Trong lĩnh vực tư vấn và cho thuê văn phòng, thách thức lớn nhất của doanh nghiệp không nằm ở việc sở hữu nhiều mặt bằng, mà ở khả năng quản lý đồng thời nhiều lớp dữ liệu phức tạp: khách hàng, nhu cầu thuê, mặt bằng trống, giá thuê, thời điểm trống và toàn bộ tiến trình đàm phán.

Khi quy mô dữ liệu ngày càng mở rộng và yêu cầu dịch vụ ngày càng cao, mô hình quản lý thủ công hoặc chắp vá bằng nhiều công cụ rời rạc nhanh chóng trở thành rào cản tăng trưởng.

See The Space tái cấu trúc mô hình tư vấn & cho thuê văn phòng bằng nền tảng quản lý bất động sản chuyên sâu

Đó cũng là bài toán thực tế mà See The Space – doanh nghiệp chuyên tư vấn & cho thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội – đã đối mặt trước khi lựa chọn triển khai phần mềm bất động sản Landsoft.

Việc ứng dụng phần mềm Landsoft không chỉ nhằm số hóa dữ liệu, mà quan trọng hơn là tái cấu trúc toàn bộ cách thức vận hành mô hình tư vấn & cho thuê văn phòng theo hướng quản trị bằng dữ liệu, chuẩn hóa và mở rộng bền vững.

 

Xem thêm: Quản lý văn phòng cho thuê bằng phần mềm – Giải pháp giúp doanh nghiệp ổn định trước đại dịch

 

Bài toán quản lý cốt lõi của See The Space trong mô hình tư vấn văn phòng

Khác với doanh nghiệp bán dự án hoặc nhà ở, See The Space hoạt động trong một mô hình đặc thù, nơi sản phẩm không cố định và dữ liệu luôn biến động theo thời gian thực.

Một khách hàng có thể thay đổi nhu cầu thuê nhiều lần về diện tích, ngân sách hoặc khu vực. Một mặt bằng có thể liên tục chuyển trạng thái từ trống, sắp trống, đang đàm phán sang đã cho thuê. Giá thuê không cố định mà phụ thuộc vào từng tầng, từng thời điểm và từng phương án thương lượng.

Toàn bộ quá trình tư vấn thường kéo dài, trải qua nhiều lần khảo sát, gửi báo giá và trao đổi trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Nếu không có một hệ thống quản lý đủ sâu về nghiệp vụ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng dữ liệu phân tán, trùng lặp thông tin, phụ thuộc vào cá nhân tư vấn và khó đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh.

Xem thêm: Chủ đầu tư phải làm thế nào để tăng sức hút với khách thuê cho tòa nhà văn phòng?

 

Landsoft tiếp cận bài toán của See The Space từ góc độ quản trị tổng thể

Khi triển khai cho See The Space, phần mềm bất động sản Landsoft không được định vị như một phần mềm quản lý đơn lẻ, mà như một nền tảng quản trị tổng thể cho toàn bộ vòng đời tư vấn & cho thuê văn phòng. Thay vì buộc doanh nghiệp thay đổi mô hình kinh doanh để phù hợp với phần mềm, Landsoft được thiết kế và tùy chỉnh để phản ánh đúng cách See The Space đang vận hành trên thực tế.

Từ quản trị hệ thống, tổ chức nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý nhu cầu thuê đến kiểm soát kho mặt bằng và theo dõi giao dịch, mọi dữ liệu đều được đưa về một hệ thống thống nhất, giúp See The Space chuyển từ vận hành dựa trên kinh nghiệm cá nhân sang vận hành dựa trên dữ liệu.

Chuẩn hóa nền tảng quản trị – Bảo vệ tài sản dữ liệu của See The Space

Với doanh nghiệp tư vấn bất động sản như See The Space, dữ liệu khách hàng và mặt bằng chính là tài sản cốt lõi. Phần mềm Landsoft giúp doanh nghiệp thiết lập một nền tảng quản trị trong đó mỗi người dùng, mỗi phòng ban và mỗi thao tác đều được kiểm soát rõ ràng.

Việc phân quyền chi tiết theo vai trò giúp đảm bảo dữ liệu được sử dụng đúng người, đúng mục đích và đúng phạm vi. Đồng thời, toàn bộ lịch sử thao tác được lưu vết, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu và giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân tư vấn.

Đây là nền tảng quan trọng để See The Space có thể mở rộng đội ngũ và quy mô hoạt động mà không làm “vỡ” hệ thống quản lý.

Tái định nghĩa cách quản lý khách hàng trong mô hình tư vấn & cho thuê văn phòng

Trong mô hình tư vấn và cho thuê văn phòng của See The Space, khách hàng không đơn thuần là một thông tin liên hệ lưu trữ trên hệ thống, mà là một hành trình tư vấn kéo dài, liên tục thay đổi theo nhu cầu, ngân sách và tiến trình ra quyết định. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cách tiếp cận quản lý khách hàng bài bản, có khả năng theo dõi xuyên suốt toàn bộ vòng đời tư vấn.

Với sự hỗ trợ của phần mềm bất động sản Landsoft, See The Space từng bước chuyển đổi từ việc quản lý danh sách khách hàng rời rạc sang mô hình quản lý cơ hội kinh doanh theo từng giai đoạn. Mỗi khách hàng được gắn với trạng thái cụ thể trong hành trình tư vấn, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình tiếp cận, chăm sóc và chuyển đổi.

Toàn bộ tiến trình làm việc với khách hàng – từ khi bắt đầu quan tâm, đi khảo sát thực tế, nhận báo giá, đàm phán điều kiện thuê cho đến khi ký kết hợp đồng hoặc kết thúc cơ hội – đều được theo dõi liên tục trên một hệ thống thống nhất. Nhờ đó, dữ liệu không bị đứt gãy giữa các bước, hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót thông tin hoặc phụ thuộc vào ghi nhớ cá nhân của tư vấn viên.

Cách tiếp cận này giúp See The Space nhìn rõ tỷ lệ chuyển đổi thực tế ở từng giai đoạn tư vấn, sớm nhận diện các cơ hội tiềm năng để phân bổ nguồn lực phù hợp và đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng tư vấn viên. Hoạt động kinh doanh vì thế không còn dựa trên cảm tính, mà được dẫn dắt bởi dữ liệu cụ thể, minh bạch và có thể đo lường, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững trong dài hạn.

Quản lý nhu cầu thuê – “trung tâm” của hoạt động tư vấn tại See The Space

Một điểm then chốt trong việc tái cấu trúc vận hành của See The Space là cách Landsoft hỗ trợ quản lý và phân tích nhu cầu thuê. Mỗi nhu cầu của khách hàng được ghi nhận chi tiết theo nhiều tiêu chí như diện tích, ngân sách, khu vực, loại văn phòng, tiện ích và thời điểm mong muốn thuê.

Từ nền tảng dữ liệu này, hệ thống hỗ trợ đối chiếu nhu cầu với kho mặt bằng hiện có, giúp tư vấn viên nhanh chóng xác định các phương án phù hợp. Việc này không chỉ rút ngắn thời gian tư vấn mà còn nâng cao độ chính xác và tính chuyên nghiệp trong các đề xuất gửi tới khách hàng doanh nghiệp.

Kiểm soát kho mặt bằng văn phòng theo đúng đặc thù thực tế

Đối với See The Space, kho mặt bằng không đơn thuần là danh sách sản phẩm, mà là một hệ thống dữ liệu sống, liên tục biến động. Phần mềm Landsoft giúp doanh nghiệp quản lý kho mặt bằng theo đúng cấu trúc thực tế của thị trường văn phòng: theo tòa nhà, tầng, diện tích và trạng thái sử dụng.

Việc theo dõi lịch sử biến động của từng mặt bằng, kiểm soát tình trạng trống – đang đàm phán – đã cho thuê, cũng như chủ động nhận diện các hợp đồng sắp hết hạn giúp See The Space chuyển từ thế bị động sang chủ động khai thác và tái tư vấn khách hàng.

Xem thêm: Làm thế nào để quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả và thu hút khách thuê

 

Chuẩn hóa quy trình báo giá và hỗ trợ đàm phán hiệu quả hơn

Trong tư vấn cho thuê văn phòng, báo giá là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố và thường xuyên thay đổi theo từng phương án. Phần mềm Landsoft hỗ trợ See The Space xây dựng một quy trình báo giá thống nhất, kết nối trực tiếp dữ liệu khách hàng và mặt bằng trong cùng một luồng xử lý.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị báo giá, hạn chế sai sót thông tin và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ quá trình làm việc với khách hàng.

Điều hành doanh nghiệp tư vấn văn phòng dựa trên dữ liệu

Khi toàn bộ dữ liệu và quy trình được tập trung trên nền tảng phần mềm Landsoft, ban lãnh đạo See The Space có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực: từ hiệu suất đội ngũ tư vấn đến mức độ hoàn thành mục tiêu và chất lượng cơ hội kinh doanh.

Điều này giúp doanh nghiệp hình thành tư duy điều hành dựa trên dữ liệu, thay vì phụ thuộc vào báo cáo thủ công hoặc đánh giá chủ quan.

Landsoft – nền tảng vận hành dài hạn cho See The Space và doanh nghiệp tư vấn văn phòng

Sau quá trình triển khai và tùy chỉnh theo đúng nghiệp vụ, Landsoft không chỉ đóng vai trò là phần mềm quản lý, mà trở thành hạ tầng vận hành số cho toàn bộ hoạt động tư vấn & cho thuê văn phòng của See The Space.

Case study See The Space cho thấy, giá trị cốt lõi của một phần mềm bất động sản không nằm ở số lượng tính năng, mà ở khả năng giải quyết đúng bài toán quản lý đặc thù và tạo nền tảng tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.