Đối với mỗi tòa nhà khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành thường gặp phải không ít khó khăn, đây cũng là thời điểm có nhiều sai phạm trong quản lý dịch vụ, quản lý vận hành tòa nhà cũng như sử dụng quỹ bảo trì bị lộ diện.
Để có thể xử lý tốt những khó khăn khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, ban quản lý, chủ đầu tư cùng ban quản trị cần phải làm gì để xử lý tốt những khó khăn có thể phát sinh ? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Những “nỗi khổ” của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà không phải ai cũng biết
Khách hàng thường chú ý những gì khi chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư ?
1. Chuyển giao đơn vị quản lý vận hành khiến đơn vị quản lý đi đầu gặp khó khăn
Tình trạng đổi đơn vị quản lý vận hành tại các tòa nhà chung cư, tòa nhà văn phòng…. Hiện nay cũng không còn quá xa lạ. Trên thực tế tại các khu chung cư, hầu hết cư dân đều phần nào thể hiện được quyền làm chủ và đòi hỏi những dịch vụ quản lý vận hành có chất lượng tốt hơn nhằm phục vụ cho cuộc sống của mình.
Trên thực tế hiện tại trên thị trường có tới 211 dơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trên toàn quốc có đầy đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư. Nhưng những đơn vị quản lý vận hành thực sự có tên tuổi và thương hiệu, có kinh nghiệm quản lý vận hành lại không hề nhiều, vì vậy có không ít chủ đầu tư khi tìm đơn vị quản lý vận hành chất lượng gặp không ít khó khăn. Thậm chí nhiều tòa nhà chung cư , cư dân trong tòa nhà còn dính “quả đắng” khi trot đặt yếu tố giá cả rẻ lên hàng đầu khi lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.
Trong khi hầu hết những tòa nhà chung cư khi mới đi vào hoạt động, để có thể giữ vững được uy tín và thương hiệu, chủ đầu tư thường chọn những đơn vị quản lý có thương hiệu, dịch vụ tốt và giá cả cũng không rẻ. Những người quản lý đi đầu này thường có những khó khăn và thuận lợi riêng.
Những khó khăn của các đơn vị quản lý vận hành đi đầu hầu hết chính là làm rõ được với chủ đầu tư về diện tích chung riêng, mức phí thuê các khu văn phòng, thương mại, khu chung cư, nhà trẻ, hồ bơi cùng các tiện ích…. Để minh bạch các chi phí quản lý.
Trong đó với các dự án mới đưa vào khai thác, các cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật còn mới, đơn vị quản lý tiếp quản sẽ được đào tạo chuyển giao công nghệ vận hành từ nhà thầu lắp đặt, các hồ sơ hướng dẫn sử dụng đầy đủ. Nhân sự tiếp quản từ đầu hiểu rõ hơn về hệ thống do có thời gian tiếp cận nhà thầu từ lúc nghiệm thu chạy thử.
Việc tiếp nhận quản lý vận hành dự án ngay từ giai đoạn đầu giúp đơn vị quản lý có thể đi sâu và chi tiết từng hệ thống để có thể khắc phục ngay, có thể xây dựng cộng đồng từ sơ khai. Tuy nhiên, khối lượng công việc rất lớn và liên quan nhiều đến quản lý dự án hơn là quản lý vận hành, chưa kể các sai sót từ thiết kế đến thi công, hoàn thiện sẽ khó tránh khỏi, nhiều chỗ không sửa được. Để khắc phục những khuyết điểm nay, đơn vị quản lý phải thay đổi quy trình và phương thức vận hành.
2. Những công cuộc chuyển giao quản lý vận hành đều không thuận lợi
Có một nhược điểm thường thấy là với những đơn vị quản lý vận hành đầu tiên tại các tòa nhà, hầu hết đều là những đơn vị quản lý có thương hiệu và chất lượng nên mức giá tương đối cao, trong khi việc quản lý giai đoạn đầu vẫn chưa đi vào nề nếp nên rất dễ xảy ra mâu thuẫn với cư dân cùng chủ đầu tư, đơn vị quản lý. Thậm chí nhiều chủ đầu tư còn phải bù lỗ trong giai đoạn này vì số lượng hộ dân không nhiều và thu không bù chi.
Những mâu thuẫn này gây ra hậu quả là khi cư dân bầu ra được ban quản trị sẽ tiến hành thay thế đơn vị quản lý vận hành, chưa kể những chung cư khi có ban quản trị mới thường sẽ thay thế đơn vị quản lý mà trước đó chủ đầu tư hay ban quản trị đã thuê, việc thay thế và chuyển giao này thường không diễn ra được thuận lợi.
Nhiều đơn vị quản lý vận hành cũng cho thấy những đơn vị quản lý trước đó nếu như không làm tốt, không kiểm tra và kiểm định kỹ thuật rõ ràng thì rất khó có thể bàn giao nhanh chóng. Trong khi hầu hết các đơn vị quản lý cũ ra đi đều không mấy vui vẻ nên việc bàn giao thường qua loa và hời hợt, gây khó khăn cho đơn vị tiếp nhận.
Bên cạnh đó khi đơn vị quản lý vận hành không thực hiện theo quy định pháp luật từ trước đó thì đơn vị tiếp nhận rất khó có thể thay đổi được thói quen không đúng của cư dân, gây ra nhiều vi phạm như chiếm dụng lối đi chung, vi phạm quy định về phòng cháy chữa cháy….
Đặc biệt với những đơn vị quản lý nếu tiếp quản lại từ các tòa nhà đã hoạt động, sẽ có những bất cập trong trường hợp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật không được đơn vị quản lý trước bảo dưỡng, bảo trì định kỳ. Các thiết bị này dễ bị xuống cấp, thậm chí hư hỏng, ảnh hưởng đến hoạt động của cả hệ thống.
Ngoài ra nhiều tòa nhà còn xuất hiện tình trạng sử dụng quỹ bảo trì vô tội vạ và không đúng mục đích khiến việc lãng phí quỹ bảo trì chung cư, dẫn tới việc thi công và sửa chữa về sau không còn nguồn tiền.
Vì vậy để giải quyết tình trạng này, đảm bảo công tác chuyển giao đơn vị quản lý vận hành hiệu quả, các tòa nhà cần tích cực ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành, đảm bảo tính chuyên nghiệp hóa và ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra.
Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !
Thông tin liên hệ qua hotline :
Sales Team – Hotline: 0909 437 699 – 0934 614 696
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079
Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.
