Dùng phần mềm quản lý cư dân toà nhà đang là xu hướng quản lý thiết yếu nhất trong mô hình vận hành toà nhà hiện đại. Bởi giờ đây, cư dân trong toà nhà không đơn giản chỉ là cư dân sinh sống trong toà nhà, mà còn là khách hàng cần được phục vụ chuyên nghiệp. Vì vậy, vai trò của ban quản lý ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi phải kiểm soát chính xác, phản hồi nhanh, minh bạch và cá nhân hóa dịch vụ.
Có thể bạn muốn biết:
Ứng dụng công nghệ vào lập kế hoạch bảo trì chung cư – Bước đi thông minh dành cho ban quản lý
Xu hướng quản lý vận hành tương lai là gì? Giải pháp quản lý vận hành nào tối ưu cho các toà nhà?
Tích hợp bãi đỗ xe thông minh trên phần mềm Landsoft Building mang lại nhiều lợi ích ra sao?
Để đạt hiệu quả quản lý tối ưu, ngày càng nhiều ban quản lý lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý cư dân tòa nhà chuyên biệt, nổi bật trong số đó là phần mềm Landsoft Building – Giải pháp công nghệ toàn diện đang được triển khai tại hàng trăm dự án chung cư, khu đô thị lớn trên cả nước.
Nội dung bài viết
Vì sao ban quản lý cần phải dùng phần mềm quản lý cư dân toà nhà?
Trong quá trình quản lý vận hành toà nhà, chủ đầu tư cùng các đơn vị quản lý vận hành đang phải đối mặt với hàng loạt các nan đề như:
+ Quản lý hàng trăm – hàng ngàn cư dân với dữ liệu thủ công, dễ sai lệch, thiếu cập nhật.
+ Qúa trình tiếp nhận và xử lý phản ánh cư dân chậm, không minh bạch gây mất thiện cảm với cư dân toà nhà.
+ Ban quản lý gặp nhiều khó khăn trong việc thu phí, đối chiếu công nợ, dẫn đến tỷ lệ nợ xấu cao.
+ Giao tiếp chậm trễ, thiếu đồng bộ giữa ban quản lý và cư dân khiến cư dân không nắm bắt được thông báo quan trọng.
+ Báo cáo thủ công, thiếu phân tích, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu suất quản lý toà nhà.
Tất cả những vấn đề trên đều khiến toà nhà có hiệu quả quản lý vận hành thấp, cư dân không hài lòng, dẫn tới ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của chủ đầu tư và bộ phận vận hành.
Phần mềm quản lý cư dân toà nhà Landsoft Building: Quản lý cư dân thông minh – Hiệu quả vượt trội
Trong các giải pháp phần mềm quản lý cư dân toà nhà hiện hữu, phần mềm Landsoft Building được xem là giải pháp quản lý cư dân toà nhà toàn diện với hiệu quả vượt trội, giúp ban quản lý dễ dàng:
Quản lý hồ sơ cư dân và căn hộ rõ ràng – tập trung
Phần mềm quản lý cư dân toà nhà Landsoft Building cung cấp cho ban quản lý giải pháp quản lý cư dân toàn diện, phân loại cư dân theo từng nhóm như chủ hộ/người thuê/người tạm trú và lưu trữ cập nhật hồ sơ cư dân như thông tin nhân khẩu, căn hộ, phương tiện, liên hệ khẩn cấp. Hệ thống cũng lưu trữ và quản lý lịch sử phản ánh yêu cầu, đóng phí, đăng ký dịch vụ… của cư dân trong toà nhà.
Toàn bộ thông tin dữ liệu về cư dân toà nhà đều được số hoá quản lý trên hệ thống, giúp ban quản lý tra cứu, đối chiếu dễ dàng và kiểm soát chính xác.
Phần mềm tự động hoá quy trình thu phí – Nhắc phí – Quản lý công nợ
Sử dụng phần mềm quản lý cư dân toà nhà Landsoft Building, ban quản lý có thể thông qua hệ thống phần mềm để tính phí dịch vụ tự động theo thông số diện tích, thời gian, định mức. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ người dùng gửi thông báo, nhắc phí cho cư dân thông qua qua app, SMS, email.
Cả cư dân lẫn ban quản lý toà nhà đều có thể truy cập lên hệ thống phần mềm/ứng dụng di động để theo dõi công nợ của cư dân. Ban quản lý cũng thông qua phần mềm để theo dõi được công nợ theo từng căn hộ, xuất báo cáo tổng hợp chỉ với vài thao tác. Nhờ các tính năng này, ban quản lý giảm tải đáng kể áp lực thu phí dịch vụ, tăng tỷ lệ thu phí quản lý chính xác và kịp thời.
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu cư dân theo quy trình khép kín
Thông qua phần mềm Landsoft Building, ban quản lý toà nhà dễ dàng xây dựng được luồng phản ánh yêu cầu và xử lý yêu cầu của cư dân tự động. Theo đó, cư dân có thể gửi phản ánh yêu cầu qua App cư dân, và ban quản lý tiếp nhận được ngay tức thì, đồng thời phân công nhân sự xử lý, cập nhật tiến độ công việc liên tục. Tính năng này giúp toà nhà giảm thiểu xung đột giữa cư dân và ban quản lý, gia tăng sự minh bạch và hài lòng từ cư dân.
Tăng cường truyền thông và kết nối cư dân hiệu quả hơn
Nhờ dùng phần mềm Landsoft Building vào quản lý cư dân toà nhà, ban quản lý có thể gửi thông báo (bảo trì, cắt điện, nội quy…) đến cư dân tức thời ngay trên hệ thống. Đồng thời, ban quản lý cũng tạo được các khảo sát ý kiến cư dân về dịch vụ, tổ chức sự kiện, thông báo tiện ích, truyền thông đồng nhất.
Toàn bộ các quy trình truyền thông và kết nối với cư dân đều được thiết lập và quản lý bài bản trên phần mềm quản lý cư dân Landsoft Building, đảm bảo mọi cư dân trong toà nhà đều được cập nhật nhanh chóng, không bỏ sót thông tin quan trọng.
Tất cả những điều này cho thấy, chủ đầu tư cùng đơn vị vận hành muốn quản lý cư dân hiệu quả nhất định phải có một phần mềm chuyên biệt. Đặc biệt là trong thời đại cư dân ngày càng có yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ, việc quản lý tốt không chỉ là “giữ vận hành ổn định” mà còn phải “chủ động nâng cao trải nghiệm”. Và phần mềm quản lý cư dân toà nhà Landsoft Building chính là công cụ giúp ban quản lý thực hiện điều đó hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp.
