Thiết lập phương án quản lý ngân sách vận hành tòa nhà tiết kiệm chi phí

Để quản lý ngân sách vận hành tòa nhà ổn định và bền vững, ban quản lý cần phải tính toán ngân sách vận hành chính xác, tìm ra được phương án tối ưu chi phí nhưng vẫn cần phải đảm bảo chất lượng dịch vụ vận hành tốt và ổn định, cam kết giữ lại được quyền lợi cho cư dân cùng khách hàng. Vậy ban quản lý làm thế nào để quản lý ngân sách vận hành tòa nhà hiệu quả nhất? Làm sao để tối ưu các chi phí dịch vụ nhưng vẫn tuân thủ đúng và đầy đủ quy định pháp luật, tiêu chuẩn dịch vụ cho cư dân và khách hàng? Cùng tìm kiếm câu trả lời trong nội dung dưới đây.

Có thể bạn muốn biết:

Dùng ứng dụng quản lý tòa nhà giúp ích được những gì cho các công ty quản lý vận hành?

6 kỹ năng quản lý tòa nhà không thể thiếu mà ban quản lý cần phải có là gì?

Bộ phận kỹ thuật vận hành tòa nhà có tầm quan trọng như thế nào trong quản lý vận hành?

Quản lý ngân sách vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý ngân sách vận hành tòa nhà là giải pháp quản lý toàn bộ các khoản chi phí cùng tài chính, doanh thu và tài chính chi ra để vận hành trong tòa nhà. Theo đó ban quản lý cần phải có phương án dự đoán, tính toán cũng như ước lượng trước nguồn ngân sách dùng để vận hành trong tòa nhà. Điều này tức là ban quản lý khi quản lý ngân sách vận hành tòa nhà phải lập một bản kế hoạch thu và chi phát sinh trong quá trình vận hành tòa nhà, từ đó giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về hoạt động vận hành tòa nhà cũng như hoạch định kế hoạch vận hành dự án trong tương lai.

Việc dự toán trước để quản lý ngân sách vận hành tòa nhà cần phải thực hiện từ sớm, nên làm ngay trong giai đoạn đầu dự án phát triển, thông qua đó nhà quản lý sẽ dễ dàng tính toán được phí dịch vụ trong hợp đồng bán hàng, từ đó dễ dàng thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn, đảm bảo được bài toán lợi nhuận để chủ đầu tư có thể xem xét trong thời gian dài hạn.

Quy trình thiết lập và quản lý ngân sách vận hành tòa nhà

Khi thiết lập và quản lý ngân sách vận hành tòa nhà, ban quản lý thường sẽ phải lập ra một quy trình quản lý ngân sách bài bản và chuyên nghiệp, trong đó có các hạng mục công việc cần phải chú ý bao gồm:

Lên danh sách những nguồn tiền thu vào trong tòa nhà

Trước hết, để quản lý ngân sách vận hành tòa nhà và cân bằng ngân sách hiệu quả, ban quản lý cần phải lên sẵn danh sách các khoản tiền thu vào của tòa nhà, trong đó các khoản thu thường là những hạng mục như phí quản lý, gửi xe, phí cho thuê mặt bằng đặt cây bán hàng tự động hoặc ATM, phí quảng cáo, cho thuê mặt bằng kích sóng, hoa hồng lợi nhuận từ các dịch vụ viễn thông,… những khoản phí này chính là nguồn tiền thu vào của tòa nhà để thực hiện các công tác quản lý vận hành.

Hạch toán chi phí các khoản tiền chi ra để vận hành tòa nhà

Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cũng cần phải hạch toán trước các hạng mục chi phí sẽ phải chi ra để đảm bảo công tác vận hành tòa nhà. Những khoản ngân sách cần chi ra này cần phải phục vụ công tác vận hành tòa nhà bao gồm:

+ Nguồn tiền chi lương thưởng cho nhân sự vận hành trong dự án, trong đó có nhân sự trong ban quản lý tòa nhà, chi phí cho các nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo vệ, an ninh, vệ sinh trong tòa nhà.

+ Nguồn tiền chi cho những dịch vụ thuê ngoài như các hạng mục điện chiếu sáng công cộng, dịch vụ chăm sóc cảnh quan cây xanh, diệt côn trùng, nước rửa đường và tưới cây, kiểm định hệ thống, chi phí bảo hiểm,… theo đúng quy định.

+ Hạch toàn nguồn tiền chi phí cho các hoạt động văn phòng như mực in, máy photo, đồ dùng văn phòng phẩm hay các thiết bị điện trong khu văn phòng. Những chi phí này đều cần có sự dự toán chính xác và đánh giá chặt chẽ về mặt vận hành cùng kỹ thuật.

+ Hạch toán các khoản chi cho những vật tư tiêu hao được dùng trong tòa nhà, trong đó có chi phí sửa chữa và bảo hành bảo trì hệ thống kỹ thuật, chi phí cho hóa chất vệ sinh cùng hóa chất phục vụ xử lý nước thải và hệ thống bể bơi.

Trong trường hợp tòa nhà chưa được vận hành thực tế, hay chủ đầu tư không có bộ phận chuyên trách để thiết lập ngân sách quản lý vận hành tòa nhà thì cần phải có một đơn vị thứ 3 là doanh nghiệp quản lý vận hành sẽ tư vấn giúp chủ đầu tư tính toán chính xác nguồn chi phí trên rõ ràng hơn.

Quản lý ngân sách vận hành tòa nhà hiệu quả hơn nhờ dùng phần mềm Landsoft Building

Để quản lý ngân sách vận hành tòa nhà hiệu quả và tiết kiệm chi phí, chủ đầu tư hay doanh nghiệp quản lý vận hành đều cần dùng tới một giải pháp phần mềm tối ưu để quản lý. Trong đó phần mềm quản lý tòa nhà Landsoft Building được xem là cánh tay đắc lực hỗ trợ ban quản lý hạch toán và quản lý chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả, chặt chẽ dựa trên những căn cứ rõ ràng.

Với mô hình quản lý vận hành toàn diện và khép kín, phần mềm Landsoft Building giúp ban quản lý thống kê được trung bình chi phí vận hành của tòa nhà cùng loại hình, cùng phân khúc hay cùng khu vực thông qua kinh nghiệm vận hành thực tế tại hàng trăm tòa nhà, khu đô thị trên khắp cả nước.

Đồng thời, phần mềm cũng quản lý tổng thể hồ sơ kỹ thuật, thiết kế theo đặc thù của tòa nhà, quản lý chi tiết hệ thống máy móc trang thiết bị kỹ thuật được sử dụng trong tòa nhà, từ đó lên kế hoạch bảo hành bảo trì thích hợp.

Ngoài ra, phần mềm Landsoft Building còn hỗ trợ ban quản lý quản lý toàn bộ hợp đồng và phụ lịch trong tòa nhà, nắm bắt được xu hướng thị trường cũng như nhu cầu cư dân và khách hàng nhanh chóng, từ đó giúp ban quản lý đưa ra được những giải pháp tiết kiệm năng lượng cùng tài nguyên trong quá trình vận hành tối nhất, tối ưu được chi phí vận hành hiệu quả.

Quan trọng nhất là khi sử dụng phần mềm Landsoft Building, ban quản lý sẽ không lặp lại tình trạng tính toán sai sót hay thiếu sót dữ liệu, từ đó tránh tình trạng tính toán ngân sách vận hành sai lầm làm ảnh hưởng tới hoạt động tòa nhà, giảm sức cạnh tranh của tòa nhà trên thị trường hoặc làm tòa nhà không đủ ngân sách vận hành và duy trì các dịch vụ tiện ích cơ bản phục vụ cho cư dân cùng khách hàng.