Ban quản trị nhà chung cư là đơn vị đại diện quyền lợi của cư dân, kiểm soát quỹ bảo trì cũng như các hoạt động quản lý vận hành trong tòa nhà. Tuy nhiên việc nắm giữ khoản quỹ bảo trì khổng lồ, cùng với những hoạt động quản lý tòa nhà không làm hài lòng cư dân thường dẫn tới những mâu thuẫn và tranh chấp bùng phát.
Đọc thêm:
Mập mờ bài toán phí bảo trì chung cư – Làm thế nào để ban quản trị không phải là một “nghề” ?
Ban quản trị tòa nhà – Ngòi nổ chủ yếu dẫn tới bùng phát tranh chấp chung cư hiện nay
Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả khi ban quản trị chưa có sự chuyên nghiệp ?
Để giải quyết tình trạng này, ban quản trị ngoài việc chú ý kiểm soát chặt các hoạt động quản lý vận hành còn cần minh bạch hóa toàn bộ hoạt động quản trị tòa nhà chung cư để giảm thiểu tranh chấp cũng như xây dựng môi trường sống hiện đại cho cư dân cùng khách hàng.
Tình trạng xung đột giữa cư dân và ban quản trị đang diễn ra tại nhiều nơi
Trên thực tế, mâu thuẫn xung đột giữa cư dân cùng ban quản trị thường có dấu hiệu âm ỉ tại hầu hết các tòa nhà, trong đó không ít tòa nhà do mâu thuẫn bùng nổ lớn dẫn tới tranh chấp nảy sinh và tạo thành nhiều hậu quả xấu ảnh hưởng tới chính tòa nhà.
Trước đây, các thành viên trong ban quản trị hầu hết là những người hưu trí chấp nhận hao công tốn sức để hỗ trợ cộng đồng, làm việc lấy niềm vui. Tuy nhiên giờ đây, khi ban quản trị tòa nhà được pháp luật công nhận và đại diện quản lý tòa nhà, sử dụng số tiền quỹ bảo trì khổng lồ thì những vấn đề tranh chấp và khúc mắc xung quanh các hoạt động quản trị nảy sinh ngày càng lớn.
Bên cạnh đó, hầu hết các thành viên trong ban quản trị đều thiếu hụt kinh nghiệm quản lý vận hành, không có chuyên môn trong xây dựng, kỹ thuật cùng quản lý tòa nhà, vì vậy việc thất thoát tài chính khi tham gia công tác thu chi vào bảo trì bảo dưỡng tòa nhà cũng thường khó tránh khỏi. Tất cả những điều này cũng phần nào đúc thành mâu thuẫn và tranh chấp giữa cư dân cùng với chính ban quản trị mà mình bầu ra.
Tại những thành phố lớn như Hà Nội hay HCM, có không ít tòa nhà chung cư xuất hiện xung đột giữa ban quản trị và dư dân do không minh bạch thu chi tài chính trong tòa nhà, tự ý ký hợp đồng với đơn vị quản lý mà không đấu thầu công khai cũng như xin ý kiến trong cộng đồng…
Nhiều Ban quản trị do tập hợp những người không có chuyên môn quản lý, trong khi đó lại được giao đảm nhận những công việc vượt quá khả năng của mình, dẫn đến sự không đồng thuận trong cư dân. Đáng quan ngại hơn, tình trạng mâu thuẫn còn xảy ra giữa các thành viên trong Ban quản trị vì bất đồng ý kiến.
Tòa nhà làm gì để minh bạch hoạt động quản trị và đảm bảo sự hài lòng của cư dân ?
Đứng trước tình trạng tranh chấp và mâu thuẫn chung cư giữa ban quản trị và cư dân bùng nổ ngày càng phổ biến, giải pháp tốt nhất cho các tòa nhà là phải minh bạch được hoạt động quản trị với cư dân, xây dựng được quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Ban quản trị được đánh giá là yếu tố chính trong hoạt động quản lý, sử dụng nhà chung cư. Do đó, trước hết, cần các quy định pháp luật để đảm bảo và hướng đến hoạt động của Ban quản trị tốt hơn về chuyên môn. Phải có cơ chế tự sàng lọc những người không đủ năng lực trên thực tế như không tham gia đầy đủ hoạt động, ứng xử không phù hợp, hoạt động không tốt.
Ngoài ra ban quản trị cũng phải nâng cao khả năng chuyên môn, xây dựng được quy trình quản lý chuyên biệt cho tòa nhà của mình cũng như đảm bảo minh bạch được mọi hoạt động quản trị trong tòa nhà, minh bạch hóa thu chi và báo cáo với cư dân nhằm hạn chế tối đa tình trạng mâu thuẫn và tranh chấp xảy ra.
Để làm được điều này, ban quản trị tòa nhà cần thiết phải có một nền tảng công nghệ quản lý tòa nhà hỗ trợ, trong đó phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control chính là giải pháp quản lý vận hành ưu việt nhất giúp ban quản trị giải quyết triệt để được nan đề trên.
Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Control được DIP Việt Nam xây dựng chuyên biệt theo quy trình vận hành và hoạt động của từng tòa nhà, giúp ban quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động, tài liệu, sổ sách, hợp đồng, báo cáo thống kê… chặt chẽ ngay trên hệ thống, minh bạch hóa thông tin tới cư dân nhằm hạn chế mâu thuẫn phát sinh.
Với sự hỗ trợ của Landsoft Control, mọi nội dung và hoạt động quản trị đều được kiểm soát chặt chẽ và công khai trên hệ thống, hỗ trợ tòa nhà xây dựng những quy định kiểm soát hoạt động cùng trách nhiệm của từng thành viên trong ban quản trị, đảm bảo tính công khai và minh bạch trong từng hoạt động quản trị tòa nhà.
Hệ thống cũng là nền tảng công nghệ quản lý tòa nhà ưu việt và chuyên nghiệp, giúp ban quản trị hoàn toàn chủ động trong công nghệ quản lý tòa nhà, không phụ thuộc vào nền tảng công nghệ của đơn vị quản lý vận hành, thông tin dữ liệu tòa nhà được lưu trữ, không bị mất đi khi thay đổi đơn vị quản lí và nâng cao khả năng kết nối với cư dân tốt hơn.