Trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà thường khó tránh khỏi những rủi ro ngoài ý muốn, như cháy nổ, sự cố thang máy, thiết bị kỹ thuật….. hoặc những thiếu sót về dịch vụ gây bất mát cho cư dân cùng khách hàng trong tòa nhà. Vậy ban quản lý tòa nhà phải làm gì để phòng tránh rủi ro trong công tác quản lý vận hành tòa nhà ? Cùng Landsoft tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây !
1. Những vấn đề rủi ro trong quản lý vận hành tòa nhà
Những vấn đề rủi ro trong quản lý vận hành tòa nhà cho tới thời điểm hiện tại vẫn là một trong những vấn đề hết sức bức thiết được các chủ đầu tư đặc biệt quan tâm và chú ý, nhất là trong những năm trở lại đây khi hàng loạt tòa nhà chung cư xảy ra những sự cố lớn nhỏ khác nhau gây hoang mang cho không ít cư dân cùng khách hàng.
Cho dù chủ đầu tư thiết lập ban quản lý tòa nhà, hoặc bỏ tiền thuê đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp bên ngoài nhưng cũng khó tránh khỏi những vấn đề rủi ro có thể xảy ra.
Đặc biệt với những chủ đầu tư tự tổ chức bộ máy quản lý vận hành tòa nhà cũng xảy ra nhiều bất cập, trong đó những chủ đầu tư thường không thể lường trước được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà.
Trong khi việc quản lý vận hành tòa nhà phải đảm bảo thường xuyên bảo trì tòa nhà, bảo trì ngăn ngừa rủi ro, sửa chữa và bảo trì thẩm mỹ, bảo trì trì hoãn tòa nhà, mỗi một bước bảo trì đều có vai trò quan trọng trong việc hạn chế tối đa sự cố và tính toán chính xác xác suất rủi ro xảy ra đối với bất động sản.
Có không ít trường hợp doanh nghiệp quản lý vận hành hoặc chủ đầu tư vì muốn cắt giảm chi phí đã cắt giảm một số hoạt động bảo trì tòa nhà định kỳ đã gây ra những nguy hiểm khôn lường do hệ thống kỹ thuật không được bảo trì thường xuyên dẫn đến không có khả năng ngăn ngừa rủi ro và tăng các trường hợp phải sửa chữa khẩn cấp.
Cho tới nay một trong những khâu quan trọng nhưng lại thường bị bỏ quên trong quản lý bận hành tòa nhà chính là công tác bảo trì thường xuyên. Việc chú ý tới bảo trì thường xuyên giúp ban quản lý phát hiện nhanh chóng những dấu hiệu và nguy cơ rủi ro trong tòa nhà, từ đó có kế hoạch sửa chữa, phòng ngừa rủi ro hợp lý. Hoạt động bảo dưỡng thường xuyên không chỉ dừng lại ở bảo trì hệ thống kỹ thuật như máy phát điện, thang máy, máy lạnh, máy bơm PCCC… mà bao gồm cả các hạng mục khác như cây trồng, cảnh quan tòa nhà, cấp thoát nước, hệ thống thông gió…
Nhưng thực tế có không ít tòa nhà hiện nay không thực hiện được công tác bảo trì thường xuyên do nhiều lý do, có thể do ban quản lý không nhớ lịch bảo dưỡng bảo trì, không chú ý được tới vấn đề bảo trì thường xuyên hoặc kế hoạch bảo trì chậm chạp không đúng thời hạn, điều này có thể gây ra những sự cố không lường trong tòa nhà như : Hệ thống máy bơm thoát nước không hoạt động dẫn đến ngập úng do mưa, bão; từ đó gây ngập tầng hầm làm hư hỏng thang máy, trạm điện, máy phát điện và nhiều hệ thống kỹ thuật khác của tòa nhà…
2. Làm sao để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả phòng tránh rủi ro ?
Việc sơ xuất trong công tác quản lý vận hành tòa nhà rất dễ gây bất mãn cho cư dân trong tòa nhà, chính vì vậy để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, phòng tránh rủi ro bắt buộc ban quản lý tòa nhà cùng chủ đầu tư phải có giải pháp quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả và chu đáo hơn, tối ưu công tác quản lý vận hành để đảm bảo quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và nghiêm ngặt, hạn chế tối đa rủi ro và sự cố phát sinh trong công tác quản lý vận hành.
Để làm được điều này chủ đầu tư cùng ban quản lý tòa nhà cần :
+ Nâng cao nghiệp vụ của nhân sự trong quản lý vận hành tòa nhà, đảm bảo ban quản lý phải có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, nhanh nhạy và sắc bén vì rủi ro đến từ mọi phía, từ mọi quy trình, con người tham gia vào vận hành tòa nhà.
+ Ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Cotrol để nâng cao công tác quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, giúp quản lý toàn diện hoạt động vận hành của tòa nhà từ bảo trì bảo dưỡng thiết bị trong tòa nhà, quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị tòa nhà, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ: Gym & Spa, Laundry, điện, nước, điện thoại, TV cáp, Internet… .
+ Lên kế hoạch trước và đánh giá trước về những rủi ro tiềm ẩn của tòa nhà, phải đảm bảo linh hoạt và phù hợp với thực tế và chuyên biệt với từng đối tượng tòa nhà khác nhau, từ đó xây dựng được kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro , giúp tòa nhà vận hành trong trạng thái ổn định, hiệu quả nhất.
Điều quan trọng là ban quản lý cùng chủ đầu tư phải đảm bảo tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà với phần mềm Landsoft Control để có thể xem xét tất cả các rủi ro hàng tuần, hàng tháng một cách thường xuyên, khoa học và cập nhật kịp thời đánh giá rủi ro nếu có so với hiện trạng ban đầu. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro phù hợp sẽ giúp tòa nhà ngăn ngừa những tổn thất, hư hỏng đáng tiếc và tạo hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện cho tòa nhà, qua đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quản lý Bất Động Sản.
