Trong thị trường bất động sản cạnh tranh khốc liệt, khách hàng và môi giới là hai tài sản lớn nhất của mỗi chủ đầu tư hoặc sàn phân phối. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang lưu trữ data và quản lý giao dịch bằng file Excel rời rạc.
Nội dung bài viết
Vì Sao Doanh Nghiệp BĐS Nên Đổi Cách Quản Lý Khách Hàng Môi Giới Từ Excel Sang Phần Mềm
Nghe thì đơn giản, tiết kiệm, nhưng thực tế cách quản lý khách hàng môi giới thủ công chính là nguyên nhân gây thất thoát khách hàng, chồng chéo dữ liệu, tranh chấp môi giới và giảm hiệu quả bán hàng.
Đó là lý do xu hướng chuyển từ Excel sang hệ thống phần mềm Landsoft CRM đang trở thành lựa chọn tất yếu giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng môi giới bài bản, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
Cách Landsoft quản lý doanh nghiệp BĐS: Quản lý toàn bộ hoạt động trên một hệ thống duy nhất
1. Vì sao quản lý khách hàng môi giới bằng Excel dễ gây rủi ro cho doanh nghiệp?
Trong giai đoạn đầu, Excel có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và lượng môi giới tăng lên, việc quản lý khách hàng môi giới bằng Excel bộc lộ hàng loạt rủi ro nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số, hiệu quả vận hành và bảo mật thông tin.
Dữ liệu phân tán, dễ mất – trùng lặp – thất thoát
Excel không phải là hệ thống thiết kế riêng cho quản lý khách hàng môi giới. Dữ liệu thường nằm rải rác trên nhiều máy tính, nhiều file và nhiều phiên bản khác nhau. Chỉ cần một nhân viên nghỉ việc là toàn bộ data khách hàng có thể bị mang theo.
Không những thế, doanh nghiệp không thể kiểm soát môi giới nào đang phụ trách khách nào, tình trạng trùng data giữa nhiều nhân viên diễn ra thường xuyên. Chỉ một file lỗi hoặc bị xóa cũng đủ khiến doanh nghiệp mất dữ liệu tích lũy nhiều năm.
Không bảo mật – dễ bị sao chép và đánh cắp khách hàng
Trong lĩnh vực bất động sản, data khách hàng chính là tài sản quý giá nhất. Nhưng Excel lại không có cơ chế bảo mật hay phân quyền. File có thể dễ dàng bị copy, gửi qua email hoặc USB. Nhân viên có thể lấy data sang đơn vị khác mà doanh nghiệp không hề hay biết. Điều này khiến việc quản lý khách hàng môi giới hoàn toàn mất kiểm soát và tạo ra rủi ro cạnh tranh không lành mạnh.
Xem thêm: Cách Landsoft quản lý doanh nghiệp BĐS: Quản lý toàn bộ hoạt động trên một hệ thống duy nhất
Không theo dõi được lịch sử chăm sóc khách hàng
Mỗi khách hàng cần quá trình chăm sóc dài hạn. Tuy nhiên, khi dùng Excel để quản lý khách hàng môi giới, doanh nghiệp không thể theo dõi lịch sử tư vấn, gọi điện hay tình trạng giao dịch. Không có dữ liệu về nhu cầu, tài chính và hành vi dẫn đến doanh nghiệp dễ bỏ quên khách hàng, gián đoạn quá trình chăm sóc dẫn tới tỷ lệ chốt sale thấp, khách hàng có thể chuyển sang mua bất động sản của đối thủ có quy trình chuyên nghiệp hơn
Không có báo cáo – không đánh giá được hiệu quả của môi giới
Excel không thể cung cấp báo cáo KPI theo thời gian thực, không đo lường tỷ lệ chuyển đổi và cũng không tổng hợp hiệu quả bán hàng của từng môi giới. Mỗi lần cần báo cáo, doanh nghiệp phải tổng hợp thủ công, mất nhiều thời gian, dễ sai sót và làm chậm quá trình ra quyết định.
Dùng Excel cho quản lý khách hàng môi giới giống như lưu trữ tài sản hàng tỷ đồng trong một file không khóa. Doanh nghiệp không thể mở rộng, không kiểm soát và luôn đối mặt nguy cơ mất khách. Vì vậy, chuyển đổi sang hệ thống phần mềm quản lý bất động sản chuyên nghiệp như Landsoft đang trở thành xu hướng tất yếu của mọi sàn giao dịch và chủ đầu tư.
2. Vì sao phần mềm quản lý bất động sản như Landsoft là “cách mạng” trong quản lý khách hàng môi giới?
Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft được thiết kế chuyên biệt cho ngành BĐS, tạo ra bước chuyển đổi mạnh mẽ trong quản lý khách hàng môi giới. Nếu Excel chỉ đơn thuần lưu dữ liệu rời rạc, Landsoft lại cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung, minh bạch và tự động hóa toàn bộ quy trình từ tiếp nhận khách hàng đến chăm sóc sau bán. Đây chính là lý do nhiều chủ đầu tư và sàn giao dịch xem Landsoft là “vũ khí” tăng trưởng bền vững.
Dữ liệu tập trung – không lo thất thoát khách hàng
Với phần mềm quản lý bất động sản Landsoft, toàn bộ danh sách khách hàng được lưu trên nền tảng Cloud, có phân quyền theo từng môi giới, từng sàn và từng vai trò trong doanh nghiệp. Việc quản lý khách hàng môi giới trở nên chặt chẽ hơn, bởi dữ liệu luôn được sao lưu, backup tự động và không thể bị xóa hoặc mang ra ngoài trái phép.
Kể cả khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ data vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, đảm bảo không thất lạc tài sản khách hàng – thứ vốn được xem là “máu sống” của các sàn BĐS.
Phân bổ khách hàng thông minh, công bằng, minh bạch
Thay vì giao khách thủ công dễ gây tranh chấp, Landsoft tự động phân bổ khách cho đúng môi giới phụ trách, đồng thời hạn chế trùng dữ liệu và tình trạng “tranh sale”. Mọi bước chăm sóc, lịch sử tư vấn, ghi chú và giao dịch đều được lưu vết trên hệ thống. Nhờ vậy, việc quản lý khách hàng môi giới minh bạch hơn, giúp lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất từng nhân sự và từng sàn phân phối.
Theo dõi lịch sử chăm sóc – Gia tăng mạnh tỷ lệ chốt sale
Một trong những điểm yếu khi quản lý bằng Excel là không theo dõi được lịch sử chăm sóc khách hàng. Landsoft giải quyết triệt để bằng cách ghi nhận toàn bộ quá trình: cuộc gọi, hẹn gặp, xem nhà, phản hồi khách hàng, tiến độ từ quan tâm → giữ chỗ → cọc → ký hợp đồng.
Hệ thống còn tự động nhắc lịch chăm sóc, gửi thông báo dự án, bảng hàng, ưu đãi qua SMS – Email. Chính sự chăm sóc liên tục này giúp doanh nghiệp giữ chân khách và cải thiện tỷ lệ chốt sale đáng kể.
Báo cáo bán hàng theo thời gian thực
Landsoft cung cấp Dashboard trực quan, hiển thị đầy đủ dữ liệu theo thời gian thực như: số khách mới, tỷ lệ chuyển đổi, doanh số của từng môi giới, từng sàn và hiệu quả từng chiến dịch marketing. Đây là công cụ giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh, tối ưu chiến lược bán hàng và nâng cao hiệu suất quản lý khách hàng môi giới.
Xem thêm: Phần mềm quản lý sàn bất động sản – Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời đại số
3. So sánh quản lý khách hàng môi giới bằng Excel và bằng phần mềm Landsoft
Nhiều doanh nghiệp bất động sản vẫn quen dùng Excel để quản lý khách hàng môi giới, nhưng phương pháp này tồn tại rất nhiều hạn chế: file rời rạc, dễ bị chỉnh sửa sai, trùng data và thất thoát thông tin khi nhân sự nghỉ việc.
Ngược lại, phần mềm Landsoft giúp lưu trữ tập trung trên nền tảng Cloud, phân quyền rõ ràng theo từng môi giới và tự động backup dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp bảo toàn tài sản khách hàng, tránh mất mát hay tranh chấp khi giao dịch.
Tính minh bạch và phân bổ khách hàng
Quản lý khách hàng môi giới bằng các giải pháp Excel thường dẫn đến tình trạng “giành khách” giữa những môi giới bất động sản với nhau, quá trình ghi chép thông tin khách hàng không thống nhất hoặc môi giới tự tách file đem ra ngoài.
Trong khi đó, phần mềm quản lý bất động sản Landsoft tự động phân bổ khách hàng đúng người phụ trách, lưu vết toàn bộ lịch sử chăm sóc, giúp chủ đầu tư và quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả từng nhân sự. Tính minh bạch này tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng và hạn chế tối đa tranh chấp nội bộ.
Theo dõi lịch sử chăm sóc khách hàng
Với Excel, nhân viên môi giới bất động sản phải tự ghi chép thủ công lịch gọi điện, lịch hẹn hoặc phản hồi của khách. Điều này dễ dẫn đến sai sót, bỏ quên khách hoặc chăm sóc trùng lặp.
Còn khi dùng phần mềm Landsoft để quản lý khách hàng môi giới, mọi hoạt động đều được ghi nhận tự động: từ cuộc gọi, cuộc hẹn, lịch gửi bảng hàng đến trạng thái giao dịch. Hệ thống còn nhắc lịch chăm sóc, gửi SMS – Email tự động, giúp tăng tỷ lệ chốt sale mà không cần can thiệp thủ công.
Tự động hóa báo cáo – không mất thời gian tổng hợp số liệu
Nếu sale hoặc sàn môi giới dùng Excel, mỗi lần cần báo cáo doanh số, tỷ lệ chuyển đổi hay khách mới đều phải lọc dữ liệu thủ công, rất dễ sai số. Ngược lại, phần mềm Landsoft tạo báo cáo thời gian thực chỉ bằng một cú click, giúp lãnh đạo nắm tình hình kinh doanh theo từng dự án, từng sàn, từng môi giới. Nhờ vậy, doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Excel phù hợp cho đội nhỏ, dữ liệu ít. Nhưng với doanh nghiệp bất động sản đang mở rộng hệ thống sàn, nhân sự và dự án, phần mềm Landsoft là giải pháp tối ưu để quản lý khách hàng môi giới, đảm bảo dữ liệu an toàn, minh bạch, tự động và chuyên nghiệp.
