Ứng dụng công nghệ vào lập kế hoạch bảo trì chung cư được đánh giá là bước đi thông minh giúp ban quản lý đảm bảo được chất lượng vận hành toà nhà, nhất là khi công việc bảo trì chung cư đang dần trở thành yếu tố then chốt quyết định sự hài lòng của cư dân và uy tín của chủ đầu tư.
Có thể bạn muốn biết:
Xu hướng quản lý vận hành tương lai là gì? Giải pháp quản lý vận hành nào tối ưu cho các toà nhà?
Những thách thức trong quản lý vận hành khu đô thị và phương án xử lý thông minh nhờ phần mềm
Tích hợp bãi đỗ xe thông minh trên phần mềm Landsoft Building mang lại nhiều lợi ích ra sao?
Mặc dù là vậy, hiện tại vẫn đang có không ít ban quản lý còn phải “loay hoay” với cách lập kế hoạch bảo trì truyền thống – thủ công, rời rạc, thiếu dữ liệu và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Lúc này triển khai ứng dụng công nghệ như phần mềm để hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì chung cư đã trở thành bước đi cần thiết cho mọi toà nhà.
Những thách thức thường gặp khi lập kế hoạch bảo trì chung cư
Trong quá trình lập kế hoạch bảo trì chung cư, ban quản lý thường hay phải đối mặt với khá nhiều thách thức như:
+ Ban quản lý thiếu hệ thống giám sát thiết bị tập trung: Khó theo dõi tình trạng thiết bị, thang máy, PCCC, máy phát điện…
+ Lịch bảo trì chung cư thiếu sự đồng bộ do không có kế hoạch tổng thể rõ ràng, dễ gây chồng chéo hoặc bỏ sót.
+ Qúa trình quản lý bảo trì chung cư bằng phương pháp thủ công khiến dữ liệu bị phân tán, dễ mất mát hoặc sai lệch thông tin.
+ Ban quản lý thiếu các công cụ cảnh báo tự động khiến quá trình bảo trì chung cư bị trì hoãn hoặc quên lịch bảo trì định kỳ.
+ Ban quản lý gặp khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo cũng như theo dõi chi phí bảo trì chung cư.
Trong khi quá trình quản lý vận hành toà nhà thì việc lập kế hoạch bảo trì chung cư lại đóng vai trò then chốt để đảm bảo an toàn kỹ thuật cho cư dân cũng như bảo vệ tài sản toà nhà. Những toà nhà có kế hoạch bảo trì chung cư bài bản và tỉ mỉ thì công trình có thể duy trì giá trị trong thời gian lâu dài, hạn chế được rủi ro hỏng hóc gây ảnh hưởng đến cuộc sống và hoạt động của cư dân.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ vào lập kế hoạch bảo trì chung cư hiện nay đang là giải pháp then chốt để ban quản lý có thể xây dựng được quy trình bảo trì toà nhà tiêu chuẩn và minh bạch, theo dõi được lịch bảo trì định kỳ cũng như nắm bắt chính xác dữ liệu các hạng mục nào cần bảo trì trong toà nhà.
Ban quản lý cần những gì để lập kế hoạch bảo trì chung cư?
Để lập kế hoạch bảo trì chung cư bài bản, ban quản lý toà nhà cần phải thống kê được chi tiết hạng mục tài sản kỹ thuật: thang máy, hệ thống điện, máy phát, PCCC, nước, điều hòa, v.v. sau đó mới có thể lập được lịch bảo trì định kỳ theo ngày – tuần – tháng – quý hoặc theo vòng đời sử dụng thiết bị.
Đồng thời, trong kế hoạch bảo trì chung cư, ban quản lý cũng phải có quy hoạch nguồn nhân lực rõ ràng, có sự phân công cho nhân sự hoặc đơn vị phụ trách thuê ngoài về công việc cần bảo trì, thời gian thực hiện bảo trì. Và ban quản lý phải theo dõi sát sao toàn bộ báo cáo về quá trình bảo trì toà nhà cũng như đánh giá hiệu quả sau bảo trì.
Mọi thông tin về quá trình bảo trì toà nhà đều phải được lưu trữ hồ sơ điện tử để có thể truy xuất dễ dàng khi cần thiết. Chính vì thế nên việc lập kế hoạch bảo trì chung cư bằng phương pháp thủ công trên Excel hoặc giấy tờ dễ dẫn đến sai sót, thiếu liên kết thông tin giữa các phòng ban, gây trì trệ trong quá trình bảo trì thực tế.
Ứng dụng công nghệ phần mềm vào lập kế hoạch bảo trì chung cư
Ứng dụng các giải pháp phần mềm thông minh như Landsoft Building vào lập kế hoạch bảo trì chung cư đang được đánh giá là xu hướng tất yếu giúp ban quản lý chuyên nghiệp hóa quy trình lập kế hoạch bảo trì. Thông qua các nghiệp vụ quản lý tự động hoá và thông minh trên hệ thống, phần mềm Landsoft Building giúp ban quản lý:
+ Lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin thiết bị kỹ thuật, vị trí lắp đặt, thời gian vận hành,… để lập kế hoạch bảo trì định kỳ tự động cho từng hạng mục, đồng thời gửi cảnh báo và nhắc lịch bảo trì đến bộ phận kỹ thuật qua email/sms/app.
+ Ghi nhận kết quả sau mỗi lần thực hiện bảo trì, giám sát và đánh giá hiệu quả bảo trì theo thời gian thực, so sánh tình trạng thiết bị trước và sau can thiệp. Phần mềm sẽ thực hiện chấm điểm hiệu suất giúp ban quản lý biết được thiết bị nào sắp hỏng để có kế hoạch thay thế sớm.
+ Theo dõi toàn bộ lịch sử chi phí bảo trì từng thiết bị theo từng năm để tổng hợp chi phí và báo cáo bảo trì minh bạch. Hệ thống hỗ trợ in báo cáo để phục vụ kiểm tra nội bộ hay trình cho cư dân, từ đó giảm thiểu thất thoát cũng như minh bạch ngân sách bảo trì toà nhà.
+ Phân bổ công việc cho kỹ thuật viên ngay trên phần mềm, theo dõi tiến độ thực hiện từng công việc để hạn chế trùng lịch giữa các ca và tránh thiếu nhân lực.
Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ vào lập kế hoạch bảo trì chung cư là giải pháp thông minh giúp ban quản lý toà nhà gia tăng tuổi thọ thiết bị kỹ thuật, tiết kiệm chi phí thay thế. Đồng thời, phần mềm còn tăng mức độ an toàn và tiện nghi cho cư dân, nâng cao uy tín của chủ đầu tư cùng ban quản lý, giảm rủi ro pháp lý liên quan tới bảo trì không đúng quy định, tiến hành tối ưu hoá được nguồn lực và chi phí bảo trì toà nhà.
Ứng dụng công nghệ vào lập kế hoạch bảo trì chung cư không còn là xu hướng, mà là một bước đi tất yếu và thông minh của các ban quản lý hiện đại. Phần mềm như Landsoft Building chính là trợ thủ đắc lực giúp số hóa quy trình, tối ưu chi phí, và đảm bảo sự vận hành bền vững cho toàn bộ tòa nhà.
