Trong nhiều năm, phần lớn chung cư và tòa nhà tại Việt Nam được quản lý bằng hồ sơ giấy tờ, Excel và quy trình thủ công. Từ thu phí, xử lý yêu cầu cư dân, quản lý hợp đồng, bảo trì – bảo dưỡng cho đến báo cáo tài chính, tất cả đều phụ thuộc nhân sự thực hiện.

Chuyển đổi số quản lý tòa nhà thành công hơn nhờ ứng dụng phần mềm Landsoft Building

Điều này khiến quy trình chậm, dễ sai sót, thiếu minh bạch và gây bức xúc cho cư dân. Đây là lý do ngày càng nhiều đơn vị bắt đầu đẩy mạnh chuyển đổi số quản lý tòa nhà để tối ưu vận hành, trong đó Landsoft Building là một trong những giải pháp được nhiều công ty lựa chọn.

Xem thêm: Landsoft Building – Giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện

Thực trạng quản lý vận hành truyền thống: nhiều rủi ro và lãng phí

Tại nhiều chung cư hiện nay, việc quản lý vận hành vẫn thực hiện bằng Excel, sổ sách và quy trình thủ công. Điều này khiến ban quản lý gặp hàng loạt vấn đề như công việc chồng chéo, khó theo dõi tiến độ và không xác định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận.

Từ thu phí dịch vụ thủ công dẫn đến rủi ro sai sót, nhầm lẫn, thậm chí thất thoát dữ liệu. Bên cạnh đó, quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu cư dân thường chậm trễ, không có lịch sử đối soát, gây bức xúc và thiếu minh bạch.

Không chỉ vậy, báo cáo tài chính của nhiều tòa nhà phải tổng hợp bằng tay, mất nhiều ngày mới hoàn thành và dễ xảy ra sai số. Việc không có hệ thống theo dõi kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng khiến thiết bị xuống cấp, tăng chi phí sửa chữa và tiềm ẩn rủi ro an toàn. Tất cả những hạn chế này làm hiệu quả vận hành thấp, chi phí tăng cao, cư dân không hài lòng, còn chủ đầu tư khó kiểm soát.

Chính vì vậy, chuyển đổi số quản lý tòa nhà không còn là xu hướng xa xỉ, mà đã trở thành nhu cầu bắt buộc để tăng tính minh bạch, tối ưu nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ. Khi áp dụng công nghệ, mọi dữ liệu được quản lý tập trung, quy trình tự động hóa và ban quản lý có thể vận hành chuyên nghiệp hơn, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm cư dân.

Xem thêm: 5 Tiêu chí quan trọng để chọn được công ty quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp

Xu hướng chuyển đổi số quản lý tòa nhà: tối ưu – minh bạch – tự động hóa

Xu hướng chuyển đổi số quản lý tòa nhà đang diễn ra mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Theo báo cáo ngành bất động sản, hơn 70% đơn vị quản lý tòa nhà đã đầu tư hệ thống số hóa để tự động thu phí, gửi thông báo, phát hành hóa đơn và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Thay vì xử lý thủ công, mọi thông tin được quản lý tập trung, giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và hạn chế thất thoát tài chính.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số quản lý tòa nhà còn cho phép theo dõi lịch bảo trì – bảo dưỡng thiết bị một cách tự động. Hệ thống sẽ cảnh báo khi đến hạn, lưu lại lịch sử bảo trì và giúp chủ đầu tư kiểm soát tuổi thọ thiết bị. Việc quản lý cư dân, hợp đồng, phí dịch vụ hay phương tiện cũng trở nên minh bạch và công khai hơn khi tất cả đều nằm trên một nền tảng duy nhất.

Đặc biệt, ứng dụng mobile hoặc cổng thông tin cư dân giúp kết nối trực tiếp cư dân với ban quản lý. Cư dân có thể gửi phản ánh, đóng phí, nhận thông báo chỉ bằng điện thoại, trong khi ban quản lý xử lý yêu cầu nhanh và minh bạch.

Nhờ chuyển đổi số quản lý tòa nhà, chủ đầu tư có báo cáo tài chính real-time, kiểm soát dòng tiền, chi phí vận hành và hiệu suất làm việc rõ ràng. Điều này tạo lợi ích cho toàn bộ hệ sinh thái: cư dân hài lòng hơn, ban quản lý giảm áp lực, chủ đầu tư giám sát chặt chẽ nhưng vẫn tiết kiệm thời gian.

Case study: TTC Land ứng dụng Landsoft Building – tiết kiệm 40% thời gian vận hành

Một minh chứng tiêu biểu cho hiệu quả khi chuyển đổi số tòa nhà chính là trường hợp TTC Land triển khai phần mềm Landsoft Building trong công tác quản lý vận hành. Trước đây, TTC Land mất 7–10 ngày mỗi tháng để tổng hợp phí dịch vụ, xử lý yêu cầu cư dân còn chậm do không có hệ thống tiếp nhận tập trung. Hồ sơ được lưu trữ thủ công nên nhân sự mất nhiều thời gian tìm kiếm và kiểm tra chéo thông tin.

Sau khi áp dụng Landsoft Building, toàn bộ quy trình được tự động hóa và quản lý trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống gửi thông báo phí – nhắc nợ tự động, cư dân có thể nộp phí online qua ứng dụng, không cần chờ đợi hay làm việc trực tiếp với ban quản lý. Các phản ánh, yêu cầu sửa chữa hay báo cáo sự cố được tiếp nhận và phân công xử lý chỉ trong vài phút, giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi.

Bên cạnh đó, báo cáo tài chính được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo đối soát chính xác và minh bạch. 100% hồ sơ, hợp đồng và biên bản được lưu trữ số hóa, dễ dàng tìm kiếm khi cần. Nhờ chuyển đổi số tòa nhà với Landsoft Building, TTC Land tiết kiệm hơn 40% thời gian xử lý công việc, tối ưu nhân sự, nâng cao chất lượng phục vụ và mức hài lòng của cư dân.

Case study của TTC Land cho thấy khi các chủ đầu tư áp dụng hệ thống quản lý đồng bộ thay vì vận hành thủ công, hiệu quả vận hành và minh bạch tài chính được nâng lên đáng kể. Đây là bước đi tất yếu để nâng tầm chất lượng quản lý vận hành trong thời đại số hóa.

Xem thêm: Cách quản lý chung cư hiệu quả và tối ưu trong thời đại công nghệ số

Vì sao các công ty quản lý vận hành chọn Landsoft Building?

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều đơn vị quản lý vận hành nhờ khả năng số hóa toàn diện hoạt động tòa nhà. Thay vì sử dụng Excel, giấy tờ và quy trình rời rạc, phần mềm giúp ban quản lý vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và chính xác hơn.

Quản lý cư dân và hợp đồng trên một nền tảng

Khi sử dụng phần mềm Landsoft Building, tất cả thông tin cư dân bao gồm hộ gia đình, hợp đồng mua bán – cho thuê – dịch vụ đều được số hóa và lưu trữ tập trung. Ban quản lý có thể tìm kiếm dữ liệu chỉ trong vài giây, thay vì phải lục tìm hồ sơ giấy. Điều này giúp công tác quản lý cư dân trở nên nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Tự động thu phí dịch vụ – gửi hóa đơn minh bạch

Phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building cho phép tự động tính phí theo căn hộ, diện tích, biểu phí và thời gian sử dụng dịch vụ. Cư dân nhận hóa đơn qua app hoặc email và có thể thanh toán online 24/7. Điều này giúp ban quản lý giảm thiểu tối đa sai sót, hạn chế thất thoát, minh bạch chi phí cho cư dân và chủ đầu tư.

Xử lý phản ánh cư dân nhanh, công khai

Thay vì tiếp nhận phản ánh qua điện thoại và Zalo – dễ bỏ sót, Landsoft Building được tích hợp đồng bộ với App cư dân My Home Vime cho phép cư dân gửi yêu cầu ngay trên ứng dụng di động. Ban quản lý phân công người phụ trách và cư dân có thể theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực. Ứng dụng đảm bảo các bộ phận trong ban quản lý không đùn đẩy trách nhiệm – không tồn đọng phản ánh – tăng sự hài lòng cho cư dân tòa nhà.

Quản lý bảo trì – thiết bị – tài sản tòa nhà

Phần mềm theo dõi toàn bộ thiết bị kỹ thuật của tòa nhà, nhắc lịch bảo trì định kỳ, cảnh báo thiết bị sắp hết hạn vận hành. Hệ thống quản lý kỹ thuật toàn diện và chặt chẽ trên phần mềm Landsoft Building đảm bảo các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà hạn chế rủi ro hư hỏng – giảm chi phí sửa chữa – kéo dài tuổi thọ tài sản.

Báo cáo quản trị minh bạch, real-time

Nhà quản lý và ban quản lý có thể xem báo cáo thu – chi, công nợ, phản ánh cư dân, tình trạng thiết bị… ngay trên hệ thống mà không cần chờ tổng hợp thủ công. Hệ thống báo cáo toàn diện trên phần mềm giúp nhà quản lý có thể ra quyết định nhanh, chính xác, không phụ thuộc vào file Excel.

Các công ty quản lý vận hành chung cư hiện nay đang dần rời bỏ phương thức truyền thống và chuyển sang hệ thống số hóa. Những lợi ích rõ ràng như tiết kiệm thời gian, minh bạch tài chính, tối ưu quy trình và nâng cao trải nghiệm cư dân khiến phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building trở thành lựa chọn hàng đầu.