhanh chóng bộc lộ hạn chế: dữ liệu phân tán, Sales khó theo dõi đúng sản phẩm, nhà quản lý mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo và rất khó nhìn toàn cảnh hoạt động kinh doanh.

Quản lý nhiều dự án bất động sản: Làm sao kiểm soát kinh doanh đa dự án hiệu quả?

Đó là lý do quản lý nhiều dự án bất động sản đang trở thành bài toán quan trọng với chủ đầu tư, sàn giao dịch và doanh nghiệp kinh doanh BĐS. Vấn đề không đơn giản là quản lý nhiều dự án cùng lúc, mà là làm sao kiểm soát được từng dự án mà vẫn giữ được một bức tranh kinh doanh thống nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản Landsoft thắt chặt quản lý kinh doanh bất động sản ra sao?

Vì sao quản lý kinh doanh đa dự án ngày càng khó?

Một doanh nghiệp có thể cùng lúc triển khai nhiều dự án với quy mô, sản phẩm, chính sách bán hàng và đội ngũ kinh doanh khác nhau. Mỗi dự án lại có bảng hàng riêng, nhiều trạng thái sản phẩm và những nhóm khách hàng khác nhau.

Khi quy mô còn nhỏ, Sales Manager có thể theo dõi bằng Excel hoặc các file báo cáo riêng. Nhưng khi số lượng dự án tăng, dữ liệu bắt đầu “phình to”. Một file quản lý khách hàng, một file bảng hàng, một file booking, một bảng theo dõi doanh số và thêm nhiều báo cáo được gửi từ các phòng ban. Vấn đề xuất hiện khi các dữ liệu này không còn đồng nhất.

Một căn có thể được Sales báo là đang giữ chỗ nhưng bảng hàng của bộ phận khác chưa cập nhật. Một khách hàng có thể được nhiều Sales tiếp cận nhưng lịch sử chăm sóc lại nằm ở những nơi khác nhau. Doanh số của từng dự án có thể đều được báo cáo, nhưng ban lãnh đạo lại mất nhiều thời gian mới tổng hợp được tình hình toàn bộ doanh nghiệp.

Khi đó, quản lý kinh doanh đa dự án không còn là câu chuyện “có bao nhiêu bảng Excel”, mà trở thành bài toán về cách tổ chức và liên kết dữ liệu.

Quản lý nhiều dự án BĐS cần kiểm soát những dữ liệu nào?

Điểm khó nhất của quản lý nhiều dự án BĐS là mỗi dự án có rất nhiều dữ liệu liên quan và các dữ liệu này không đứng độc lập.

Từ thông tin dự án, phân khu, tòa nhà, sản phẩm đến bảng hàng, giá bán, chính sách bán hàng đều liên quan trực tiếp đến hoạt động của Sales. Sau đó là dữ liệu khách hàng, Lead, lịch sử tư vấn, booking, đặt cọc, hợp đồng, thanh toán và công nợ.

Nếu chỉ quản lý từng nhóm dữ liệu riêng biệt, doanh nghiệp có thể vẫn có đầy đủ thông tin nhưng lại thiếu khả năng kết nối chúng thành một quy trình kinh doanh hoàn chỉnh.

Chẳng hạn, CEO có thể biết dự án A đã bán được bao nhiêu sản phẩm, nhưng chưa chắc biết doanh số đó đến từ nguồn Lead nào. Sales Manager biết đội ngũ đang có nhiều khách hàng, nhưng chưa chắc xác định được khách nào đang thực sự có khả năng chuyển đổi. Bộ phận kế toán theo dõi được tiền đã thu, nhưng có thể phải đối chiếu thủ công với dữ liệu giao dịch.

Quản lý đa dự án hiệu quả vì vậy cần nhìn dữ liệu theo cả hai chiều: theo từng dự án và trên toàn bộ doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý nguồn Lead bất động sản: Đo hiệu quả từ Lead đến giao dịch như thế nào?

Bài toán lớn nhất: Mỗi dự án một cách quản lý

Không ít doanh nghiệp khi mở rộng thường phát sinh một tình trạng khá phổ biến: mỗi dự án hình thành một cách quản lý riêng.

Dự án này dùng Excel, dự án khác dùng một phần mềm khác. Sales cập nhật khách hàng trên CRM, nhưng bảng hàng lại được quản lý ở một file riêng. Booking được gửi qua nhóm nội bộ, còn doanh số được tổng hợp vào cuối ngày.

Cách làm này có thể phù hợp khi doanh nghiệp mới triển khai một vài dự án. Nhưng khi số lượng dự án tăng, chi phí quản lý cũng tăng theo.

Nhà quản lý phải dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra dữ liệu thay vì tập trung vào quyết định kinh doanh. Nhân sự phụ thuộc vào những người nắm dữ liệu. Khi một nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, việc bàn giao cũng trở nên phức tạp.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp cần mở thêm dự án mới, bộ máy lại phải tạo thêm quy trình, file dữ liệu và báo cáo tương ứng. Một hệ thống quản lý tốt cần giải quyết được bài toán ngược lại: thêm dự án nhưng không làm hệ thống quản trị trở nên phức tạp tương ứng.

Quản lý đa dự án không có nghĩa là gom tất cả dữ liệu vào một chỗ

Một quan niệm khá phổ biến là chỉ cần đưa dữ liệu của nhiều dự án vào cùng một phần mềm là có thể giải quyết bài toán quản lý. Thực tế không đơn giản như vậy.

Nếu dữ liệu được đưa vào cùng một hệ thống nhưng không phân tách rõ dự án, phân quyền người dùng, bảng hàng, Sales, chính sách và quy trình thì nhà quản lý vẫn khó kiểm soát.

Một hệ thống phần mềm quản lý đa dự án cần cho phép doanh nghiệp vừa tập trung dữ liệu, vừa giữ được đặc thù của từng dự án.

CEO có thể nhìn toàn bộ hoạt động kinh doanh. Giám đốc kinh doanh có thể theo dõi nhiều dự án. Sales Manager có thể chỉ được quản lý những dự án hoặc nhóm Sales thuộc phạm vi phụ trách. Sales chỉ nhìn thấy những dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc. Khi đó, tập trung dữ liệu không đồng nghĩa với việc tất cả mọi người nhìn thấy tất cả.

Làm sao kiểm soát Sales khi doanh nghiệp có nhiều dự án?

Một trong những bài toán khó nhất của quản lý kinh doanh đa dự án là điều phối đội ngũ Sales. Khi doanh nghiệp chỉ có một dự án, Sales Manager có thể khá dễ dàng nắm được tình hình từng nhân viên. Nhưng khi nhiều dự án chạy song song, một Sales có thể phụ trách nhiều sản phẩm, nhiều bảng hàng và nhiều nhóm khách hàng.

Nếu không có dữ liệu tập trung, nhà quản lý khó biết Sales đang tập trung vào dự án nào, đang chăm sóc khách hàng nào và cơ hội nào có khả năng tạo ra giao dịch. Điều này cũng ảnh hưởng đến việc phân bổ Lead.

Một nguồn khách hàng tốt có thể được chuyển đến Sales nhưng không được xử lý kịp thời. Trong khi đó, một Sales khác lại đang thiếu Lead phù hợp với dự án mình phụ trách.

Quản lý nhiều dự án hiệu quả cần gắn Sales – khách hàng – dự án – sản phẩm – cơ hội giao dịch vào cùng một hành trình dữ liệu. Khi đó, doanh nghiệp mới có cơ sở để điều phối nguồn lực thay vì phân bổ theo cảm tính.

Quản lý bảng hàng đa dự án: Không chỉ là biết căn nào còn trống

Bảng hàng là một trong những dữ liệu quan trọng nhất với doanh nghiệp BĐS. Nhưng khi có nhiều dự án, việc quản lý bảng hàng càng phức tạp. Mỗi dự án có thể có hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm với nhiều trạng thái khác nhau. Một sản phẩm có thể đang mở bán, giữ chỗ, booking, đặt cọc, ký hợp đồng hoặc đã giao dịch.

Nếu trạng thái không được cập nhật kịp thời, Sales rất dễ tư vấn nhầm sản phẩm hoặc tiếp tục bán một sản phẩm đã có giao dịch. Với phần mềm quản lý đa dự án, doanh nghiệp cần khả năng quản lý bảng hàng theo từng dự án nhưng vẫn có thể tổng hợp trên một hệ thống chung.

Điều này giúp Sales nhanh chóng xác định sản phẩm phù hợp với khách hàng, đồng thời giúp nhà quản lý theo dõi tốc độ tiêu thụ của từng dự án, từng nhóm sản phẩm hoặc từng giai đoạn mở bán. Quan trọng hơn, dữ liệu bảng hàng cần liên kết với booking và giao dịch để hạn chế tình trạng cập nhật thủ công giữa nhiều bộ phận.

Quản lý khách hàng xuyên suốt giữa nhiều dự án

Một khách hàng có thể quan tâm nhiều dự án cùng lúc. Đây là tình huống rất thường gặp ở các doanh nghiệp kinh doanh nhiều dự án.

Nếu dữ liệu khách hàng bị tách theo từng dự án, doanh nghiệp có thể vô tình tạo ra nhiều hồ sơ cho cùng một khách hàng. Sales của dự án A không biết khách đã từng được tư vấn ở dự án B. Marketing cũng khó đánh giá khách hàng đang thực sự quan tâm sản phẩm nào.

Về lâu dài, doanh nghiệp không chỉ mất cơ hội bán chéo mà còn làm trải nghiệm khách hàng trở nên rời rạc.

Vì vậy, quản lý nhiều dự án bất động sản nên được xây dựng trên một dữ liệu khách hàng thống nhất. Một khách hàng có thể quan tâm nhiều dự án, nhưng lịch sử tương tác và quá trình chăm sóc vẫn cần được theo dõi xuyên suốt.

Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp hiểu khách hàng tốt hơn và tăng khả năng chuyển đổi từ Lead sang booking, giao dịch.

Phần mềm Landsoft Enterprise hỗ trợ quản lý nhiều dự án bất động sản như thế nào?

Khi doanh nghiệp bắt đầu gặp giới hạn với cách quản lý thủ công, việc đầu tư một phần mềm quản lý đa dự án có thể trở thành bước chuyển quan trọng.

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft Enterprise được định hướng là phần mềm quản lý bất động sản dành cho chủ đầu tư, sàn giao dịch, sàn phân phối và doanh nghiệp kinh doanh BĐS, hỗ trợ quản lý xuyên suốt hoạt động từ Marketing, khách hàng, Sales đến giao dịch và tài chính.

Với bài toán quản lý nhiều dự án bất động sản, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu theo từng dự án nhưng vẫn quản lý tập trung trên cùng một hệ thống.

Thông tin dự án, phân khu, sản phẩm và bảng hàng được kết nối với dữ liệu khách hàng, Sales, booking, giao dịch, hợp đồng, thanh toán và công nợ. Nhờ đó, nhà quản lý không cần ghép dữ liệu từ quá nhiều nguồn để có được bức tranh kinh doanh tổng thể.

Điểm đáng chú ý là phần mềm quản lý bất động sản Landsoft Enterprise không chỉ giúp doanh nghiệp “lưu dữ liệu”, mà hướng tới việc liên kết dữ liệu theo đúng quá trình vận hành thực tế.

Khi một khách hàng được tiếp nhận, thông tin có thể tiếp tục đi cùng khách hàng trong quá trình Sales chăm sóc, lựa chọn sản phẩm, booking và giao dịch. Khi sản phẩm thay đổi trạng thái, dữ liệu kinh doanh liên quan cũng được cập nhật theo quy trình. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể quản lý từng dự án độc lập khi cần, đồng thời vẫn có khả năng nhìn tổng thể khi điều hành.

Xem thêm: Doanh nghiệp cần phân quyền dữ liệu bất động sản đến đâu để vừa bảo mật vừa không làm chậm Sales?

Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý đa dự án trên một nền tảng

Lợi ích đầu tiên là giảm sự phân mảnh dữ liệu. Thay vì mỗi dự án duy trì một hệ thống thông tin riêng, doanh nghiệp có thể xây dựng một nền tảng quản trị thống nhất.

Lợi ích thứ hai là tăng khả năng kiểm soát của nhà quản lý. CEO hoặc Giám đốc kinh doanh có thể theo dõi tình hình của nhiều dự án mà không cần chờ từng bộ phận tổng hợp báo cáo thủ công.

Lợi ích thứ ba là điều phối Sales và Lead hiệu quả hơn. Khi biết Sales nào đang phụ trách khách hàng nào, khách hàng quan tâm dự án nào và cơ hội đang ở bước nào, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực phù hợp hơn.

Lợi ích thứ tư là hạn chế sai lệch dữ liệu bảng hàng và giao dịch. Khi sản phẩm, booking và giao dịch được liên kết, các bộ phận có cùng một nguồn dữ liệu để làm việc.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể mở rộng số lượng dự án mà không nhất thiết phải mở rộng bộ máy quản trị theo cùng tỷ lệ.

Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc phần mềm quản lý đa dự án?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai ngay một hệ thống quản lý đa dự án. Nhưng có một số dấu hiệu cho thấy cách quản lý hiện tại đã bắt đầu trở thành điểm nghẽn.

Nếu doanh nghiệp đang vận hành nhiều dự án nhưng mỗi dự án sử dụng một file dữ liệu riêng, thường xuyên phải tổng hợp báo cáo thủ công hoặc xảy ra chênh lệch thông tin giữa Sales, Marketing và kế toán, đây là lúc nên xem lại hệ thống quản trị.

Tương tự, nếu CEO mất nhiều thời gian để trả lời những câu hỏi tưởng như rất đơn giản — dự án nào đang bán tốt, nguồn khách nào hiệu quả, Sales nào đang có nhiều cơ hội, sản phẩm nào còn nhiều hàng, doanh số thực tế đang ở đâu — thì vấn đề có thể không nằm ở năng lực của đội ngũ mà nằm ở cách dữ liệu đang được tổ chức.

Một dấu hiệu khác là doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng thêm dự án. Nếu hệ thống hiện tại đã khó kiểm soát với 2–3 dự án, việc tiếp tục mở rộng mà không thay đổi cách quản lý sẽ khiến chi phí vận hành và độ phức tạp tăng nhanh hơn.

Đầu tư vào phần mềm quản lý bất động sản ở giai đoạn này không đơn thuần nhằm số hóa công việc, mà là chuẩn bị nền tảng để doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát được hoạt động kinh doanh.

Quản lý nhiều dự án tốt là quản lý được cả tổng thể và từng chi tiết

Khi doanh nghiệp phát triển từ một dự án lên nhiều dự án, bài toán quản trị cũng thay đổi. Nhà quản lý không thể chỉ quan tâm từng dự án riêng lẻ mà cần một hệ thống cho phép nhìn toàn cảnh nhưng vẫn đi sâu khi cần.

Quản lý nhiều dự án bất động sản hiệu quả cần kết nối được dự án, sản phẩm, bảng hàng, khách hàng, Lead, Sales, booking, giao dịch và doanh thu trong cùng một dòng dữ liệu.

Đây cũng là lý do các chủ đầu tư, sàn giao dịch và doanh nghiệp BĐS có quy mô ngày càng quan tâm đến phần mềm quản lý đa dự án thay vì tiếp tục mở rộng các file Excel và công cụ rời rạc.

Với phần mềm Landsoft Enterprise, doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng quản lý kinh doanh BĐS tập trung, vừa đáp ứng đặc thù của từng dự án, vừa tạo ra một hệ thống dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

Khi dữ liệu được kết nối, nhà quản lý có thể ra quyết định nhanh hơn, Sales có thêm cơ sở để làm việc hiệu quả hơn và doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn khi số lượng dự án tiếp tục tăng.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị triển khai thêm dự án, mở rộng đội ngũ Sales hoặc gặp khó khăn trong việc kiểm soát nhiều dự án cùng lúc, đây có thể là thời điểm phù hợp để đánh giá lại mô hình quản trị và tìm kiếm một phần mềm quản lý bất động sản có khả năng đáp ứng bài toán đa dự án như Landsoft Enterprise.