7 giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng tốt tạo nên uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp

Khi xây dựng các giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả, ban quản lý trước hết cần phải có một quy trình vận hành bài bản và chuyên nghiệp trước, nắm rõ được thực trạng tình hình của tòa nhà đồng thời lên kế hoạch vận hành cụ thể cho từng quy trình công việc. Để làm được điều này không thể thiếu việc dùng tới những giải pháp công nghệ vào số hóa bộ máy quản lý vận hành.

Có thể bạn muốn biết:

Chủ đầu tư phải làm thế nào để tăng sức hút với khách thuê cho tòa nhà văn phòng?

9 lợi ích thu được khi dùng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Landsoft Control

Quản lý thành công và chuyên nghiệp cùng phần mềm quản lý văn phòng Landsoft

Cùng Landsoft tìm hiểu 7 giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng tốt tạo nên uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Cần thường xuyên bảo trì định kỳ tòa nhà

Một trong những giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả chính là cần thường xuyên bảo trì định kỳ cho tòa nhà. Bởi tòa nhà văn phòng có mục đích chính là phục vụ khách hàng thuê văn phòng, nếu như cơ sở vật chất trong tòa nhà không thể đảm bảo sẽ khiến tòa nhà giảm sức hút với khách hàng và khó tìm kiếm khách thuê.

Vì thế nên chủ đầu tư cần thường xuyên bảo trì định kỳ tòa nhà, phát hiện và xử lý sự cố kịp thời để giảm thiểu tổn thất cho tòa nhà. Việc chú trọng vận hành và bảo trì định kỳ sẽ giúp tòa nhà nâng cao chất lượng cùng giá trị, dễ dàng thu hút khách hàng hơn. Đây cũng là lý do chủ đầu tư cần có kế hoạch bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió hàng tháng, bảo trì chăm sóc cảnh quan tòa nhà mỗi 3 tháng và xử lý mặt bằng tường, sàn hàng năm.

Cần quản lý hợp đồng cho thuê văn phòng chi tiết và chặt chẽ

Trong giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư cần phải có giải pháp quản lý hợp đồng cho thuê chặt chẽ vì mỗi một khách thuê mặt bằng sẽ có những hợp đồng với các điều khoản khác nhau. Ban quản lý tòa nhà cũng cần có giải pháp quản lý chi tiết và khoa học toàn bộ những hợp đồng cho thuê này, từ đó hỗ trợ chủ đầu tư thực hiện các cam kết tốt nhất.

Đồng thời, ban quản lý còn đóng vai trò như cầu nối giữa chủ đầu tư cùng khách thuê, vì vậy khi có giải pháp quản lý hợp đồng thuê ưu việt (thường sẽ sử dụng phần mềm Landsoft Building để quản lý vận hành và quản lý hợp đồng thuê) có thể làm hài hòa quyền lợi cùng quan hệ giữa chủ đầu tư cùng khách thuê văn phòng.

Cần hiểu rõ tình hình vận hành tòa nhà

Khi quản lý tòa nhà văn phòng, cả chủ đầu tư cùng ban quản lý cần phải nắm rõ tình hình vận hành tòa nhà từ trong ra ngoài, trong đó bao gồm cả nhu cầu cùng với những yếu tố mà khách hàng thuê văn phòng thường hay quan tâm, từ đó hoàn thiện dịch vụ tại tòa nhà tốt nhất.

Đây cũng là lý do mà các chủ đầu tư, đơn vị vận hành tòa nhà hiện nay thường ứng dụng phần mềm Landsoft Building để quản lý văn phòng cho thuê, nắm rõ hiện trạng bất động sản và có phương pháp quản lý tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà tốt nhất.

Nên tăng cường tương tác và trao đổi với khách thuê văn phòng

Thường xuyên trao đổi và tương tác với khách thuê cũng là giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng tốt có thể mang lại hiệu quả cao. Bởi việc liên hệ và tương tác với khách hàng thường xuyên giúp ban quản lý có thể đảm bảo mọi thứ trong tòa nhà vẫn vận hành ổn định, kịp thời phát hiện sự cố và xử lý nhanh chóng.

Quan trọng là khi tương tác với khách hàng thường xuyên sẽ mang lại cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt khi công tác tại tòa nhà, tạo hình ảnh thương hiệu đẹp cho chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành.

Cần có kế hoạch nâng cấp tiện ích cùng chất lượng tòa nhà văn phòng

Một giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng quan trọng giúp giữ chân khách hàng hiệu quả chính là thường xuyên nâng cấp chất lượng dịch vụ vận hành, tiện ích có tại tòa nhà văn phòng. Khi ban quản lý chú trọng không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng sẽ giúp chủ đầu tư có thể cho thuê văn phòng với mức phí cao hơn, gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng với khách hàng. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa lợi nhuận cùng với hiệu quả kinh doanh của tòa nhà văn phòng.

Cần có giải pháp quản lý khách hàng khoa học

Sử dụng những giải pháp phần mềm như Landsoft Building để quản lý vận hành và quản lý khách hàng chính là giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng khoa học và hiện đại. Phần mềm cũng là cánh tay đắc lực giúp ban quản lý lưu trữ thông tin khách hàng thuê mặt bằng tòa nhà chi tiết và chặt chẽ nhất.

Khi sử dụng phần mềm, toàn bộ giấy tờ như hợp đồng, thông tin khách hàng, biên lai, hóa đơn,… cùng với những báo cáo tài chính khi làm việc với khách hàng đều được lưu trữ cẩn thận trên hệ thống, từ đó giúp ban quản lý cùng chủ đầu tư dễ dàng kiểm soát kinh doanh tốt hơn, đánh giá tình hình kinh doanh tòa nhà cùng với đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận tốt nhất.

Quản lý tài chính chặt chẽ – Hỗ trợ thanh toán trực tuyến

Trong những giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả, sử dụng phần mềm như Landsoft Building cũng là phương pháp tốt giúp chủ đầu tư quản lý tài chính chặt chẽ, đồng thời hỗ trợ khách hàng quản lý thanh toán trực tuyến, nhắc báo công nợ tự động cho khách hàng. Cách này sẽ giúp cả khách hàng cùng với ban quản lý tòa nhà giảm thiểu thủ tục thanh toán, hỗ trợ chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà kịp thời hơn.